עברו שבועיים: מה למדנו על עבודה מרחוק

בשבועיים שחלפו מאז שהצוות שלנו כאן, במפרץ פיוג'יט, עבר לעבודה מרחוק, המאבק בנגיף הקורונה (COVID-19) התגבר. אנשים רבים במדינות ברחבי העולם פשוט נשארים בבית. ובתקופה שבה בתי ספר, כנסיות, עסקים ומשרדים סגורים, אנחנו מגלים איך זה באמת להיות בבית עם המשפחות שלנו כל הזמן, ובמקביל מנסים להישאר פרודוקטיביים ומחוברים לצוותי העבודה שלנו. יש כל כך הרבה מה ללמוד. במצב הנוכחי, הצוות שלי נאלץ לאמץ נקודת מבט חדשה על מגוון תחומים, החל מתזמון פגישות וכלה בדרכים שבהן אנחנו מנהלים את הצוותים שלנו, וקיבלתי מידע מלקוחות רבים שפעלו באותו אופן. רציתי לחלוק איתך כמה מהדברים החשובים שגילינו עד כה כצוות מרוחק לחלוטין. אני מקווה שלקחים אלה יועילו לך בזמן שתחווה זאת בעצמך.

הערה קצרה לפני שנתעמק בנושא: השתמשתי במרחב זה לשיתוף עצות, סיפורי לקוחות ומידע לאורך ההתפרצות של נגיף הקורונה (COVID-19). זהו פרסום המשך לפרסום אחר ששיתפנו בשבוע שעבר, שבו פירטנו עצות למעבר לעבודה מרחוק באמצעות Microsoft Teams. סיפקנו גם הנחיות להעברת אירועים חיים למצב מקוון – עם פרטים לגבי השימוש בכלים של Microsoft וכן תובנות ממנהל האירועים שלנו ב- Microsoft. שיתפנו גם עצות למחלקות IT ולמנהלי אבטחת מידע ממנהיגים בתחומים אלה. נמשיך לפרסם כאן תוכן נוסף בנושא עבודה מרחוק בימים הקרובים, לכן כדאי לחזור לכאן לעתים קרובות. ונעבור ללקחים שהפקנו מהשבועיים האחרונים.

1. שתף הנחיות לעבודה מהבית

לרוב הארגונים יש ספרי הדרכה שמסבירים כיצד העובדים צריכים לנווט בסביבה המשרדית שלהם. כשעברנו לעבודה מרחוק, הבנו במהירות שהעובדים זקוקים גם להכוונה בסוג זה של עבודה. רבים מאיתנו חווים עבודה מרחוק בפעם הראשונה, ועומד לרשותנו מעט מאוד זמן להתכונן לשינוי. לצוות שלנו יש שאלות: איך ניתן לארגן מרחב שבו תוכל להתמקד בעבודה? איך ניתן לשמור על קשר כשאין אפשרות להיפגש פנים אל פנים? מדוע נוצרת התחושה שאף פעם לא מגיע הרגע הנכון לצאת להפסקה? הוסף לכך את אתגר ההתמודדות עם ילדים או בני משפחה אחרים שתלויים בך בבית – המציאות עבור רבים מאיתנו בתקופת התפרצות הנגיף – ותוכל להבין שחלק מהעובדים ייתקלו בהכרח בקשיים.

כדי לענות על צורך זה, בשבוע שעבר חילקנו לעובדים מדריך מקיף לעבודה מהבית. חשבנו שהוא עשוי להיות שימושי עבורך, ולכן יצרנו גירסה ללקוח שתוכל לשתף עם העובדים שלך כפי שתראה לנכון. המדריך כולל עצות מעשיות במגוון נושאים, החל מהכנת תחנות העבודה הפיזיות והווירטואליות, וכלה בשיטות עבודה מומלצות למסירת פרטי זמינות לחברי צוות.

2. נהל פגישות רציפות

במשרד, יש הפסקות טבעיות בין פגישות רציפות. ההליכה במורד המסדרון, הרגעים הראשונים ליד השולחן כשאתה ממתין עד שכולם יגיעו, והשיחה הקלילה והקצרה בין חברי הצוות שמברכים זה את זה לשלום ומתעדכנים מה חדש. לעתים קרובות, אנחנו בקושי מבחינים במרווחי נשימה קטנים אלה במהלך שבוע העבודה. לאחר מכן אנחנו עוברים לעבודה מרחוק ומבינים עד כמה היינו זקוקים להם כדי להאט מעט את הקצב המסחרר של יום הגדוש בפגישות.

כיצד תוכל להבטיח שאתה והצוות שלך תיפגשו בתדירות הרצויה, מבלי לוותר על הפסקות בין הפגישות? אנחנו מעודדים עובדים לתזמן פגישות כך שיסתיימו חמש דקות לפני שעה עגולה או לפני אמצע השעה. הדבר יקצר במעט את הזמן שלכם יחד, אך יעזור מאוד למנוע שחיקה פוטנציאלית עקב פגישות רציפות.

