Möödas on kaks nädalat: mida oleme kaugtöö kohta õppinud?

Kahe nädala jooksul pärast seda, kui meie meeskond siin Puget Soundis kaugtööle üle läks, on COVID-19 vastane võitlus elavnenud. Paljud inimesed üle kogu maailma jäävad lihtsalt koju. Ja kuna koolid, kirikud, ettevõtted ja kontorid on suletud, hakkame avastama, mida tegelikult tähendab olla kogu aeg koos perega, samas püüame säilitada tõhusat tööd ning ühendust oma töömeeskondadega. Õppida on palju. Meie praegune olukord on sundinud mu meeskonda vaatama uue pilguga kõike, alates koosolekute ajastamisest kuni meeskondade haldamiseni, ning olen paljude klientide kohta sama kuulnud. Soovin teiega jagada midagi olulist, mille oleme avastanud täielikult kaugtöömeeskonnana töötades. Loodetavasti on teil nendest tõdemustest kasu ka oma kogemuste kontekstis.

Kiire märkus enne seda, kui lugemist jätkate: Oleme siin jaganud näpunäiteid, kliendilugusid ja teavet kogu COVID-19 puhangu vältel. See on järg eelmise nädala postitusele, kus jagasime üksikasjalikke näpunäiteid Microsoft Teamsi kaugtööle üleminekuks. Samuti oleme pakkunud juhiseid reaalajasündmuste veebi viimise kohta – koos üksikasjadega Microsofti tööriistade kasutamise kohta ning ülevaadetega meie üritustejuhilt Microsoftis. Samuti oleme andnud nõu IT-osakondadele ja infoturbejuhtidele nende alade juhtivatest ettevõtetest. Lähipäevil jätkame siin kaugtöö kohta sisu postitamist, nii et vaadake siia tihti. Nüüd siis meie kahe nädala jooksul õpitust.

1. Kodust töötamise juhised

Enamikul asutustest on juhiseid selle kohta, kuidas töötajad peaksid oma kontorikeskkonnas liikuma. Kui läksime üle kaugtööle, saime kiiresti aru, et töötajad vajavad juhiseid ka seda tüüpi töö jaoks. Nii kogevad paljud meist kaugtööd esimest korda ja muutusteks ettevalmistamiseks on aega väga vähe. Meie meeskonnal on küsimusi. Kuidas valmistada ette ruum, kus saab keskenduda? Kuidas püsida ühenduses, kui te ei saa füüsiliselt kohale tulla? Miks tundub, et pausi jaoks pole kunagi õige hetk? Kui siia lisada väljakutse, mis kaasneb kodus olevate laste või teiste ülalpeetavate pereliikmetega – see on selle haiguspuhangu ajal paljude jaoks reaalsus – ja nii on paratamatu, et mõnedel töötajatel on raske.

Selle vajaduse täitmiseks jagasime töötajatele eelmisel nädalal põhjaliku kodust töötamise juhendi. Arvasime, et see võib osutuda kasulikuks, seega koostasime teile kliendiversiooni, et saaksite oma töötajatega seda vabalt jagada. Seal on palju konkreetseid nõuandeid kõige kohta alates teie füüsiliste ja virtuaalsete tööjaamade häälestamisest kuni meeskonnakaaslastele saadavalolekust teavitamiseni.

2. Järjestikuste koosolekute haldamine

Kontoris on järjestikuste koosolekute vahel loomulikud pausid. Saate koridoris kõndida, teil on paar esimest hetke, kui ootate, kuni kõik saabuvad, ning juhuslik vestlus, kui meeskonnakaaslased tervitavad üksteist ja küsivad, kuidas läheb. Sageli märkame neid väikesi hingetõmbehetki oma töönädala jooksul vähe. Seejärel läheme üle kaugtööle ja mõistame, kui palju me neid vajame, et koosolekutest tulvil päevas oleks vaheldust.

Kuidas tagada, et teie ja teie meeskond kohtuks nii tihti kui vaja, kuid teha vahepeal ka pause? Julgustame töötajaid ajastama koosolekuid nii, et need lõppevad viis minutit enne täistundi või pooltundi. See lühendab pisut koosveedetud aega, kuid aitab vältida võimalikku läbipõlemist vahedeta töötamise tõttu.

