Ο ιός COVID-19 έχει επηρεάσει τις ζωές των ανθρώπων σε όλο τον κόσμο. Οι ταξιδιωτικοί περιορισμοί και οι νέοι κανόνες για τις μεγάλες δημόσιες συγκεντρώσεις έχουν αλλάξει την καθημερινή ρουτίνα εκατομμυρίων ανθρώπων. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων εβδομάδων, πολλοί από τους συναδέλφους και τους πελάτες μου με πλησίασαν για να με ρωτήσουν: Τι μπορούμε να κάνουμε για να βοηθήσουμε;
Η Lily Zheng είναι μια καλή φίλη και συνάδελφος που ζει στη Σαγκάη. Συνεργαστήκαμε από κοντά στην Κίνα, αλλά κυρίως συναντιόμαστε στο Microsoft Teams. Πρόσφατα, η Lily έγραψε μια επιστολή στους περιφερειακούς πελάτες σχετικά με το τι έμαθε αυτή και η ομάδα της από την εργασία από απόσταση, ενόσω αντιμετώπιζαν την επιδημία. Η επιστολή της ενέπνευσε την ομάδα μας να διαθέσει το Microsoft Teams δωρεάν για τα άτομα που αναγκάζονται να εργαστούν από απόσταση κατά τη διάρκεια αυτής της δύσκολης περιόδου. Ήθελα να το μοιραστώ με ανθρώπους σε όλο τον κόσμο που μπορεί να επωφεληθούν από την εμπειρία της ομάδας μας στη Σαγκάη. Ελπίζω να το βρείτε τόσο χρήσιμο όσο κι εγώ.
Ας επιστρέψουμε στην επιστολή της Lily.
Αγαπητοί πελάτες,
Ονομάζομαι Lily Zheng και είμαι υπάλληλος της Microsoft που ζει και εργάζεται στη Σαγκάη. Καθώς η επιδημία του COVID-19 συνεχίζει να πλήττει εκατομμύρια άτομα εδώ στην Κίνα, βιώσαμε μια τεράστια αύξηση στην εργασία από απόσταση. Είναι σαν κάθε σχολείο, νοσοκομείο και επιχείρηση στην Κίνα να είναι τώρα ένας διαμοιρασμένος οργανισμός, έστω και προσωρινά. Από τις επιδημίες ιών όπως το COVID-19 έως τις απρόβλεπτες καιρικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, υπάρχουν πολλοί λόγοι που η εργασία από απόσταση μπορεί να γίνει ξαφνικά αναγκαία. Έτσι, ήθελα να μοιραστώ τρία μαθήματα που έχω αντλήσει τις τελευταίες εβδομάδες, καθώς και τρία μαθήματα που έχουμε συγκεντρώσει από τους πελάτες μας καθώς προσαρμόζονται στην εργασία από απόσταση.
Όπως πολλοί από εσάς, ξεκίνησα να μαθαίνω για τον ιό τον Ιανουάριο, κυρίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αλλά δεν είχα συνειδητοποιήσει πόσο σημαντικό θα ήταν μέχρι λίγο πριν την Κινέζικη Πρωτοχρονιά. Τότε, λόγω της μεγάλης τουριστικής κίνησης στο Εαρινό Φεστιβάλ, ο αριθμός των πληγέντων ατόμων άρχισε να αυξάνεται ραγδαία. Στις 23 Ιανουαρίου, η κυβέρνηση απέκλεισε την επαρχία Hubei για να περιορίσει την εξάπλωση του ιού. Την επόμενη μέρα, παραμονή Πρωτοχρονιάς, η οικογένειά μου είχε σχεδιάσει να πάει να δει ταινία. Όταν μάθαμε από τον Τύπο ότι οι κινηματογράφοι σε όλη την πόλη είχαν κλείσει, τότε πραγματικά αντιληφθήκαμε τη σοβαρότητα της επιδημίας. Δύο ημέρες αργότερα, η κυβέρνηση ανακοίνωσε πρωτοφανείς ακυρώσεις των εκδηλώσεων του φεστιβάλ της Άνοιξης και αναγκάστηκα να ακυρώσω τις οικογενειακές διακοπές μας που είχαν προγραμματιστεί από καιρό. Τα παιδιά στεναχωρήθηκαν πάρα πολύ, αλλά, η πρώτη προτεραιότητα ήταν η υγεία και η ασφάλειά μας.
