Pet obilježja uspješnih timova

Način na koji radimo se promijenio. Danas su za uspješno poslovanje potrebne neprestane inovacije, a za inovacije je pak potrebna suradnja osoba iz različitih disciplina, podneblja i kultura. Prije ove drastične promjene radnog okruženja osnovna je jedinica produktivnosti bila osoba. Sada je to tim. Učinkovit tim objedinjuje nadarene osobe i nije samo puki zbroj svojih sastavnih dijelova. Takav tim koristi prednosti svakog člana i kompenzira pojedinačna ograničenja. N u sve više distribuiranom i sve bržem svijetu ni savršena kemija tima nije dovoljna. Današnjim su timovima potrebni alati za suradnju koji im omogućuju da primijene tu kemiju u praksi. Potrebna im je tehnologija koja može premostiti prostor i vrijeme tako da članovi tima imaju dojam da su udaljeni svega nekoliko metara iako se nalaze u različitim dijelovima svijeta.

Microsoftova je misija svakom timu omogućiti da postane uspješan. Zato smo postali partneri s globalnom tvrtkom za dizajn IDEO, koja je poznata po svom interdisciplinarnom pristupu usmjerenom na ljude. Zajedno smo istraživali uspješne timove u radnim okruženjima da biste da bismo otkrili što im je zajedničko. Zatim smo na temelju onoga što smo saznali stvorili Umjetnost timskog rada – novi digitalni plan djelovanja utemeljen na pet obilježja uspješnog tima.

I to nije sve. Saznanja do kojih smo došli istraživanjem koristimo i za poboljšavanje aplikacije Microsoft Teams, koja je središte za timski rad u okruženju Microsoft 365. Iz podataka je jasno da budućnost suradnje u radnom okruženju neće definirati jedna tehnologija. Umjesto toga, uspješnim su timovima potrebni alati za suradnju koji objedinjuju široku lepezu tehnologija na nove i inovativne načine. Teams objedinjuje čavrljanje, sastanke, pozive, suradnju na dokumentima i tijek rada u jednu aplikaciju – i ta jedinstvena kombinacija uzima sve više maha.

Konkretno, Teams danas ima više 20 milijuna svakodnevno aktivnih korisnika. Uz to, premda ti korisnici kreću od jednostavnog tekstnog čavrljanja, oni brzo prelaze na bogatije oblike komunikacije i suradnje. Prošlog su mjeseca, primjerice, korisnici aplikacije Teams sudjelovali u više od 27 milijuna govornih sastanaka ili videosastanaka te izveli više od 220 milijuna radnji otvaranja, uređivanja ili preuzimanja na datotekama pohranjenima u aplikaciji Teams.

Pet obilježja

U suradnji s tvrtkom IDEO istražili smo timove iz raznih radnih okruženja – uključujući astronaute, glavne kuhare, producente televizijskih emisija i medicinske sestre – da bismo otkrili što je zajedničko osobama koje učinkovito surađuju. Uz timove iz široke lepeze radnih okruženja kao ispitanike koristili smo aktivnosti promatranja u kontekstu, stručnih razgovora, sekundarnog istraživanja i izrade prototipa da bismo utvrdili koja je dinamika zajednička učinkovitim timovima. Otkrili smo da uspješni timovi imaju pet obilježja:

1. Svrha tima – timovi su zahvaljujući njoj usredotočeni, ispunjeni i motivirani za ostvarivanje svojih ciljeva.
2. Kolektivni identitet – pojačava osjećaj pripadnosti i omogućuje članovima tima da rade kao jedna cjelina.
3. Svjesnost i uključivanje – timovima omogućuje da se snađu u međuljudskim odnosima i cijene svačije mišljenje.
4. Povjerenje i ranjivost – potiče preuzimanje međuljudskih rizika u timovima.
5. Konstruktivna napetost – služi kao pogonska snaga za nove ideje i ostvarivanje boljih ishoda.

Da biste saznali više o okruženju, pogledajte videozapis u nastavku:

Priče o uspjehu korisnika aplikacije Teams

Uz Teams naši korisnici ruše umjetne granice koje su stvorili samostalni ili slabo povezani alati za suradnju i surađuju na nove načine. Njihove priče primjenjuju pet obilježja uspješnih timova u praksi i pokazuju što je sve moguće.

Odvažna ljepota: L’Oreal

Barbara Lavernos, šefica odjela za tehnološke i operativne poslove u globalnoj kozmetičkoj tvrtki L’Oreal, objašnjava: “Naša su pogonska snaga zaposlenici koji međusobno komuniciraju, iznose svoje ideje i usvajaju ih kroz spontanu raspravu”. Nova tehnologija koja omogućuje izražavanje osobnosti, doprinose i stvarne inovacije jest Microsoft Teams.” Zahvaljujući aplikaciji Teams, zaposlenici tvrtke L’Oreal imaju prostor za izražavanje vlastite kreativnosti uz brzinu i razmjere potrebne za isporuku 7 milijardi proizvoda korisnicima svake godine.

