Τα 5 χαρακτηριστικά των επιτυχημένων ομάδων

Ο τρόπος εργασίας έχει αλλάξει. Σήμερα, η επιτυχημένη επιχειρηματικότητα απαιτεί συνεχή καινοτομία, και αυτή η καινοτομία προϋποθέτει συνεργασία ανάμεσα σε διαφορετικούς επιστημονικούς κλάδους, γεωγραφικές περιοχές και κουλτούρες. Πριν από αυτήν τη ριζική αλλαγή στον χώρο εργασίας, η κεντρική μονάδα παραγωγικότητας ήταν το άτομο. Τώρα είναι η ομάδα. Μια ομάδα υψηλών επιδόσεων συγκεντρώνει ταλαντούχα άτομα και λειτουργεί ως κάτι περισσότερο από το άθροισμα των τμημάτων της. Βασίζεται στις δυνατότητες κάθε μέλους και αναπληρώνει τις ατομικές αδυναμίες. Ωστόσο, σε έναν κόσμο που κινείται όλο και πιο γρήγορα, ακόμη και μια ομάδα με τέλεια σύνθεση δεν αρκεί. Οι ομάδες στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον χρειάζονται εργαλεία που να τις βοηθάνε να αξιοποιούν πλήρως τις δυνατότητές τους. Χρειάζονται τεχνολογίες που να μπορούν να υπερβούν τους περιορισμούς του χώρου και του χρόνου, και να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας να αισθανθούν ότι είναι μόνο λίγα βήματα μακριά, ακόμα και όταν βρίσκονται σε διαφορετικές ηπείρους.

Στη Microsoft, η αποστολή μας είναι να βοηθάμε κάθε ομάδα να γίνεται επιτυχημένη ομάδα. Και έτσι, συνεργαζόμαστε με την IDEO, μια παγκόσμια εταιρεία επιχειρηματικής σχεδίασης, που είναι γνωστή για την ολιστική προσέγγισή της, με επίκεντρο τον άνθρωπο. Μαζί, ερευνήσαμε τις επιτυχημένες ομάδες εργασίας για να δούμε τι κοινό έχουν. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήσαμε αυτό που μάθαμε να δημιουργούμε, Την τέχνη της ομαδικής εργασίας, ένα νέο ψηφιακό πρόγραμμα εκπαίδευσης, που δημιουργήθηκε με γνώμονα τα πέντε χαρακτηριστικά μιας επιτυχημένης ομάδας.

Και δεν είναι μόνο αυτό. Χρησιμοποιούμε επίσης τα πορίσματα της έρευνας για να βελτιώσουμε το Microsoft Teams, τον διανομέα για την ομαδική εργασία στο Microsoft 365. Αυτό που είναι σαφές από τα δεδομένα είναι ότι το μέλλον της συνεργασίας στον χώρο εργασίας δεν θα ορίζεται από κάποια μεμονωμένη τεχνολογία. Αντί για αυτό, οι επιτυχημένες ομάδες χρειάζονται εργαλεία συνεργασίας που συνδυάζουν μια μεγάλη ποικιλία τεχνολογιών, με νέους και καινοτόμους τρόπους. Το Teams συνενώνει τη συνομιλία, τις συσκέψεις, τις κλήσεις, τη συνεργασία σε έγγραφα και τις ροές εργασιών σε μια μεμονωμένη εφαρμογή, και αυτός ο μοναδικός συνδυασμός είναι εκρηκτικός.

Μάλιστα, το Teams αυτήν τη στιγμή έχει πάνω από 20 εκατομμύρια καθημερινούς ενεργούς χρήστες. Επιπλέον, ενώ αυτοί οι χρήστες ξεκινούν με μια απλή συνομιλία κειμένου, γρήγορα μετακινούνται σε πιο περίπλοκες μορφές επικοινωνίας και συνεργασίας. Για παράδειγμα, τον τελευταίο μήνα οι πελάτες του Teams συμμετείχαν σε περισσότερες από 27 εκατομμύρια συσκέψεις φωνής ή βίντεο, και εκτέλεσαν πάνω από 220 εκατομμύρια ενέργειες ανοίγματος, επεξεργασίας ή λήψης αρχείων που είναι αποθηκευμένα στο Teams.

Τα πέντε χαρακτηριστικά

Κατά τη συνεργασία μας με την IDEO, έχουμε ερευνήσει διαφορετικές ομάδες σε χώρους εργασίας, όπως ομάδες αστροναυτών, αρχιμαγείρων, παραγωγών τηλεόρασης και νοσηλευτών, για να κατανοήσουμε τι κοινό έχουν οι συνεργάτες με υψηλή απόδοση. Ερευνώντας μια ποικιλία ομάδων σε χώρους εργασίας, χρησιμοποιήσαμε την παρατήρηση στο περιβάλλον τους, συνεντεύξεις ειδικών, δευτερεύουσα έρευνα και πρωτότυπες δραστηριότητες, για να προσδιορίσουμε ποιες συγκεκριμένες δυναμικές είχαν από κοινού οι ομάδες με υψηλά επίπεδα απόδοσης. Ανακαλύψαμε ότι οι επιτυχημένες ομάδες μοιράζονται πέντε χαρακτηριστικά:

1. Ομαδικός σκοπός: Διατηρεί τις ομάδες συγκεντρωμένες, αδιάσπαστες και σωστά προσανατολισμένες στην επίτευξη των στόχων τους.
2. Συλλογική ταυτότητα: Καλλιεργεί την αίσθηση συμμετοχής και βοηθά τα μέλη της ομάδας να συνεργαστούν ως ενιαίο σύνολο.
3. Ευαισθητοποίηση και ένταξη: Επιτρέπει στις ομάδες να διαχειρίζονται τις δυναμικές των διαπροσωπικών σχέσεων και να εκτιμούν την οπτική κάθε ξεχωριστού μέλους.
4. Αξιοπιστία και ευπάθεια: Ενθαρρύνει την ανάληψη διαπροσωπικού ρίσκου στις ομάδες.
5. Εποικοδομητική ένταση: Χρησιμεύει ως παραγωγική δύναμη για νέες ιδέες, οδηγώντας σε καλύτερα αποτελέσματα.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πλαίσιο, δείτε το παρακάτω βίντεο:

Εμπειρίες επιτυχίας πελατών του Teams

Με το Teams, οι πελάτες μας υπερβαίνουν τα τεχνητά όρια που έχουν δημιουργηθεί από αυτόνομα ή χαλαρά συνδεδεμένα εργαλεία συνεργασίας, και συνεργάζονται μεταξύ τους με νέους τρόπους. Οι ιστορίες τους ενσαρκώνουν τα πέντε χαρακτηριστικά των επιτυχημένων ομάδων και σκιαγραφούν την εικόνα του τι είναι δυνατό.

Τολμηρή ομορφιά: L’Oreal

Στη L’Oreal, την παγκόσμια εταιρεία ομορφιάς, η Barbara Lavernos, Chief Technology and Operations Officer, εξηγεί ότι “Η δυναμική μας υπαγορεύεται από την αλληλεπίδραση των ατόμων, την έκφραση ιδεών και την ανάπτυξή τους, μέσω αυθόρμητων συζητήσεων. Η νέα τεχνολογία που δίνει χώρο στην έκφραση της προσωπικότητας, στη συνεισφορά και στην πραγματική καινοτομία είναι το Microsoft Teams “. Το Teams προσφέρει στους εργαζόμενους της L’Oreal τον χώρο που χρειάζονται για να είναι δημιουργικοί, ενώ κινούνται με αστραπιαία ταχύτητα, και την κλίμακα που απαιτείται για την παράδοση περισσότερων από 7 εκατομμύρια προϊόντων σε πελάτες, ετησίως.

Από τη μονάδα παραγωγής μέχρι το γραφείο του διευθυντή: Alcoa

Οι εργαζόμενοι πρώτης γραμμής στην Alcoa, μια παγκοσμίως κορυφαία εταιρεία στον τομέα της παραγωγής βωξίτη, αλουμίνας και αλουμινίου, χρησιμοποιούν το Teams για πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες από τις δικές τους κινητές συσκευές, ενώ εργάζονται απομακρυσμένα από τις εγκαταστάσεις τους στην Ισλανδία. Πριν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το Teams, όταν οι διευθυντές χρειάζονταν να έρθει κάποιος για μια βάρδια, έπαιρναν τηλέφωνο, συχνά αργά τη νύχτα. Τώρα με το Teams, οι διευθυντές προγραμματίζουν την εργασία των εργαζομένων στις μονάδες παραγωγής χρησιμοποιώντας τις Βάρδιες, στις οποίες μπορούν να έχουν πρόσβαση από τις κινητές συσκευές τους. Με τις Βάρδιες, οι εργαζόμενοι δεν χάνουν πια τις προγραμματισμένες αναθέσεις εργασίας και το ποσοστό των απόντων έχει πέσει σχεδόν στο μηδέν. “Οι Βάρδιες στο Teams είναι πολύ πιο αποτελεσματικές για την οργάνωση του προσωπικού”, σημειώνει ο Friopjófur Tómasson, προϊστάμενος εργοστασίου. “Εάν θα έπρεπε να περιγράψω με μία λέξη τι σημαίνει για εμένα το Teams, θα επέλεγα την παραγωγικότητα. Οι Βάρδιες εξοικονομούν τουλάχιστον μία ώρα από τον χρόνο μου, καθημερινά”.

