Σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων στο SharePoint

Τον προηγούμενο μήνα, παρουσιάσαμε το μεγάλο μας όραμα για το Μέλλον του SharePoint και σήμερα είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι οι σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων διατίθενται τώρα σε όλους τους εμπορικούς πελάτες του Office 365 παγκοσμίως. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση των σύγχρονων βιβλιοθηκών στο άρθρο “Τι είναι μια βιβλιοθήκη εγγράφων;“

Τι νέο υπάρχει

H παροχή βοήθειας προς τους χρήστες προκειμένου να χρησιμοποιούν από κοινού αρχεία και να συνεργάζονται σε περιεχόμενο ήταν πάντα ο κεντρικός άξονας της αποστολής μας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο δημιουργούμε μια καλύτερη εμπειρία για τις βιβλιοθήκες εγγράφων, η οποία είναι ταχύτερη, πιο διαισθητική και δυναμική.

Ας δούμε τι νέο υπάρχει:

Η νέα, σύγχρονη εμπειρία βιβλιοθήκης εγγράφων, που δείχνει δύο έγγραφα και μια σύνδεση καρφιτσωμένη στο επάνω μέρος.

Περιβάλλον εργασίας χρήστη

Οι σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων συνδυάζουν την ισχύ του SharePoint με τη χρηστικότητα του OneDrive: Οι σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων διαθέτουν ένα ενημερωμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη που προσφέρει μια εμπειρία παρόμοια με αυτή του OneDrive, επομένως, είναι πιο εύχρηστες για τη δημιουργία ενός νέου φακέλου και την αποστολή αρχείων στο πρόγραμμα περιήγησης. Η κορδέλα έχει αντικατασταθεί με μια κομψή γραμμή εντολών, που παρέχει έξυπνες εντολές που σχετίζονται με τις εργασίες που θέλετε να εκτελέσετε. Εάν ο οργανισμός σας έχει προσαρμόσει την κορδέλα με κουμπιά που αντιστοιχούν σε κρίσιμες επιχειρησιακές λειτουργίες της επιχείρησής σας, τα κουμπιά αυτά θα εμφανίζονται και στη γραμμή εντολών. Με αυτή την ενημερωμένη έκδοση, κάθε νέα ομάδα του Office 365 λαμβάνει τώρα μια πλήρη, σύγχρονη βιβλιοθήκη εγγράφων, η οποία αντικαθιστά την προηγούμενη σελίδα “Αρχεία”.

Εύκολη επισήμανση σημαντικών εγγράφων — Κάντε κλικ στην επιλογή Καρφίτσωμα στην κορυφή για να προσθέσετε έγγραφα στο επάνω μέρος σε οποιαδήποτε προβολή στην οθόνη.

Αντιγραφή και μετακίνηση αρχείων από τη γραμμή εντολών—Η λειτουργία αντιγραφής δεν είναι καινούργια, αλλά οι χειρονομίες αντιγραφής και κίνησης είναι έξυπνες από την άποψη ότι εμφανίζουν την αρχιτεκτονική των πληροφοριών σας και σας επιτρέπουν να δημιουργείτε νέους φακέλους με εντυπωσιακή ταχύτητα.

Αντιγράψτε αρχεία από τη γραμμή εντολών του SharePoint.

Εισαγωγή αρχείων από άλλες βιβλιοθήκες: Ίσως να μην χρειάζεται πλέον να δημιουργείτε τόσα πολλά αντίγραφα. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων είναι επίσης έξυπνες από την άποψη ότι θυμούνται άλλα αρχεία που έχετε χρησιμοποιήσει στο SharePoint. Αυτό συμβαίνει γιατί μπορείτε να εισαγάγετε άλλα αρχεία από άλλες βιβλιοθήκες ως συνδέσεις, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε αναπαραγωγή αρχείων μεταξύ πολλών τοποθεσιών. Εξακολουθείτε να βλέπετε μικρογραφίες και μετα-δεδομένα για εγγενή αρχεία. Ακόμη, το SharePoint εμφανίζει τη λίστα των πιο πρόσφατων εγγράφων, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε αποκοπή και επικόλληση μιας σύνδεσης.

