שמירה על הפרודוקטיביות במהלך עבודה מרחוק באמצעות Microsoft Teams

כיצד ניתן להעביר עשרות אלפי עובדים לעבודה מרחוק בן לילה? לנוכח ההתפשטות של נגיף הקורונה (COVID-19) ברחבי העולם, זו היתה השאלה הגדולה שהטרידה אותנו ב- Microsoft בשבוע שעבר. לאחר מכן, ביום רביעי שעבר, פשוט עשינו זאת – שלחנו הודעת דואר אלקטרוני שביקשה מכ- 50,000 עובדים של Microsoft באזור סיאטל לעבוד מהבית, אם הם יכולים. היינו כבר משתמשים "כבדים" ב- Teams, אך במהלך הימים הראשונים המלאים של העבודה מרחוק, השימוש במוצר בקרב עובדי Microsoft בארה"ב עלה באופן משמעותי. עד סוף יום חמישי, השימוש בצ'אט עלה בשיעור של 50 אחוז לעומת השבוע הקודם ושיעור הפגישות עלה ב- 37 אחוז. בנוסף, אנחנו רואים עלייה בשימוש גם בקרב הלקוחות, משום שעובדים בכל מקום מסתגלים לפגישות, לצ'אט ולשיתוף פעולה במצב מקוון בלבד. אנחנו רוצים לעזור לכולם לעמוד באתגר זה. כצוות מאחורי Teams, הקדשנו זמן רב ללמידת הדרכים הטובות ביותר להפוך את העבודה מהבית לפרודוקטיבית ובריאה. לכן, חשבתי לשתף את העצות העיקריות שלנו להלן.

הערה מהירה לפני שתמשיך לקרוא: עצות אלה מהוות חלק מהמאמץ המתמשך שלנו להישאר מחוברים ופרודוקטיביים במהלך זמן מאתגר זה. בשבוע שעבר, תיארתי כיצד אנשים וארגונים יכולים לקבל את Teams ללא תשלום, לצד התוכנית הכוללת שלנו להפעלה חלקה של השירותים במהלך משבר זה. שיתפנו גם סיפורים נפלאים של לקוחות ועובדים ברחבי העולם, כולל מורים ותלמידים בהונג קונג שמשתמשים בטכנולוגיה ליצירת חידושים מדהימים בלמידה אלקטרונית ולקוחות בסין ובסביבתה שמצאו דרכים חכמות להמשיך בעבודה. אבל הלקוחות שלנו גם מבקשים הנחיות בנוגע למעבר לעבודה מרחוק. נמשיך לספק עצות, מידע וסיפורי לקוחות מעוררי השראה במהלך ההתפרצות. אתה מוזמן לחזור לכאן כדי לקרוא אותם בימים הקרובים.

תחילת העבודה

בעת המעבר לעבודה מרחוק, כמה הרגלים עיקריים יסייעו לך להצליח.

הכן את סביבת העבודה שלך

אם אין לך משרד ביתי, אל דאגה. עדיין תוכל לעבוד מהבית באופן פרודוקטיבי. למעשה, עיצבנו את Teams כמשרד וירטואלי שתוכל לקחת איתך לכל מקום. למרות שייתכן שאין לך מדפסת, תיקיות פיזיות או טלפון שולחני בבית, באפשרותך לשלוף מסמכים ישירות ב- Teams, לאחסן קבצים בבטחה במקום שבו האנשים הנכונים יוכלו לגשת אליהם, ולקפוץ במהירות לשיחות ולפגישות. עם זאת, חשוב שתהיה לך סביבת עבודה ביתית ייעודית, שבה תוכל להיות פרודוקטיבי ולאותת שאתה נמצא במצב 'נא לא להפריע'. פינת אוכל, פינה שקטה בחדר השינה, שולחן משחק שממעטים להשתמש בו בחדר המשפחה – כל אזור שמאפשר התמקדות יכול לשמש כסביבת עבודה. אם הבית קצת יתבלגן במשך היום, אל דאגה. תוכל תמיד להשתמש בטשטוש רקע במהלך פגישות וידאו, כך שחברי הצוות שלך יתמקדו רק בך.

