העבודה ההיברידית כבר כאן. האם אתה מוכן?

ב- Microsoft, אנו מאמינים שעבודה היברידית היא העתיד. במבט לפנים, כל ארגון יצטרך מודל תפעולי חדש לעבודה היברידית - כזה שאינו מסתמך על נורמות ישנות, כמו יום עבודה בן 8 שעות, מ- 09:00 עד 17:00. הציפיות של העובדים השתנו לתמיד; מעל ל- 80% מהמנהלים אומרים שהם מצפים למדיניות גמישה יותר לגבי עבודה מהבית לאחר המגפה ומעל ל- 70% מהעובדים אומרים שהם מצפים לנצל מדיניות זו. כדי להתחרות בעולם חדש זה, המנהיגים יצטרכו לנקוט גמישות קיצונית באופן, במקום ובזמן שבו אנשים עובדים.

כל לקוח שאני מדבר אתו רוצה להעצים אנשים לקראת סביבת עבודה דינאמית, נזילה ומבוססת ענן. הם רוצים למצוא דרכים שבהן אנשים יוכלו לעבוד לא רק מכל מקום, אלא בכל עת, עם פתרונות שמאפשרים שיתוף פעולה סינכרוני ואסינכרוני כאחד. ומדובר בשינוי שחל על 'הארגון כולו'. החל במחלקות ה- IT, משאבי האנוש והתפעול וכלה במחלקות השיווק והייצור - זהו שיח שמחייב את המנהיגים בארגון כולו להתאחד יחדיו ולהמציא מחדש את מושג העבודה. 

כתלמידים של עולם העבודה החדש, התנסינו בכך והשיתוף של מושג העבודה החדש הולך ומתפתח. היום, ברצוני לשתף את הגישה שלנו להעצמת העובדים ברחבי העולם לסביבת עבודה גמישה. מדובר באסטרטגיה בת שלושה חלקים: ראשית, יש ליצור מדיניות שמעודדת אנשים לגמישות קיצונית. שנית, יש לחשוב מחדש על המרחבים הפיזיים. ושלישית, יש להשקיע בטכנולוגיות שמחברות אנשים בכל מקום ובכל עת.

כעת נרחיב על כל אחד מהחלקים.

יצירת מדיניות שמעודדת אנשים לגמישות קיצונית

הבחירות שתעשה היום ישפיעו על הארגון שלך בשנים הבאות. זהו רגע שמחייב ראייה ברורה. יש צורך בתוכנית ובמדיניות שמתווה את הדרך לגמישות קיצונית. ההחלטות הללו ישפיעו על כל דבר, החל מהאופן שבו תעצב תרבות, דרך האופן שבו תמשוך כישרונות ותשמר אותם בארגון וכלה באופן שבו תגיב לשינויים בסביבה ולחדשנות עתידית.

ארגונים רבים כבר עשו את הצעד תוך שימת דגש חזק על עבודה גמישה. Twitter הכריזה שהעובדים שלה יוכלו לעבוד מרחוק "לנצח". Dropbox הכריזה שבסופו של התהליך היא תבטל את המרחב המשרדי לעבודה ממוקדת, תוך שינוי המקומות הפיזיים כך שיתאימו לפגישות ולשיתוף פעולה. Spotify מקווה לפתות כישרונות עם משכורות בסדר גודל של ניו-יורק וסן-פרנסיסקו לעובדים מרוחקים בכל מקום בעולם. וב- Microsoft, עובדים יכולים לעבוד כעת מהבית עד 50% מהזמן. 

הכוונת אנשים לגמישות קיצונית מתחילה במענה על חמש שאלות קריטיות: מי יוכל לעבוד מרחוק? מי יצטרך להגיע למשרד ולכמה זמן? כאשר אנשים יבצעו עבודה ממוקדת, היכן הם יבצעו אותה? מה לגבי עבודה שיתופית? ובעולם שבו שיבוש מתמשך הוא חלק מהנורמה החדשה - עם אסונות טבע, אירועים גיאו-פוליטיים ומשברים בריאותיים עולמיים - אתה חייב להכין את עצמך ולהיות מסוגל להגיב לשינויים פתאומיים. פריטי מדיניות חדשים וגמישים לוקחים את התשובות לשאלות אלה, מקודדים אותן ומספקים בהירות והכוונה לעובדים במהלך ההתנסות. 

