כיצד לאפשר לעסקים קטנים להגן על הנכס החשוב ביותר שלהם – הנתונים שלהם

יזמים ברחבי העולם ניצבים בפני מגוון אתגרים – החל בגיוס ושמירה על כישרונות בשוק עבודה תובעני וכלה בשינויים בנורמות של סביבת העבודה – שמחייבים אותם להתעדכן בכלים האחרונים הזמינים בכל מכשיר ולזכות ביתרון תחרותי. יעילות משופרת יכולה לפנות לך זמן לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב – ולהתמקד בלקוחות ובעובדים. בשלב זה נכנסים הכלים הנכונים והטכנולוגיה המתאימה. כדי להבטיח יתרון תחרותי בנושא כישרונות ולהחזיק בכלים העדכניים ביותר וביכולת לעבוד מכל מקום עליך להגן על הנתונים שלך בדרכים חדשות מפני סביבת איומים שהולכים ומתרבים.

מכיוון שהתמיכה ב- Windows 7 מסתיימת ב- 14 בינואר 2020, ומיד לאחר מכן מסתיימת גם התמיכה ב- Office 2010, חשוב לוודא שתקבל לא רק את החוויה הפרודוקטיבית ביותר, אלא גם המאובטחת ביותר. Microsoft 365 Business – אשר כולל את Office 365,‏ Windows 10 ואת תכונות האבטחה העדכניות ביותר – במכשיר מודרני יכול להבטיח לך הגנה בכל מקום שבו אתה נמצא.

בשבוע העסקים הקטנים הלאומי, אנו מוקירים עסקים קטנים שמשתמשים ב- Microsoft 365 Business כדי לצמוח, לזכות ביתרון תחרותי ולהציע חוויית משתמש נהדרת, במקביל לעבודה נפלאה שמתבצעת בצורה שיתופית ומאובטחת. היום רציתי לשתף שלושה סיפורי לקוחות שקיבלנו מהם השראה ולהציע הצעה שתעזור לך להתחיל בטרנספורמציה שלך: 15% הנחה על מנוי שנתי ל- Office 365 Business Premium – זמין החל ב- 5 במאי 2019 עד ל- 11 במאי 2019 בארה"ב.

חברת The PUR Company

בשנת 2010, ג'יי קליין, המייסד והמנכ"ל של The PUR Company, עבר מדלת לדלת עם מנטליות של "מועמד לראשות העיר" כדי להפיץ את הבשורה שחברת PUR פיתחה מסטיק לעיסה נטול אספרטם. אלה היו ההתחלות הצנועות שהזניקו את העסק שמדווח כיום על מכירות ביותר מ- 50 מדינות ו- 50,000 חנויות סיטונאיות. למרות ההשפעה הכלל-עולמית שלו, העסק שואף לצמוח הרבה יותר, עם 65 עובדים המפוזרים בין קנדה, ארה"ב ואירופה.

ככל שהעסק צמח, כך גם התרבו החששות בנושא אבטחה, שיתוף פעולה מרוחק וניהול מכשירים ניידים. PUR בחרה ב- Microsoft 365 לעזור לה לעמוד בקצב הצמיחה המהיר של העסק וההצלחה בתחום המטעמים.

במקביל לצמיחה הופיעה מציאות שדרשה קליטה ושמירה של עובדים. איומים בתחום האבטחה – החל בדיוג וכלה בפעולות זדוניות אחרות – התחילו להופיע. עובדים ביבשות נפרדות נזקקו לשיתוף פעולה ולערוצי תקשורת מאובטחים, מיידיים ומהימנים יותר. הם נזקקו לפתרון שאינו דורש תחזוקה באתר, שיכול לצמוח במקביל לעסק ומציע את יכולות שיתוף הפעולה, הניידות והאבטחה שהעובדים היו צריכים – מוכן לשימוש. PUR מצאה את התשובה לכל הצרכים הללו ב- Microsoft 365.

עובדים משתמשים עכשיו בפונקציות הצ'אט המתמיד ושיתוף המסמכים של Teams לשיפור שיתוף הפעולה. כמו כן, ככל שהשימוש של החברה במכשירים ניידים גדל, כך גדלה חשיבותן של יכולות גמישות לניהול מכשירים ואפליקציות – יותר מתמיד. PUR משתמשת ב- Intune כדי להעניק או לבטל גישה של מכשירים ניידים לנתוני החברה, ועוזרת לשפר את תאימות המכשירים לפרוטוקולי האבטחה של החברה ולנהל את השימוש של העובדים באפליקציות למכשירים ניידים. הודות לאימוץ Intune,‏ PUR הפחיתה גם את הגדרת המכשירים לעובדים חדשים מיום שלם לפחות משעה.

למרות השיפורים המשמעותיים שביצעה The PUR Company בתחום התקשורת, האבטחה, הניידות והתובנות, סיריס קוק, סמנכ"ל 'אנשים ותרבות' ב- PUR, טוען כי ההשפעה האנושית היא ההישג הגדול ביותר של החברה. "מנקודת מבט של איכות חיים, ומנקודת המבט העסקית בכל הנוגע לשיעור שימור העובדים, אנו יודעים שהעובדים שלנו מרגישים עכשיו יותר שהם חלק מצוות, שהם בני משפחה", אומר קוק. "זה המון בשבילנו".

Meals on Wheels

אם הניידות שלך, או של מישהו שאתה אוהב, הוגבלה אי-פעם, אתה ודאי יודע איזו תחושה של חוסר אונים נלווית לכך. Meals on Wheels הוא ארגון ללא כוונת רווח שמבקש לספק לא רק מזון, אלא מגע אנושי לאנשים בחברה שזקוקים לו במידה הרבה ביותר.