Od tvorničkog pogona do rukovodstva: Alcoa

Zaposlenici koji rade s klijentima u tvrtki Alcoa, vodećoj tvrtki za proizvodnju boksita, glinice i aluminija na svijetu, usvojili su Teams za pristup poslovnim podacima na vlastitim mobilnim uređajima dok rade na udaljenoj lokaciji u Islandu. Prije korištenja aplikacije Teams, kada su rukovoditelji trebali da netko dođe na smjenu, morali su ga nazvati, često kasno navečer. Sada uz Teams rukovoditelji planiraju raspored zaposlenika pomoću značajke Smjene, kojoj mogu pristupiti na svojim mobilnim uređajima. Uz Smjene, problem zaposlenika koji ne dolaze na zakazane zadatke je riješen i broj nedolazaka smanjio se gotovo na nulu. “Značajka Smjene u aplikaciji Teams mnogo su je učinkovitija za organiziranje zaposlenika”, kazao je Friopjófur Tómasson, nadglednik tvornice. “Kada bih morao jednom riječju opisati što mi znači Teams, rekao bih da je to učinkovitost.” Uz Smjene uštedim najmanje jedan sat dnevno.”

Pojednostavnjena suradnja: Telefónica

U telekomunikacijskoj tvrtki Telefonica zaposlenici rade na projektima u aplikaciji Teams. Terenski sastanak rukovoditelja ada se može koordinirati u iznimno sigurnom, centraliziranom središtu. Takav je jednostavan sastanak bio koordinacijska noćna mora uz do 20 kolega iz različitih odjela usredotočenih na razne tijekove rada. “Prije aplikacije Teams morali smo integrirati različite aspekte projekta koji su bili stvoreni odvojeno jedni od drugih. Sada se skupina kolega može na temelju dokumenata surađivati i izravno urediti projekt. Taj je postupak trajao četiri tjedna, a sada ga možemo dovršiti za nekoliko dana”, kazao je Jamie Rodriguez-Ramos Fernandez, direktor odjela za stratešku analizu tvrtke Telefónica.

Briga za pacijente na prvom mjestu: St. Luke’s University Health Network (SLUHN)

Davatelji usluga iz mreže St. Luke’s University Health Network zamjenjuju različite aplikacije za suradnju drugih proizvođača aplikacijom Teams, koja im pojednostavnjuje rad zahvaljujući jedinstvenom radnom prostoru za razgovore o pacijentima bilo kad i bilo gdje. “Premda s nestrpljenjem očekujemo sigurnu razmjenu tekstnih poruka kao jednu od prednosti sveprisutnih mobilnih telefona, i dalje se moramo uskladiti sa zakonom HIPAA i drugim zahtjevima za zaštitu privatnosti”, kazao je dr. James Balshi, voditelj odjela za podatke o zdravstvenom stanju i vaskularni kirurg u mreži SLUHN. “No o tome ne moramo brinuti uz aplikaciju Teams. Jednako je funkcionalna na pametnom telefonu, tabletu i stolnom računalu. Tijekom videopoziva u aplikaciji Teams koristim tehnologiju kamere na telefonu za razmjenu podataka o pacijentima s kolegama na sigurniji i sa zakonom HIPAA-usklađeniji način. Razmjenjivali smo i napomene o elektroničkim zdravstvenim kartonima i rendgenske snimke.”

Povezivanje diljem svijeta: Trek

Trek je vodeća tvrtka za dizajniranje, proizvodnju i maloprodaju bicikala, koja se brzo prilagođava okruženju koje se brzo mijenja. Neki zaposlenici iz SAD-a ne rade u sjedištu tvrtke u Waterloou u Wisconsinu, već na drugim lokacijama, npr. u drugim uredima, od kuće ili na maloprodajnim mjestima. Uz to, tvrtka Trek brzo je proširila svoje međunarodno poslovanje na 17 ureda diljem svijeta. “Dobra povezivost i digitalna okruženja za sastanke ključni su za uspješnost načina na koji poslujemo”, kazao je Nathan Pieper, voditelj odjela za IT poslovne aplikacije i suradnju u tvrtki Trek. Mogućnosti sastanaka u aplikaciji Teams “bile su mamac koji je privukao zaposlenike”, kazao je Pieper. “Uvođenje aplikacije Teams raslo je jer su je zaposlenici koristili, preporučivali drugim zaposlenicima da je koriste i pozivali ih u mrežne sastanke u njoj.”

Učinkovit tim može postići ono što je inače nemoguće. Uz Teams nema ograničenja za ono što vi i vaš tim možete postići na poslu. Da biste poboljšali timski rad u tvrtki ili ustanovi, pogledajte digitalni vodič za timski rad na početnoj stranici web-mjesta Umijeće timskog rada. A ako još ne koristite Teams, počnite još danas!

Napomena: korisnici su u konačnici odgovorni za vlastitu usklađenost sa zakonom HIPAA.