Η Zheng και οι συνεργάτες της στη Microsoft Κίνας συνεργάζονται στενά, ενώ εργάζονται από απόσταση.
Τι να πω λοιπόν όταν οι άνθρωποι ρωτούν πώς είναι να δουλεύεις στην Κίνα αυτήν τη στιγμή; Λοιπόν, η δουλειά από απόσταση έχει μειώσει τον χρόνο της μετακίνησης μας, και σίγουρα δεν ανησυχούμε πλέον για το τι θα φορέσουμε. Και με τα περισσότερα εστιατόρια κλειστά, θα φρεσκάρουμε όλοι τις μαγειρικές μας ικανότητες. Ωστόσο, με τα σχολεία κλειστά και τις μπέιμπι-σίτερ καθηλωμένες στο σπίτι, η διατήρηση της παραγωγικότητας μπορεί να αποτελέσει πρόκληση.
Τι έχω μάθει από την εργασία από απόσταση
Αν και η ομάδα μας έχει συνηθίσει να εργάζεται από απόσταση, αυτές οι τελευταίες εβδομάδες έχουν πραγματικά αποσαφηνίσει τι απαιτεί η επιτυχημένη και βιώσιμη εργασία από απόσταση. Αυτά είναι τα βασικά διδάγματα που αποκόμισα.
Παραμείνετε υγιείς.
Αυτή η μετάβαση στην εργασία από απόσταση έχει να κάνει με την προστασία της σωματικής μας υγείας, ελαχιστοποιώντας την επαφή με τον ιό. Αυτό, είναι κάτι που το καταλαβαίνουν όλοι. Αυτό που είναι λιγότερο προφανές είναι ότι το να δουλεύεις στον χώρο που ζεις μπορεί να αναπτύξει ένα ιδιαίτερο είδος στρες. Η αφιέρωση χρόνου για άσκηση, για καλό φαγητό και για πραγματική ξεκούραση μακριά από τις οθόνες είναι όλα απαραίτητα για τη διατήρηση της ψυχικής ευεξίας ενώ εργάζεστε στο σπίτι.
Κάντε τα όλα από τον δικό σας χώρο.
Μπορεί να είναι δελεαστικό να αναβάλουμε την εργασία μας όσο δουλεύουμε από απόσταση. Ωστόσο, οι ομάδες που αναπτύσσονται από απόσταση βρίσκουν τρόπους για να κάνουν σχεδόν τα πάντα online. Εάν έχετε προγραμματίσει ατομικές συναντήσεις, διατηρήστε τες. Εάν έχετε προγραμματίσει μεγάλες συσκέψεις, πραγματοποιήστε τες. Εάν είστε έτοιμοι να ανταλλάξετε ιδέες για μια επερχόμενη παρουσίαση, μεταβείτε σε αυτή την βιντεοκλήση.
Υποστηρίξτε τα μέλη της ομάδας σας.
Έχω μάθει επίσης από αυτή την εμπειρία ότι η υποστήριξη των άλλων είναι ο καλύτερος τρόπος για να παραμείνεις θετικός και ενεργός. Χρησιμοποιούμε τα online εργαλεία μας για κάτι περισσότερο από το να δουλεύουμε απλώς, να μοιραζόμαστε φωτογραφίες της οικογένειας και των κατοικίδιων μας και να επικοινωνούμε μεταξύ μας σε όλη τη διάρκεια της ημέρας. Το να επιβραβεύουμε ο ένας τον άλλο δεν είναι μόνο καλό για τη διατήρηση του ηθικού μας, αλλά βοηθά και στη διατήρηση της συνοχής της ομάδας μας όταν δουλεύουμε χωριστά.
Τι έμαθα από τους πελάτες
Μέσα σε λίγες εβδομάδες, είδαμε τους πελάτες στην Κίνα να αλλάζουν πραγματικά τον τρόπο εργασίας τους. Δείτε παρακάτω τρία πράγματα που έμαθα από τους πελάτες για να οργανώσετε την εταιρεία σας με στόχο την επιτυχία.