Δημιουργήστε μια σύνδεση σε σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων.

Εξατομίκευση

Απλοποίηση των εξατομικευμένων προβολών—Οι νέες βιβλιοθήκες εγγράφων σας επιτρέπουν να ομαδοποιείτε αρχεία απευθείας στην κύρια σελίδα, χωρίς να κάνετε κλικ σε μια ξεχωριστή οθόνη διαχείρισης. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ και να σύρετε για να αλλάξετε το μέγεθος των στηλών σας, καθώς και να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να ομαδοποιήσετε από οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης. Για να κάνετε την προβολή διαθέσιμη για όλους στη βιβλιοθήκη, απλώς κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση προβολής.

Δυναμική και προσβάσιμη σχεδίαση—Τα προγράμματα περιήγησης για κινητές συσκευές έχουν τις ίδιες λειτουργίες με αυτά για υπολογιστές, καθιστώντας το SharePoint παραγωγικό για όλους τους χρήστες, ανεξάρτητα εάν χρησιμοποιούν ποντίκι, πληκτρολόγιο, επιφάνεια αφής ή ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης.

Μετα-δεδομένα

Τα μετα-δεδομένα εγγράφων διατίθενται τώρα ενσωματωμένα—Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε μετα-δεδομένα απευθείας από την κύρια προβολή στον πίνακα πληροφοριών. Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε κλικ σε πολλές οθόνες για να εφαρμόσετε μια ενημέρωση! Εάν βρίσκεστε σε μια προβολή που ομαδοποιεί αρχεία με μετα-δεδομένα, μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε αρχεία μεταξύ ομάδων για να ενημερώσετε τα μετα-δεδομένα. Επίσης, εάν χάσετε κάτι που απαιτείται, το έγγραφο δεν θα είναι πλέον κρυμμένο πίσω από μια αναγκαστική ανάληψη ελέγχου, αλλά θα λάβετε μια υπενθύμιση για να εισαγάγετε τα δεδομένα όποτε μπορείτε.

Ένα σημείο για οτιδήποτε αφορά τα έγγραφά σας—Χάρη στην ενοποίηση του Office Online, μπορείτε να περιηγηθείτε σε μια πλήρη προεπισκόπηση εγγράφων στο επάνω μέρος του πίνακα πληροφοριών. Ο πίνακας παρέχει μετα-δεδομένα, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού της πρόσφατης δραστηριότητας, των ενημερώσεων στο αρχείο και των χρηστών που κάνουν κοινή χρήση του αρχείου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερους χρήστες ή να διακόψετε αμέσως κάθε κοινή χρήση. Τέλος, εμφανίζονται όλες οι άλλες ιδιότητες αρχείου, σε περίπτωση που υπάρχει κάτι άλλο που έχει ήδη καλυφθεί.

Ο πίνακας πληροφοριών του εγγράφου.

Διατήρηση της αυθεντικότητας του SharePoint —Αν και βελτιώσαμε τις βιβλιοθήκες εγγράφων για να τις κάνουμε όσο το δυνατόν περισσότερο διαισθητικές και παραγωγικές, γνωρίζουμε ότι η δύναμη του SharePoint ήταν πάντοτε η δυνατότητα προσαρμογής των βιβλιοθηκών εγγράφων ώστε να είναι αποτελεσματικές για την ομάδα σας. Ταυτόχρονα, υπάρχει μεγάλη παράδοση χρήσης τύπων περιεχομένου, μεταβίβασης/ανάληψης ελέγχου, διαχείρισης εκδόσεων, διαχείρισης αρχείων και ροών εργασίας στο SharePoint. Οι σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων κληρονομούν όλες αυτές τις δυνατότητες.