תקשורת, תקשורת, תקשורת

למרות שרבים מאיתנו עובדים מהבית לפחות חלק מהזמן, אנחנו עדיין מסתמכים על קצב ועל שעות הליבה סביב הנוכחות הפיזית שלנו במשרד.  בעת עבודה מהבית, הקצב היומי עשוי להשתנות. הדבר נכון במיוחד עבור מי שמאזן בין העבודה לבין הטיפול בעבודה. ציין באופן ברור בפני חברי הצוות שלך והאנשים שעמם אתה משתף פעולה מהן שעות העבודה שלך, כדי שיידעו מתי לפנות אליך. באפשרותך גם להגדיר הודעת מצב ב- Teams כדי לשתף מידע זה באופן יזום.

בנוסף, סגל לעצמך הרגל להציע דוחות התקדמות תכופים לחברי הצוות שלך. חברות שעברו לעבודה מרחוק באופן מלא נוטות להדגיש את התיעוד, מאחר שזוהי דרך מרכזית להישאר מחובר כשאתה עובד בנפרד. אנו ממליצים לפרסם עדכונים, תובנות ומשאבים מועילים שגילית בערוצים של Teams, כדי שחברי הצוות שלך יוכלו להישאר בעניינים גם מבלי לקיים שיחה ארעית במסדרון. מאוחר יותר, הם יוכלו לחפש בערוץ רעיונות או תוכן בעת הצורך.

שמור על גבולות בריאים 

ללא המאפיינים הרגילים של יום העבודה – יציאה מהמשרד כדי לאכול ארוחת צהריים, למשל, או נסיעה – ייתכן שתתקשה להתנתק. עובדים מרוחקים מוצאים עצמם לפעמים עובדים במשך שעות ארוכות ללא הפסקות לפעילות גופנית, למפגשים חברתיים או לארוחות סדירות. הדבר יוביל במהירות למתח ולשחיקה. זכור: הבריאות שלך קודמת לכל. פנה זמן לארוחות, שתה הרבה מים והזכר לעצמך "להחתים שעון ביציאה" מבחינה מנטלית בסוף יום העבודה מרחוק. התנהגות כזו לא רק תשמור על בריאותך, אלא גם תעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר בטווח הארוך.

ניהול פגישות אפקטיביות

קיים פגישות מקוונות

בהעדר חדר ישיבות פיזי, כינוס כל העובדים עשוי להיראות כאתגר הגדול ביותר בעבודה מרחוק. בעת העברת פגישות ל- Teams, ודא שכל הפגישות כוללות אפשרות 'הצטרפות' וירטואלית כדי ליצור חדר ישיבות מקוון. בנוסף, אנו ממליצים לכל המשתתפים להפעיל את הווידאו אם הם מרגישים בנוח לעשות זאת. האינטראקציה פנים אל פנים עוזרת מאוד לכולם להרגיש מחוברים. Teams מאפשר לך לבחור ממגוון רחב של מצלמות מאושרות, כמו גם התקנים כגון אוזניות וטלפונים עם רמקול כדי להבטיח שאתה והעמיתים שלך תוכלו תמיד לקיים תקשורת ברורה.

נהג בהתחשבות ושים לב לכולם

המעבר לפגישות מקוונות עלול להסיר חלק מהרמזים החזותיים שאנו מסתמכים עליהם כדי לראות אם עמית רוצה לומר משהו בפגישה. שיחות ועידה מרובות משתתפים עלולות להקשות על אנשים להביע את דעותיהם. מארגן הפגישה צריך לעצור לעתים תכופות כדי לתת מקום לשאלות ולהזכיר למשתתפים שהם יכולים גם להשתמש בחלון הצ'אט של הפגישה כדי לשתף את מחשבותיהם.

