נגיף הקורונה (COVID-19) השפיע על חייהם של אנשים ברחבי העולם. הגבלות על נסיעות וכללים חדשים לגבי התכנסויות ציבוריות גדולות שינו את השגרה היומיומית של מיליונים. במהלך השבועות האחרונים, רבים מהעמיתים והלקוחות שלי ניגשו אליי ושאלו: איך אנחנו יכולים לעזור?
לילי זנג היא ידידה טובה ועמיתה שמתגוררת בשנגחאי. עבדנו יחד בסין, אבל בדרך כלל אנחנו נפגשים ב- Microsoft Teams. לאחרונה, לילי כתבה ללקוחות אזוריים מכתב שבו סיפרה מה היא והצוות שלה למדו בזמן שעבדו מרחוק בניסיון להתמודד עם התפרצות המחלה. בהשראת המכתב שלה, הצוות שלנו הפך את Microsoft Teams לזמין ללא תשלום לאנשים שעברו לעבוד מרחוק בתקופה מאתגרת זו. רציתי לשתף אותו עם אנשים ברחבי העולם שעשויים ללמוד מהניסיון של הצוות בשנגחאי. אני מקווה שתוכלו להפיק ממנו תועלת כמוני.
אני מעביר את הבמה ללילי.
לקוחות יקרים,
שמי הוא לילי זנג, ואני עובדת של Microsoft שגרה ועובדת בשנגחאי. בזמנים שבהם התפרצות נגיף הקורונה (COVID-19) ממשיכה להשפיע על מיליוני אנשים כאן בסין, חווינו גידול עצום בהיקף העבודה מרחוק. כאילו כל בית ספר, בית חולים ועסק בסין הוא ארגון מבוזר – גם אם באופן זמני בלבד. קיימות סיבות רבות לכך שעבודה מרחוק עשויה להפוך להכרחית באופן פתאומי, החל מהתפרצויות של נגיפים כגון הקורונה וכלה במקרי חירום בלתי צפויים. רציתי לשתף אתכם בשלושה לקחים שלמדתי במהלך השבועות האחרונים, וכן בשלושה לקחים שקיבלנו מהלקוחות שלנו בזמן שהסתגלו לעבודה מרחוק.
כמו אנשים רבים, התחלתי לשמוע על הנגיף בינואר, בעיקר במדיה החברתית. אבל לא הבנתי את חומרת העניין עד לפני ראש השנה הסינית. במועד זה, בעקבות בהלת הנסיעות של פסטיבל האביב, מספר הנדבקים החל לעלות במהירות. ב- 23 בינואר, הממשלה הטילה סגר על מחוז חוביי כדי לרסן את התפשטות הנגיף. למחרת, ערב השנה החדשה, משפחתי תכננה ללכת לראות סרט. כאשר למדנו מהעיתונות שבתי הקולנוע ברחבי העיר נסגרו, קלטנו עד כמה ההתפרצות חמורה. כעבור יומיים, הממשלה הכריזה על ביטול חסר תקדים של אירועי פסטיבל האביב, וביטלתי חופשה משפחתית שתוכננה לפני זמן רב. הילדים התאכזבו מאוד, אבל הבריאות והבטיחות שלנו היו בעדיפות ראשונה.
ג'נג וחבריה לצוות של Microsoft בסין משתפים פעולה באופן הדוק במהלך העבודה מרחוק.
אז מה אני אומרת כשאנשים שואלים איך זה לעבוד בסין עכשיו? ובכן, עבודה מרחוק צמצמה את זמן הנסיעות שלנו, ואין ספק שאנחנו כבר לא מוטרדים ממה שאנחנו לובשים. ובתקופה שבה מסעדות רבות סגורות, כולנו משפרים את מיומנויות הבישול שלנו. אבל כשהילדים לא בבית הספר – והשמרטפים נמצאים גם הם בבית – קשה להישאר פרודוקטיבי.
מה למדתי מעבודה מרחוק
למרות שהצוות שלנו כאן רגיל לעבוד מרחוק, השבועות האחרונים באמת הבהירו לנו מה דרוש כדי לעבוד מרחוק בצורה מוצלחת ויציבה. הנה שלושת הלקחים העיקריים שלי.
שמרו על בריאותכם.
המטרה של מעבר זה לעבודה מרחוק היא להגן על הבריאות הגופנית שלנו על-ידי צמצום המגע עם הנגיף למינימום. את זה כולם מבינים. הדבר הפחות מובן מאליו הוא שעבודה במקום שבו אתה גר עלולה בפני עצמה ליצור מתחים. התעמלות, תזונה נאותה וזמן איכות אמיתי מחוץ למסך הם תנאים חיוניים לשמירה על בריאות הנפש במהלך עבודה מהבית.