Περιήγηση

Οι σύγχρονες βιβλιοθήκες συνοδεύουν τις Ομάδες Office 365—Για να παρέχουν τη δυνατότητα βελτιωμένης διαχείρισης περιεχομένου σε αρχεία ομάδας, οι βιβλιοθήκες που ανήκουν σε μια ομάδα του Office 365 διαθέτουν ένα νέο στοιχείο ελέγχου κεφαλίδας στο επάνω μέρος της σελίδας. Σε αντίθεση με το παλιό στοιχείο ελέγχου, το οποίο περιελάμβανε συνδέσεις προς τη συνομιλία, το ημερολόγιο και τη διαχείριση των μελών της ομάδας, το νέο στοιχείο ελέγχου διαθέτει μία μόνο σύνδεση προς τη συνομιλία της ομάδας, μέσω της οποίας οι χρήστες μπορούν να μεταβούν στο ημερολόγιο και τη διαχείριση μελών.

Γρήγορα αποτελέσματα με τις σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων

Καθώς εισάγουμε τις σύγχρονες βιβλιοθήκες στην παραγωγή, γνωρίζουμε ότι είναι σημαντικό να επικεντρωθούμε σε αρκετές βασικές πτυχές της διαχείρισης της συνολικής εμπειρίας των χρηστών.

Εφόσον η χρηστικότητα απαιτεί διαχειρισιμότητα, διατηρούμε τον έλεγχο της εμπειρίας από το IT. Μπορεί να είστε έτοιμοι να το υιοθετήσετε συνολικά αυτό ή μπορεί να θέλετε να παραμείνετε στην κλασική λειτουργία μέχρι να προετοιμάσετε τους χρήστες σας. Σας παρέχουμε τον πλήρη έλεγχο της χρήσης κλασικών ή σύγχρονων εμφανίσεων σε επίπεδο μισθωτή, συλλογής τοποθεσιών και βιβλιοθήκης.

Όταν θα μεταφέρουμε τις σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων στην παραγωγή αργότερα τον Ιούνιο, στις περισσότερες περιπτώσεις θα αποτελέσουν τη νέα προεπιλογή για όλες τις βιβλιοθήκες. Ωστόσο, θα προσθέσουμε τα στοιχεία ελέγχου μισθωτή και διαχείρισης πριν από την πραγματική ανάπτυξη της βιβλιοθήκης, οπότε, εάν επιλέξετε να εξαιρεθείτε, μπορείτε να το κάνετε προτού οι χρήστες αρχίσουν να βλέπουν τη νέα εμπειρία. Έχουμε συμπεριλάβει επίσης την ανίχνευση προσαρμογής, οπότε εάν δούμε ορισμένα χαρακτηριστικά και προσαρμογές που δεν λειτουργούν στη σύγχρονη εμπειρία, επανερχόμαστε αυτόματα στην κλασική λειτουργία.

Επίσης, θα διατηρήσουμε την κλασική λειτουργία μέχρι το 2017, παρέχοντας χρόνο στους χρήστες και τους προγραμματιστές για να προσαρμοστούν και να υιοθετήσουν τις νέες δυνατότητες. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο άρθρο “Τι είναι μια βιβλιοθήκη εγγράφων;” του support.office.com.

Και τα καλά δεν τελειώνουν εδώ

Οι πελάτες του προγράμματος πρώτης κυκλοφορίας χρησιμοποιούν στην πραγματικότητα πολλά από αυτά τα χαρακτηριστικά από τον Απρίλιο και τα σχόλιά τους έχουν οδηγήσει στις βελτιώσεις που ανακοινώθηκαν σήμερα. Μπορείτε να συμμετάσχετε σε αυτή τη συνομιλία στο Δίκτυο του Office 365 στο Yammer και να συμμετάσχετε στις βελτιώσεις που θα αποτελέσουν μέρος της γενικής κυκλοφορίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το μέλλον των τοποθεσιών ομάδας πέρα από την εμπειρία των νέων, σύγχρονων βιβλιοθηκών εγγράφων, διαβάστε το άρθρο “SharePoint—το έξυπνο intranet για κινητές συσκευές.”

Ακούσαμε τα σχόλιά σας, ειδικότερα σε σχέση με την επεκτασιμότητα και την προσαρμογή και θα ανακοινώσουμε περισσότερα σε μια μελλοντική ενημέρωση. Σχεδιάζουμε να προσθέσουμε υποστήριξη για την προσαρμογή σελίδων με σύγχρονες τεχνικές. Μέχρι τότε, οι προσαρμοσμένες σελίδες βιβλιοθήκης θα πρέπει να παραμένουν σε κλασική λειτουργία.