3. אפשר לאנשים להתנתק

במהלך העבודה ברחבי העולם, אנחנו מוצאים דרכים יומיות להתנתק, לעתים קרובות ללא צורך לנסות. הכנת ארוחת ערב למשפחה, מפגש עם חברים במכון כושר לאחר העבודה או הרהורים יומיים בנסיעה באוטובוס הביתה עוזרים לנו ליצור הפרדה מאירועי היום כדי שנוכל להתכונן ליום הבא. אפילו בנסיבות הטובות ביותר, ייתכן שתתקשה להתנתק בעת עבודה מרחוק. כדי לעזור לעובדים שלנו, התחלנו להציע מפגשי מדיטציה וירטואליים שאליהם הם יכולים להצטרף כשהם צריכים להתנתק מהעבודה לזמן מסוים.

אם גם אתה מעוניין בכך, הנה כמה עצות מעשיות שתוכל לשתף עם עובדים שלא התנסו בעבר בשיעורי מדיטציה מקוונים. תחילה, מצא מרחב שקט שבו לא יפריעו לך. לאחר מכן, השתק את המיקרופון כדי שאנשים אחרים יוכלו ליהנות מהשקט. ולבסוף, השתמש במצלמה כדי לצפות במנהל המפגש לקבלת הנחיות לגבי טכניקות נשימה. ברגע שתרגיש שהבנת אותן, תוכל לכבות את המצלמה כדי להתמקד באופן מלא במטרה להשיג שלווה נפשית.

4. המשך לטפח את תרבות הצוות

החל מפגישות של כל החברה וכלה בחגיגת אבני דרך קטנות, תרבות צוות בריאה תלויה במפגשים תכופים. בתקופה שבה רבים מאיתנו עוברים באופן פתאומי לעבודה מרחוק, מפתה להתרכז רק ב"דברים החיוניים" ולדחות אירועים חשובים ורגעי צוות מהנים, עד שנוכל לחזור לשגרה.

גילינו שבמידת האפשר, מוטב להמשיך לבנות את תרבות הצוות גם כאשר עליך לבנות אותה בנפרד. קבעת מסיבת יום הולדת לחבר צוות? עבור לפגישת Teams והפעל את קבצי ה- GIF של "יום הולדת שמח". מתקרב המועד לכנס מכירות גדול במשרד? התחל לתכנן כיצד לקיים אותו באופן וירטואלי במקום זאת. ואם זה הזמן למפגש גיבוש הצוות הרבעוני מחוץ למשרד, פשוט קיים אותו. חברי הצוות שלך יהיו בהחלט מוכנים לשתף רעיונות וליצור קשר. ייתכן שתחוש תחילה שקשה לארגן מרחוק את המפגשים שעוזרים לטפח את תרבות הצוות, אבל כדאי להשקיע את המאמץ הנוסף כדי שכולם ייצרו קשר זה עם זה ויוכלו להתקדם.

5. תרגל מיומנויות ניהול מרכזיות

העובדים מסתמכים על כך שהמנהלים שלהם יתקשרו איתם, ידריכו אותם בנוגע לשינויים ויראו סקרנות כדי לעזור להם לפתור בעיות וליצור. מאחר שחברי הצוות שלך מנסים להתמודד עם דרך עבודה חדשה לגמרי – תוך התמודדות עם משבר בריאותי גלובלי – הם זקוקים לתמיכה שלך כמנהל יותר מתמיד. אבל איך תוכל לנהל בהצלחה כשכולם עובדים בנפרד?

אנחנו משתפים מה למדנו לגבי ניהול מרחוק במדריך לעבודה מהבית. הדבר כולל את קידום ההכללה, תקשורת תכופה לצורך התעדכנות ואימון חברי הצוות שלך כדי לעזור להם לגלות את שיטות העבודה המומלצות שלהם לעבודה מרחוק. כל עובד עומד בפני אתגרים ייחודיים עכשיו, וכל עובד ייגש לסיטואציה זו בצורה שונה. כמנהלים, חשוב מאוד לנסות להבין את הצרכים האישיים שלהם ולהגיב להם ככל האפשר.

לקחים אלה משקפים כמה מהדברים שלמדנו קודם לכן לאחר שבועיים של למידה מרחוק. החל מתזמון פגישות כדי לאפשר מרווח נשימה וכלה בניהול יעיל של צוותים מרוחקים, אנחנו מגלים כל כך הרבה דברים על דרך עבודה חדשה זו. אני בטוח שלקחים אלה יהיו שימושיים לא רק בתקופה זו של התפרצות נגיף הקורונה, מאחר שארגונים בכל מקום ימשיכו לתת עדיפות לעבודה מרחוק. אבל אנחנו רוצים גם לשמוע מה אתה והצוות שלך חושבים ולומדים. הצטרף לשיחה בקהילת העבודה מרחוק.