COVID-19 utjecao je na živote ljudi u cijelom svijetu. Ograničenja putovanja i nova pravila o velikim javnim okupljanjima promijenila su svakodnevicu milijuna ljudi. Tijekom prethodnih nekoliko tjedana mnogi su me moji kolege i klijenti pitali: Kako možemo pomoći?
Lily Zheng moja je dobra prijateljica i kolegica koja živi u Šangaju. Zajedno smo radili u Kini, ali najčešće se sastajemo putem aplikacije Microsoft Teams. Lily je nedavno regionalnim klijentima napisala pismo o tome što su ona i njezin tim naučili radeći na daljinu tijekom epidemije. Njezino je pismo naš tim potaknulo da aplikaciju Microsoft Teams učinimo dostupnom besplatno osobama koje prelaze na rad na daljinu u ovim teškim vremenima. Htio sam ga podijeliti s ljudima iz cijelog svijeta kojima bi iskustvo našeg Šangajskog tima moglo biti korisno. Nadam se da će vama biti korisno kao i meni.
Pogledajmo što kaže Lily.
Poštovani klijenti!
Zovem se Lily Zheng i Microsoftova sam zaposlenica koja živi i radi u Šangaju. Budući da ovdje u Kini epidemija virusa COVID-19 i dalje utječe na milijune ljudi, kod nas je došlo do velikog i naglog porasta popularnosti rada na daljinu. Čini se kao da je svaka škola, bolnica i tvrtka u Kini sada distribuirana organizacija – nadamo se samo privremeno. Rad na daljinu može iznenada postati nužan iz raznih razloga – od epidemija virusa kao što je COVID-19 do neočekivanih vremenskih nepogoda. Zato ću vam dati tri savjeta koji se temelje na mom iskustvu tijekom zadnjih nekoliko tjedana, baš kao i tri savjeta koji se temelje na iskustvu naših klijentima koji se prilagođavaju radu na daljinu.
Kao i mnogi od vas, prve sam informacije o virusu počela dobivati u siječnju, uglavnom na društvenim mrežama. No nisam bila svjesna koliko će situacija postati ozbiljna do Kineske nove godine. Tada se zbog povećanog broja putovanja tijekom Proljetnog festivala broj oboljelih naglo povećao. 23. siječnja vlasti su blokirale pokrajinu Hubei da bi se spriječilo širenje virusa. Sljedećeg je dana, na Novu godinu, moja obitelj namjeravala otići u kino. Kada smo iz medija saznali da su kina u cijelom gradu zatvorena, postali smo svjesni ozbiljnosti epidemije. Dva dana poslije vlasti su objavile nezapamćena otkazivanja događanja tijekom Ljetnog festivala i ja sam otkazala dugo planirano obiteljsko putovanje. Djeca su bila shrvana, ali naše je zdravlje i sigurnost na prvom mjestu.
Zheng i njezini kolege u Microsoftu u Kini blisko surađuju radeći na daljinu.
Što kažem kada me netko pita kako je sada raditi Kini? Kada radite na daljinu, ne trošite vrijeme na putovanje na posao i s posla, a ni ne brinete više kako ćete se odjenuti. A budući da su mnogi restorani zatvoreni, svi usavršavamo svoje kulinarske vještine. No uz djecu koja ne idu u školu – i dadilje koje također moraju ostati kod kuće – teško je ostati produktivan.
Što smo naučili radeći na daljinu
Premda je naš tim navikao raditi na daljinu, prethodnih je nekoliko tjedana zaista postalo jasno što je sve potrebno za uspješan i održiv rad na daljinu. Ovo su moje tri glavna savjeta.
Ostanite zdravi.
Smisao prelaska na rad na daljinu jest zaštita našeg zdravlja minimiziranjem kontakta s virusom. To je svima jasno. Manje je očito da vas rad tamo gdje živite također izlaže stresu. Da biste zadržali mentalno zdravlje dok radite od kuće, ključno je odvojiti vrijeme za tjelovježbu, zdravu prehranu i odmor od zaslona.