חשיבה מחדש על המרחבים הפיזיים

לאחר שקבעת את פריטי המדיניות להשגת גמישות קיצונית, השתמש בהם כדי שיכוונו את הגישה שלך למרחב הפיזי. מכאן והלאה, לא נסתמך עוד אך ורק על המרחבים הפיזיים כדי לשתף פעולה, להתחבר ולבנות נכס חברתי. אבל המרחב יהיה עדיין חשוב. אנחנו חיות חברתיות ואנחנו רוצים להיות יחד, לשאוב רעיונות זה מזה ולחוות את האנרגיה של אירועים הכוללים אנשים. במבט קדימה, המרחב המשרדי צריך לגשר בין העולם הפיזי לעולם הדיגיטלי ולענות על הצרכים הייחודיים של כל צוות וצוות - והתפקידים הספציפיים שהוא כולל.

תכנון תכליתי

ב- Microsoft אנו עורכים סקרים לעובדים ובודקים לעומק כל דבר, החל מגרפים חברתיים וכלה בדפוסים של תעבורת עובדים כדי להבין כיצד לצייד צוותים במרחבים שהם צריכים, בידיעה שהצרכים הללו יתפתחו לאורך זמן. צוותי מכירות שצריכים להגיע למשרד לעתים תכופות יכולים להשתמש במודל של בית-מלון כדי לשריין תחנות עבודה למשך היום או לפרק זמן של שעה, ואילו צוותי הנדסה יצטרכו אולי תחנות עבודה ומרחבים ייעודיים לשיתוף פעולה. כדי לענות על הצרכים של עובדים מרוחקים, אנו בודקים אפשרות של מרכזים חיצוניים לעבודה משותפת. מכיוון שאנו מודעים לכך שצורת העבודה שלנו תמשיך להתפתח, אנו משלבים גמישות בכל מרחב שאנו מעצבים.

חיבור הפיזי לדיגיטלי

חשוב גם לחשוב על גישור הפער שבין חוויות אישיות לחוויות מרוחקות. עבודה משותפת כשכולם נמצאים במשרד היא משימה פשוטה למדי. וב- 12 החודשים האחרונים, גילינו איך לבצע דברים כשכולם נמצאים בבית. זה האופן שבו מתמודדים עם האמצע הבעייתי - כשאנשים נמצאים יחד פיזית ואחרים מצטרפים באופן וירטואלי - שעלול להוות אתגר. 

החדרים המתקדמים והעדכניים של Microsoft Teams Rooms כוללים שמע ווידאו באיכות גבוהה אשר עוזרים לכולם להיראות ולהישמע. המצלמות של חדרי הישיבות מספקות זרימות וידאו בחדות גבוהה וממטבות את התצוגה על-ידי מסגור האנשים בחדר או מעקב אחר הדובר הפעיל. דוברים חכמים מזהים מי מדבר בחדר ושמות ופרופילים אישיים מיוצגים בתעתיקים של הפגישה. תכונות כמו כתוביות חיות, תמלול חי, הרמת יד, תגובות וצ'אט עוזרות לאנשים להתעדכן ולהציע הזדמנויות להצטרפות באופן שאינו מילולי ומבלי להפריע לדובר. לוחות ציור דיגיטליים - הנגישים הן בחדר והן בבית - מעודדים שיתוף פעולה ויצירה משותפת. אנשים באתר יכולים לכתוב בכתב יד ישירות ב- Surface Hub מהטלפון או מהמחשב הנישא שלהם ומשתתפים מרוחקים יכולים לצייר באותו בד ציור דיגיטלי משותף. כמו כן, מצלמות הלכידה החדשות שלנו יכולות ללכוד תמונות וטקסט של לוח ציור אנלוגי, להתמקד בהם, לשנות את גודלם ולשפר אותם, כדי שמשתתפים מרוחקים יוכלו להיות עדים בזמן אמת לסיעור מוחות, גם כשמישהו עומד מול לוח הציור.