הצטרפו לפגישה.
המחשבה לדחות דברים במהלך עבודה מרחוק עלולה להיות מפתה. אבל צוותים שמשגשגים מרחוק מוצאים דרכים לעשות כל דבר באופן מקוון. אם קבעתם פגישות של אחד על אחד, אל תבטלו אותן. אם תכננתם פגישות גדולות, קיימו אותן. אם אתה מוכנים למפגש סיעור מוחות בנוגע למצגת קרובה, התחילו שיחת וידאו.
תמכו בחברי הצוות שלכם.
למדתי מחוויה זו גם שתמיכה באנשים אחרים היא הדרך הטובה ביותר להישאר חיוביים ואנרגטיים. אנחנו משתמשים בכלים המקוונים שלנו לא רק לעבודה. אנחנו משתפים תמונות של בני משפחה וחיות מחמד ומשוחחים זה עם זה לאורך היום. כשאנחנו מעודדים זה את זה, אנחנו לא רק שומרים על המורל, אלא גם מלכדים את הצוות גם כשאנחנו עובדים בנפרד.
מה למדתי מהלקוחות
בתוך כמה שבועות, ראינו לקוחות בסין שחוללו שינוי אמיתי באופן שבו הם עובדים. הנה שלושה דברים שלמדתי מהלקוחות ושיעזרו להכין את הארגון שלך להצלחה.
פתחו את קווי התקשורת באופן מיידי.
כשהעובדים שלך עובדים מרחוק, חשוב מתמיד לוודא שכולם מקבלים תדרוכים לגבי הפעילות העסקית. אחד מהלקוחות שלנו, חברת ביטוח גדולה שפועלת באסיה, התחיל לשדר הודעות וידאו לצוות שלו כדי לוודא שלכולם יש גישה למידע העדכני ביותר. כשכולם מאזנים בין העבודה מהבית לטיפול בילדים ואתגרים אחרים, סרטוני וידאו מוקלטים מעניקים לאנשים הזדמנות להתעדכן כשהם אינם יכולים לקיים פגישה או תדרוך בזמן אמת.
המשיכו להתקדם.
למרות שזה מפתה לדחות תוכניות עד שכולם יוכלו להיפגש פיזית, החברות כאן מוצאות דרכים להמשיך הלאה. בעידוד הממשלה, בתי ספר רבים הצליחו להתחיל את הסמסטר בזמן על-ידי העברת כל התוכן לאינטרנט. הם תמכו בתלמידים שלהם על-ידי יצירת לוחות זמנים ברורים, אירוח אירועים להעלאת המורל כגון אתגרי בישול, הקצאת מטלות והעברת מידע אחר בתשומת לב, כך שהתלמידים לא יחושו מוצפים.
ניתן להפוך אפילו פגישות גדולות למקוונות.
רבים מאיתנו רגילים לשיחות מהירות או לצ'אטים בווידאו עם כמה חברי צוות, אך ניתן גם לקיים פגישות גדולות ורשמיות באופן מקוון. כשעובדים רבים כל כך בוחרים לעבוד מרחוק, בתי החולים כאן מכנסים את חברי הצוות שלהם מרחוק. לדוגמה, אחד מבתי החולים בדאליין מקיים פגישות צוות גדולות באמצעות Teams. התנאים העיקריים לפגישות מקוונות מוצלחות כוללים קביעת סדר יום ברור, תרגול הכללה על-ידי פתרון בעיות שמע בתחילת הפגישה, ורישום הערות ברורות שישותפו לצורך המשך טיפול במועד מאוחר יותר. זכרו גם שאם הארגון שלכם מתיר זאת, יש לכם אפשרות להקליט פגישות עבור העובדים שאינם יכולים להשתתף.
גם אני, וגם אנשים רבים ברחבי העולם, לא חשבנו שכך השנה תתחיל. אבל למדנו הרבה. ו- Teams הוא כלי חזק להפליא שעוזר לנו לנהל את האתגרים. אנשים רבים אינם מודעים לכך, אך Teams כבר זמין ללא תשלום. עברו לכאן לקבלת מידע נוסף. אבל ללא קשר לכלים שבהם תבחרו להשתמש, אני מקווה שעצות אלה יועילו לכם, ואני מאחלת לכם ולמשפחות שלכם כל טוב!