Nemojte odgađati obaveze.
Dok radite na daljinu, možete doći u iskušenje da odgodite neke obaveze. No timovi koji ostvaruju odlične rezultate radeći na daljinu pronalaze načine da obave sve što je potrebno putem interneta. Ako ste zakazali sastanke s dva sudionika, održite ih. Ako ste planirali velike sastanke, održite ih. Ako ste spremni za razmjenu ideja o predstojećoj prezentaciji, uključite se u toj videopozivu.
Pružite podršku članovima tima.
Ovo me iskustvo naučilo i da je podrška drugima najbolji način da ostanemo pozitivni i puni energije. Internetske alate ne koristimo samo za posao, razmjenu fotografija obitelji i ljubimaca i međusobnu razmjenu informacija tijekom dana. Međusobno ohrabrivanje ne samo što je dobro za održavanje morala, već i pridonosi jedinstvu tima dok radimo odvojeno.
Što sam naučila od klijenata
Tijekom proteklih nekoliko tjedana imali smo priliku vidjeti kako klijenti u Kini iz temelja mijenjaju način na koji rade. Ovo su tri stvari potrebne za uspješno poslovanje tvrtke ili ustanove koje sam naučila od klijenata.
Odmah otvorite linije komunikacije.
Kada zaposlenici rade na daljinu, važnije je nego ikad prije pobrinuti se da budu informirani o poslovanju. Jedan od naših klijenata, velika osiguravateljska tvrtka iz Azije, počeo je emitirati videoporuke za svoje zaposlenike da bi svi imali pristup najnovijim informacijama. Dok svi pokušavaju uskladiti rad od kuće s brigom za djecu i drugim izazovima, snimljeni videozapisi zaposlenicima omogućuju da ostanu u tijeku kada ne mogu prisustvovati sastancima uživo.
Nastavite s radom.
Premda odgađanje planova dok se svi ne budu mogli sastati može biti privlačno, ovdašnje tvrtke pronalaze načine da nastave s radom. Prema preporuci vlasti, mnoge su škole uspjele na vrijeme početi s nastavom tako što su sve preselile na internet. Učenicima pojednostavnjuju stvari stvaranjem jasnih rasporeda, održavanjem događanja za podizanje morala, npr. kulinarskih izazova, te pažljivim podjelom zadataka i drugih informacija da učenici ne bi bili preopterećeni.
I veliki se sastanci mogu preseliti na internet.
Mnogi su od nas navikli na kratke pozive ili videočavrljanja s nekoliko članova tima, ali putem interneta mogu se uspješno održavati i veliki i formalni sastanci. Budući da se brojni zaposlenici odlučuju na rad na daljinu, ovdašnje bolnice održavaju sastanke osoblja na daljinu. Jedna bolnica u Dalianu, primjerice, održava velike sastanke osoblja putem aplikacije Teams. Za uspješne mrežne sastanke ključno je postaviti jasan dnevni red, primjenjivati uključivost rješavanjem eventualnih problema sa zvukom na početku sastanka i pisanjem jasnih bilješki za zajedničko korištenje kao materijala za daljnji rad nakon sastanka. Imajte na umu i da, ako to vaša tvrtka ili ustanova dopušta, sastanke možete snimiti za sve koji mu nisu prisustvovali.
Ja ni mnogi drugi diljem svijeta nismo ovako zamišljali početak nove godine. No mnogo smo naučili. I aplikacija Teams bila je nevjerojatno koristan alat koji nam je pomogao da prevladamo izazove. Mnogi nisu svjesni da je aplikacija Teams već dostupna besplatno. Posjetite ovu stranicu da biste saznali više. No bez obzira na to za koje se alate odlučili, nadam se da će ovi savjeti biti korisni te vama i vašim obiteljima želim sve najbolje!