כל התכונות הללו זמינות היום ב- Microsoft Teams Rooms, אבל זוהי רק ההתחלה. אנחנו צופים עתיד לא מאוד רחוק שבו הפגישות הופכות לחוויות מרתקות שמאפשרות לנו 'להיות שם' - מכל מקום ובכל רגע. החזון שלנו לגבי העתיד כולל שינויים במערכים של חדרי הישיבות; הוספה של מסכים מרובים יוצרת תצוגות דינאמיות של משתתפים, צ'אט, לוחות ציור, תוכן ופתקים; ושיפורים בטכנולוגיות שבחדרים עצמם עוזרים למשתתפים המרוחקים לעקוב אחר זרימת הפגישה ולהשתתף בה. 

השקעה בטכנולוגיות שמחברות אנשים - בכל מקום ובכל עת

במקביל למרחבים הפיזיים, התוכנית לגמישות קיצונית אמורה לכלול טכנולוגיה שמאפשרת עבודת צוות ויוצרת חוויית עובד דיגיטלית חדשה שעוקבת אחר העובדים שלך לכל מקום.

כאשר המגפה אילצה אנשים בכל מקום לעבור לעבודה מרחוק, שיחות ועידה בווידאו היו הכלי העיקרי שבו השתמשו אנשים כדי להתחבר וכדי להמשיך ולקדם את העבודה. בתוך חודשים ספורים, אנשים השתתפו בפגישות דיגיטליות בשיעור של 55% יותר בהשוואה למצב לפני משבר הקורונה - וכולנו הרגשנו את המתח והשחיקה הכרוכים בכך. שיחות ועידה בווידאו יהיו חשובות תמיד, אבל זהו כלי אחד מני רבים והוא אינו מספק את תשתית התקשורת ושיתוף הפעולה הנחוצים כדי לקדם עבודה היברידית. Microsoft Teams הוא הפתרון היחיד המשלב פגישות, שיחות צ'אט, שיחות ושיתוף פעולה במקום אחד - שכולם משולבים עם היישומים של Office ועם כלי אוטומציה של תהליכים עסקיים. יתרה מכך, הוא מאפשר שיתוף פעולה בין עובדי מידע לבין נותני שירות ומשלב באופן טבעי עבודה סינכרונית ואסינכרונית. זוהי האפליקציה היחידה שעושה הכל, מספקת שכבת ארגון שתומכת בזרימת עבודה בארגון כולו. 

בשנה האחרונה הצגנו מעל ל- 100 תכונות חדשות ב- Teams, שכולן תוכננו מתוך מחשבה מעמיקה על גמישות קיצונית - ותכונות רבות נוספות עומדות להופיע בקרוב. אבל עלינו להמשיך לחשוב קדימה כדי לתמוך בדפוסים החדשים של עבודה מבוזרת. Microsoft Viva, הפלטפורמה המשולבת הראשונה של חוויות עובדים שנועדה לעבודה היברידית. ביחד, Teams ו- Viva מספקים פלטפורמה טכנולוגית אשר תחבר אנשים ותעזור להם לנווט במציאות החדשה.

תחום העבודה מתפתח במהירות ואין דרך חזרה לעולם שהיה מוכר לנו טרום המגפה. כעת, עם הפצת החיסונים ברחבי העולם, מנהיגים עסקיים בכל מקום זקוקים לתוכנית עבור המודל התפעולי החדש - גמישות קיצונית. בזמן שכולנו עדיין לומדים את הנושא תוך כדי תנועה, ברור שכל ארגון יצטרך שלושה דברים: פריטי מדיניות חדשים, מרחבים פיזיים בעלי עיצוב חדש וטכנולוגיה שמאגדת הכל יחדיו. האתגרים הניצבים בפנינו עדיין לא הסתיימו אבל אנו אופטימיים לגבי יצירת עתיד שמעודד אנשים להתחבר מכל מקום, בכל עת תוך הפקת המיטב מדי יום ביומו.