Στο μεταξύ, μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση και την υποστήριξη βιβλιοθηκών στο άρθρο “Τι είναι μια βιβλιοθήκη εγγράφων;“, δοκιμάστε τις νέες βιβλιοθήκες εγγράφων στο SharePoint Online και στείλτε μας σχόλια απευθείας μέσα από την εμπειρία σύγχρονης βιβλιοθήκης εγγράφων, πατώντας το κουμπί “Σχόλια”.

Σας ευχαριστούμε που χρησιμοποιείτε το SharePoint.

—Chris McNulty, @cmcnulty2000, ανώτερος διευθυντής προϊόντος για την ομάδα του SharePoint

Συνήθεις ερωτήσεις

Ε. Οι νέες βιβλιοθήκες εγγράφων θα υποστηρίζουν την προσαρμογή;

Α. Ναι, οι σύγχρονες βιβλιοθήκες εγγράφων θα συνεχίσουν να υποστηρίζουν δηλωτικές CustomActions που αντιπροσωπεύουν ενέργειες μενού και εντολών. Οι λύσεις που αναπτύσσονται αυτή τη στιγμή, οι οποίες κάνουν χρήση αυτού του μηχανισμού, θα πρέπει να συνεχίσουν να λειτουργούν όπως πριν, με ενέργειες που εμφανίζονται στη νέα επιφάνεια εντολών, εκτός από την κορδέλα που θα είναι σε κλασική λειτουργία. Οι CustomActions που αναπτύσσουν δέσμες ενεργειών, JSLinks και πρόσθετα τμήματα web στη σελίδα δεν υποστηρίζονται επί του παρόντος. Τα περιβάλλοντα που απαιτούν αυτές τις μη υποστηριζόμενες λειτουργίες θα πρέπει να συνεχίσουν προς το παρόν να χρησιμοποιούν την κλασική λειτουργία.

Ε. Πόσο καιρό θα υποστηρίζεται η κλασική λειτουργία;

Α. Αναγνωρίζουμε ότι είναι απαραίτητο να περάσει κάποιο χρονικό διάστημα για τις διαδικασίες δοκιμών και προετοιμασίας, με σκοπό την αποφυγή τυχόν προβλημάτων στις εμπειρίες χρήστη, όπως στις βιβλιοθήκες εγγράφων. Αναμένουμε να εκτελούνται οι δύο λειτουργίες παράλληλα το 2017.

Ε. Αυτές οι σύγχρονες εμπειρίες θα συμπεριληφθούν σε διακομιστές εσωτερικής εγκατάστασης;

Α. Η προσφορά σύγχρονων εμπειριών στο SharePoint Server 2016 αποτελεί κεντρικό στοιχείο του οράματός μας και σε μεγάλο βαθμό είναι μέρος του οδικού χάρτη. Προς το παρόν, δεν έχουμε να κοινοποιήσουμε καμία πληροφορία σχετικά με το πόσο σύντομα θα συμβεί αυτό.

Ε. Ποιες εκδόσεις του Internet Explorer λειτουργούν καλύτερα με τις σύγχρονες βιβλιοθήκες;

Α. Το SharePoint Online υποστηρίζει τις πιο πρόσφατες εκδόσεις των προγραμμάτων περιήγησης Safari, Firefox, Chrome και Edge, μαζί με τις εκδόσεις 10 και 11 του Internet Explorer. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Internet Explorer σε γενικές γραμμές δεν υποστηρίζονται πλέον. Στον Internet Explorer 8 και 9 αναφερθήκαμε παλαιότερα με τον όρο “υποβαθμισμένη εμπειρία” στο SharePoint Online. Οι χρήστες των συγκεκριμένων παλαιότερων προγραμμάτων περιήγησης θα πρέπει να παραμείνουν σε κλασική λειτουργία ή, κατά προτίμηση, να κάνουν αναβάθμιση σε μια έκδοση που υποστηρίζεται αυτή τη στιγμή.