Ανοίξτε αμέσως τις γραμμές επικοινωνίας.
Όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται από απόσταση, είναι σημαντικότερο από ποτέ να διασφαλίσετε ότι όλοι θα παραμένουν ενημερωμένοι για τις εργασίες της επιχείρησης. Ένας από τους πελάτες μας, μια μεγάλη ασφαλιστική εταιρεία με έδρα την Ασία, άρχισε να στέλνει βιντεομηνύματα στο προσωπικό τους για να διασφαλίσει ότι όλοι είχαν πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες. Δεδομένου ότι όλοι προσπαθούν να συνδυάσουν την εργασία από το σπίτι με τη φροντίδα των παιδιών και τις διάφορες άλλες εργασίες, τα ηχογραφημένα βίντεο δίνουν τη δυνατότητα στους χρήστες να ενημερωθούν όταν δεν μπορούν να συμμετάσχουν μια ζωντανή σύσκεψη ή ενημέρωση.
Μην μένετε πίσω.
Αν και μπορεί να φαίνεται δελεαστικό να αναβάλουμε τα σχέδιά μας μέχρι να μπορέσουν να συγκεντρωθούν όλα τα άτομα, οι εταιρείες εδώ βρίσκουν τρόπους για να συνεχίσουν τις εργασίες τους. Με την ενθάρρυνση της κυβέρνησης, πολλά σχολεία κατάφεραν να ξεκινήσουν τα μαθήματά τους εγκαίρως, μεταφέροντας τα πάντα online. Υποστηρίζουν τους μαθητές τους δημιουργώντας σαφή χρονοδιαγράμματα, διοργανώνοντας εκδηλώσεις όπως διαγωνισμούς μαγειρικής και αναθέτοντας με προσοχή τις εργασίες και άλλες πληροφορίες ώστε να μην πιέζονται οι μαθητές.
Ακόμη και οι μεγάλες συσκέψεις μπορούν να πραγματοποιηθούν online.
Πολλοί από εμάς έχουμε συνηθίσει στις γρήγορες κλήσεις ή στις συνομιλίες με βίντεο με μερικούς συναδέλφους, αλλά οι μεγάλες και επίσημες συσκέψεις μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν με επιτυχία online. Με τόσους πολλούς εργαζομένους να επιλέγουν την εργασία από απόσταση, τα νοσοκομεία εδώ συγκεντρώνουν το προσωπικό τους από απόσταση. Ένα νοσοκομείο στο Dalian, για παράδειγμα, πραγματοποιεί μεγάλες συσκέψεις προσωπικού μέσω του Teams. Τα κλειδιά για επιτυχημένες ηλεκτρονικές συσκέψεις περιλαμβάνουν την κατάστρωση ενός σαφούς προγράμματος δράσης, την ένταξη της πρακτικής εξάσκησης με την επίλυση τυχόν ζητημάτων ήχου κατά την έναρξη της σύσκεψης και τη λήψη σαφών σημειώσεων που θα χρησιμοποιηθούν για τη μετέπειτα παρακολούθηση. Θυμηθείτε επίσης ότι αν η εταιρεία σας το επιτρέπει, μπορείτε να καταγράφετε συσκέψεις για όσους δεν μπορούν να τις παρακολουθήσουν.
Για εμένα και για πολλούς χρήστες σε όλο τον κόσμο, αυτός δεν είναι ο τρόπος με τον οποίο φανταζόμασταν το ξεκίνημα του νέου έτους. Όμως, μάθαμε πολλά. Και το Teams αποδείχτηκε ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για να μας βοηθήσει να διαχειριστούμε τις προκλήσεις. Πολλοί άνθρωποι δεν το γνωρίζουν, αλλά το Teams είναι ήδη διαθέσιμο δωρεάν. Μεταβείτε εδώ για να μάθετε περισσότερα. Ωστόσο, ανεξάρτητα από τα εργαλεία που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε, ελπίζω ότι αυτές οι συμβουλές θα αποδειχθούν χρήσιμες και εύχομαι σε εσάς και στις οικογένειές σας το καλύτερο!