3. Looge inimestele ruumühenduse katkestamiseks

Kui töötame maailmas, leiame igapäevased võimalused ühenduse katkestamiseks, sageli ei pea selleks midagi tegema. Perele õhtusööki valmistades, pärast tööd trennis sõpradega aega veetes või igapäevasel bussisõidul koju saame eralduda päevasündmustest ja valmistuda järgmiseks päevaks. Ka parimal juhul võib kaugtööd tehes ühenduse katkestamine olla keeruline. Oma töötajate aitamiseks oleme hakanud pakkuma virtuaalse meditatsiooni seansse, millega nad saavad liituda, kui nad vajavad tööst väikest vahet.

Kui soovite ka seda teha, siis siin on mõned praktilised näpunäited, mida jagada töötajatega, kes ei tea veebimeditatsioonist. Esmalt leidke vaikne ruum, kus teid ei segata. Seejärel vaigistage mikrofon, et teised saaksid vaikust nautida. Ja lõpuks vaadake kaamera abil seansi juhti, kellelt saate õpetusi hingamistehnikate kohta. Kui tunnete, et saate nendega hakkama, saate oma kaamera välja lülitada ning keskenduda täielikult meelerahule.

4. Jätkake meeskonnatöö kultuuri edendamist

Olgu tegemist üldkoosolekute või väikeste saavutuste tähistamisega, terved meeskonnakultuurid sõltuvad sagedastest kohtumistest. Kuna paljud meist läksid äkitselt üle kaugtööle, on ahvatlev minna režiimi „ainult kõige olulisem“, kus lükatakse edasi nii olulisi sündmusi kui ka lustakaid hetki, kuni saame tavaellu naasta.

Oleme leidnud, et igal võimalusel on kõige parem jätkata meeskonnakultuuri ehitamist ka siis, kui peame olema eraldi. Kas teil on olnud kavas meeskonnakaaslase sünnipäev? Saate liituda Teamsi koosolekuga ning asuda pommitama sünnipäeva-GIFe. Kas ees seisab suur kohapealne müügikonverents? Hakake ette valmistama hoopis virtuaalset konverentsi. Ja kui käes on aeg meeskonna kvartaliväljasõiduks, tehke seda. Teie meeskond on ideede jagamiseks ja ühenduse loomiseks enam kui valmis. Meeskonnakultuuri edendavate kohtumiste korraldamine eemalt näib esmalt keeruline, kuid kõigi ühendamine ja edasiliikumine on neid lisapingutusi väärt.

5. Oluliste juhtimisoskuste harjutamine

Töötajad toetuvad juhtkonnale selles, mis puudutab töö alustamist, muudatustealast koolitust, ning näitavad initsiatiivi, et aidata neil probleeme lahendada ja loovad olla. Kui teie meeskond liigub uude töötegemise maailma, olles samal ajal globaalses tervishoiukriisis, on teie inimestel teie kui juhi tuge vaja rohkem kui iialgi varem. Kuidas käib edukas juhtimine kaugelt töötades?

Jagame teiega kodust töötamise juhendis seda, mida oleme õppinud eemalt juhtimise kohta. See hõlmab suuremat kaasatust, sagedast kontrollimist ja oma meeskonnakaaslaste juhendamist, et nad saaksid avastada omaenda kaugtöö parimad tavad. Igal töötajal on praegu ainulaadsed probleemid ja iga töötaja suhtub sellesse olukorrale erineval viisil. Juhtidel on nii oluline püüda mõista isiklikke vajadusi ning neile reageerida nii palju kui võimalik.

Need õppetunnid kajastavad mõnda meie esimestest järeldustest kahe kaugtööst õppimise nädala järel. Alates koosolekute plaanimisest pauside tekitamise ja kaugmeeskondade tõhusa juhtimiseni avastame selle uue töömeetodi kohta nii palju. Olen kindel, et nendel kogemustel on pärast COVID-19 puhangut püsiv väärtus, kuna igal pool jätkavad ettevõtted kaugtöö tähtsustamist. Kuid me soovime kuulda ka seda, mida arvate teie ja teie meeskond õppimise kohta. Liituge vestlusega meie kaugtöö võimaldamise kogukonnas.