אספקה של ארוחות חמות לאנשים הזקוקים לכך נשמעת כמו משימה פשוטה למדי, אך המשימה הפשוטה של Meals on Wheels טומנת בחובה את המורכבויות הבאות: תנודות יומיות במספרי המתנדבים, מאגר לקוחות שמשתנה ללא הרף ומספרם של הנזקקים עצמם.

בנוסף לניהול לוח תורנויות של 2,000 מתנדבים ולוחות הזמנים הייחודיים שלהם, כדי למקסם את היעילות, ארגון Meals on Wheels שבמחוז גרינוויל מקבל באופן שוטף נתונים רגישים ממקורות מגוונים, נתונים שכוללים פרטי תשלום של תורמים ואבחונים של לקוחות. המשימה המובילה הייתה להבטיח גישה לנתונים אלה, במקביל לנקיטת צעדים לאבטחה של פרטים אישיים.

על מנת להתמודד עם הצורך למטב תחילה את המשלוחים, Meals on Wheels אימץ הן את Microsoft Teams והן את Microsoft SharePoint. Teams מאפשר למתנדבים ולעובדים לקיים תקשורת, דרך קול, וידאו, או צ'אט, מכל מקום. עכשיו קל להתמודד עם שינויים של הרגע האחרון במסלול ולעקוב אחריהם, ואם מתנדב תועה בדרך או שוכח את המסלול, הוא יכול לבקש מיד עזרה או לברר את הנושא באמצעות היומנים של אותו יום.

הודות ליכולות השיתופיות החדשות שצוינו, Meals on Wheels שבמחוז גרינוויל התחיל להתמקד גם בתחום האבטחה החשוב באותה מידה. ניהול המכשירים הניידים הוא נושא ראשון במעלה עבור הארגון. כל אחד מהמתנדבים שעובדים ב- Meals on Wheels הזדקק לגישה לנתונים רגישים של לקוחות כדי לבצע את המשלוח, כלומר שבמקרה של אובדן מכשיר או הגעתו לידיים הלא נכונות, הנתונים האישיים של מאות אנשים פגיעים הכבולים לבתיהם היו עלולים להיחשף.

למרבה המזל, Microsoft 365 כולל יכולות רבות-עוצמה לניהול מכשירים ניידים, כולל האפשרות להסיר גישה של משתמש לנתונים רגישים כאשר המכשיר שלו חסר. באופן זה, לא משנה לאן יגיע המכשיר החסר, הנתונים הרגישים ממשיכים ליהנות מרמת אבטחה גבוהה.

John’s Crazy Socks

לא משנה אם אתה אוהב כלבי קורגי, משחקי מילים או את אדגר אלן פו, ב- John’s Crazy Socks, חברה קטנה ששלחה 43,000 הזמנות ל- 44 מדינות בשנה הראשונה שלה, תוכל למצוא גרביים צבעוניים שיענו על כל תחום עניין. לא משנה אם הלקוחות בוחרים גרביים שזורחים בחושך, אם יש להם שיער של בובת טרול שאפשר לסרק או אם הם מקדמים מודעות בנושא מוגבלויות כמו אוטיזם או תסמונת דאון – אם ההזמנה הגיעה עד לשעה 15:00, "סוחרי הגרביים" של החברה שולחים אותם באותו יום.

ניהול תנודות תלולות בעסקים ומכירת שקיות הפתעה של גרביים שנבחרו באקראי – Monday Madness Mystery Bags – אינם השיקולים העסקיים הייחודיים היחידים. החברה נזקקה לכלים חדשים לטיפול בנתונים עסקיים ולעזרה בחיבור הצוות ההולך וגדל שלה (בפרק זמן של 10 חודשים, John’s Crazy Socks עברה מהעסקה של 4 עובדים ל- 35 עובדים). עובדים רבים עובדים חצי משרה על מנת שלא לאבד את תגמולי אי-כושר העבודה שלהם, והם נזקקו לגישה נוחה למחשבים מחוץ לעבודה; רובם לא החזיקו בכתובת דואר אלקטרוני לפני כן. תיאום המשמרות וחילופי המידע הנוגעים לאירועים עם בני משפחה ומשגיחים התנהלו בטלפון או במסמכים מודפסים.

חלק מהאנשים משתמשים בפונקציונליות בסיסית כמו דואר אלקטרוני ואחסון ושיתוף קבצים, ואילו אחרים משתמשים בתכונות שיתוף פעולה כמו Skype for Business ו- Teams. עבורם, פרודוקטיביות ושיתוף פעולה הן מילים נרדפות לאבטחה. אנשים לא צריכים לזכור שמות משתמשים וסיסמאות נפרדים כדי להיכנס לאפליקציות שהם משתמשים בהן מדי יום. "OneDrive פועל בצורה חלקה עם האפליקציות של Office שאנחנו משתמשים בהן מדי יום וזה כלול במנוי שלנו, כך שזה קל וחסכוני יותר מאשר להשתמש בפתרון של צד שלישי", אומר המייסד השותף מרק קרונין.

לעבוד כמו עסק קטן

הסיפורים הללו מרגשים אותי ומזכירים לי מה כולנו יכולים להשיג כשיש לנו את הכלים הפרודוקטיביים והמאובטחים ביותר. רוצה לשמוע עוד על מגמות של עסקים קטנים ועל כמה מהכלים החדשים הטובים ביותר בשוק המיועדים לעסקים קטנים? צפה במקטע Coffee Across America החדש עבור הכנס 'שבוע העסקים הקטנים הלאומי'.