Απλοποιημένη συνεργασία: Telefónica

Στην εταιρεία τηλεπικοινωνιών Telefonica, οι υπάλληλοι διενεργούν έργα ανάπτυξης της επιχείρησης, στο Teams. Τώρα πια, ο συντονισμός μιας σύσκεψης των στελεχών εκτός γραφείου μπορεί να γίνει σε έναν υψηλής ασφαλείας κεντρικό διανομέα. Ο συντονισμός μιας απλής σύσκεψης προηγουμένως ήταν ένας εφιάλτης, με έως και 20 συναδέλφους από διάφορα τμήματα, που εργάζονται σε διαφορετικές εργασίες. “Πριν από το Teams, έπρεπε να ενοποιούμε τις διαφορετικές πτυχές ενός έργου, που είχαν δημιουργηθεί σε απόλυτη απομόνωση μεταξύ τους. Τώρα πλέον, μια ομάδα συναδέλφων μπορεί να επέμβει στην εργασία που γίνεται σε διάφορα έγγραφα, με συνεργατικό τρόπο, και να επεξεργαστεί ένα έργο απευθείας. Αυτή η διαδικασία έπαιρνε μέχρι και τέσσερις εβδομάδες. Τώρα μπορούμε να την ολοκληρώσουμε μέσα σε λίγες μόνο ημέρες”, λέει ο Jamie Rodriguez-Ramos Fernandez, Διευθυντής Στρατηγικής Ανάλυσης στην Telefónica.

Η φροντίδα του ασθενούς σε προτεραιότητα: St. Luke’s University Health Network (SLUHN)

Οι πάροχοι υπηρεσιών του St. Luke’s University Health Network αντικαθιστούν τις διάφορες εφαρμογές συνεργασίας άλλων εταιρειών με το Teams, απλοποιώντας την εργασία τους και έχοντας έναν ενιαίο χώρο από τον οποίο μπορούν να συνομιλούν με τους ασθενείς, από κάθε τοποθεσία και κάθε στιγμή. “Ακόμα και αναφορικά με τα μηνύματα κειμένου, που αποτελούν ένα από τα πλεονεκτήματα του πανταχού παρόντος κινητού τηλεφώνου, και πάλι πρέπει να συμμορφωνόμαστε με τον νόμο HIPAA και άλλες απαιτήσεις ιδιωτικού απορρήτου” λέει ο Δρ. James Balshi, MD, Chief Medical Information Officer and Vascular Surgeon στο SLUHN. “Αλλά με το Teams, δεν χρειάζεται να ανησυχούμε για τίποτα. Είναι εξίσου λειτουργικό στο smartphone, το tablet και τον υπολογιστή. Χρησιμοποιώ την τεχνολογία της κάμερας στο τηλέφωνο, για να κοινοποιήσω δεδομένα ασθενών με πιο ασφαλή τρόπο και σε μεγαλύτερη συμμόρφωση με τον νόμο HIPAA, με τους συναδέλφους σε μια βίντεο κλήση του Teams. Επιπλέον, έχω μοιραστεί και σημειώσεις ηλεκτρονικών αρχείων ασθενών και ακτινογραφίες”.

Σύνδεση σε ολόκληρο τον κόσμο: Trek

Η Trek είναι μια κορυφαία εταιρεία σχεδίασης, κατασκευής και πώλησης ποδηλάτων, που προσαρμόζεται γρήγορα σε ένα γρήγορα μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Κάποιοι εργαζόμενοι στις ΗΠΑ εργάζονται εκτός των κεντρικών εγκαταστάσεων της εταιρείας στο Γουότερλου του Ουισκόνσιν, όπως σε άλλες εγκαταστάσεις, στο σπίτι τους ή σε καταστήματα λιανικής. Επιπλέον, η διεθνής επιχειρηματική δραστηριότητα της Trek έχει αναπτυχθεί γρήγορα, και η εταιρεία έχει επεκτείνει τις δραστηριότητές της σε 17 γραφεία παγκοσμίως. “Η σωστή διασύνδεση και οι σωστές ψηφιακές συσκέψεις είναι κρίσιμος παράγοντας για έναν επιτυχημένο τρόπο εργασίας”, λέει ο Nathan Pieper, IT Business Applications and Collaboration Manager στην Trek. Οι δυνατότητες σύσκεψης του Teams “ήταν το δέλεαρ που προσέλκυσε τον κόσμο” λέει ο Pieper. “Η υιοθέτηση του Teams αυξήθηκε γιατί ο κόσμος το χρησιμοποίησε, το σύστησε σε άλλους και τους προσκάλεσε να συμμετάσχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο Teams”.

Μια ομάδα υψηλών επιδόσεων μπορεί να κάνει πράγματα που διαφορετικά θα ήταν αδύνατα. Και το Teams καταργεί τους περιορισμούς αναφορικά με το τι μπορείτε να πετύχετε εσείς και η ομάδα σας στην εργασία. Για να βελτιώσετε την ομαδική εργασία στην εταιρεία σας, δείτε τον οδηγό ψηφιακής ομαδικής εργασίας στην αρχική σελίδα της ενότητας “Η τέχνη της ομαδικής εργασίας”. Και αν δεν χρησιμοποιείτε ακόμα το Teams, ξεκινήστε σήμερα κιόλας!

Σημείωση: Οι πελάτες έχουν την τελική ευθύνη της δικής τους συμμόρφωσης με τον νόμο HIPAA.