הקלט את הפגישות שלך

כדי לפצות על מחסור בזמן פנים אל פנים, עובדים מרוחקים מסוימים קובעים פגישות נוספות כדי להישאר מחוברים ללקוחות, לשותפים ולעמיתים. לעתים קשה להימנע מפגישות כפולות. אם הארגון שלך מאפשר זאת, הקלט פגישות ב- Teams כדי שהעמיתים שלך יוכלו להתעדכן מאוחר יותר. אם אינך מצליח להשתתף בעצמך, הזכר למארגן להקליט את הפגישה בהעדרך. בנוסף, התעתיק שנוצר באופן אוטומטי הוא מועיל ביותר כאשר אתה מנסה להיזכר במידע שנמסר בפגישה שבה השתתפת. מעוניין לקבל מידע נוסף על פגישות ב- Teams? קרא עצות נוספות כאן.

שמירה על קשר

פצה על שיחות המסדרון החסרות

עובדים מרוחקים רבים מגלים שהדבר שהם הכי מתגעגעים אליו במשרד הוא שיחות ארעיות. שיחות ליד הקולר או בחדר האוכל לא רק משאירות אותנו מחוברים, אלא גם חושפות לעתים קרובות מידע או תובנות חשובים שלא היינו מעלים על דעתנו. צור קשר עם העמיתים שלך במלוא ההתכוונות. התייחס להודעות צ'אט כקולר הווירטואלי והגדר תזכורת לדבר עם אנשים באופן קבוע. סמלי Emoji, קבצי GIF ומדבקות הם דרך מהנה להפוך את השיחה לנעימה וקלילה.

הפגש בין חברי הצוות

עבודה מרחוק עלולה לגרום לתחושה של בידוד. כמנהיג, חשוב לתת לכל חברי הצוות הזדמנויות למפגש וירטואלי. היצמד ללוח פגישות הצוות הרגיל שלך או המשך לקיים ארוחות צהריים משותפות, פשוט עשה זאת באופן מקוון. השתמש בערוץ "כללי" ב- Teams לצורך דיונים שעשויים לעניין את כולם. לצורך מפגשי סיעור מוחות גדולים, תוכל להשתמש באפליקציה Microsoft Whiteboard, שמספקת בד ציור דיגיטלי אינסופי שמאפשר למשתתפי הפגישה להגות רעיונות ולשתף פעולה ישירות ב- Teams. אנו ממליצים גם לראשי צוותים להוריד את ה- Power App ששמו Crisis Communication. תוכל להשתמש באפליקציה זו הניתנת להתאמה אישית כדי לספק לעצמך ולצוות שלך את כל המידע הדרוש במהלך התפרצות הנגיף.

תיהנה!

לנוכח כל השינויים הכרוכים במעבר לעבודה מרחוק, חשוב לטפח את מורל הצוות ולשמור עליו. תוכל לבצע פעולות רבות ב- Teams כדי לגרום לאנשים להרגשה חיובית ולתחושת מעורבות. שתף חדשות וסיפורים בצ'אט הצוות שלך או ערוך תחרות תמונות. אחד מהלקוחות שלנו ממגזר החינוך בסין ארגן עבור התלמידים אתגר בישול, שזכה לפופולריות מיוחדת.

אני מבין שכל אדם וכל צוות עובדים בצורה שונה. אבל אני מקווה שהעצות מהצוות שלנו יעזרו לך להישאר פרודוקטיבי ומחובר בזמן שתסתגל לסגנון העבודה החדש. זכור, תוכל להתחיל להשתמש ב- Teams עוד היום על-ידי כניסה או הרשמה ללא תשלום.

התכונן לעבודה מרחוק! הורד את רשימת הפעולות לעבודה מרחוק ושתף אותה עם חברי הצוות שלך.

רשימת פעולות לעבודה מרחוק:

• הכן את סביבת העבודה שלך
• קיים תקשורת לעתים קרובות
• שמור על גבולות בריאים
• קיים פגישות מקוונות
• נהג בהתחשבות ושים לב לכולם
• הקלט את הפגישות שלך
• פצה על שיחות המסדרון החסרות
• הפגש בין חברי הצוות
• תיהנה!