Ostanite produktivni tijekom rada s udaljenog mjesta uz Microsoft Teams

Kako u jednom danu desecima tisuća zaposlenika omogućiti rad od kuće? Uz širenje pandemije COVID-19 diljem svijeta, to je prošlog tjedna bilo najvažnije pitanje u Microsoftu. Prošle smo srijede to jednostavno učinili. Oko 50 000 Microsoftovih zaposlenika u Seattleu dobilo je poruku e-pošte u kojoj se od njih tražilo da rade od kuće ako je to moguće. Teams se kod nas već često koristio, no u prvim danima rada od kuće korištenje se među Microsoftovim zaposlenicima u SAD-u znatno povećalo. Do kraja četvrtka čavrljanja su se povećala za 50 posto, a sastanci za 37 posto. Povećanje korištenja primjetno je i kod korisnika jer se zaposlenici diljem svijeta prilagođavaju na sastanke, razgovore i suradnju isključivo putem interneta. Svima želimo pomoći da se lakše nose s tim izazovom. Kao tim za Teams mnogo smo vremena proveli proučavajući načine na koje rad od kuće može biti produktivan i zdrav. Pogledajte naše savjete u nastavku.

Kratka napomena prije nego što pročitate savjete: navedeni su savjeti dio naših nastojanja da svima omogućimo da ostanu povezani i produktivni u ovim teškim vremenima. Prošlog sam tjedna objasnio kako pojedinci te tvrtke i ustanove mogu besplatno dobiti Teams te predstavio sveobuhvatan plan za neometan rad servisa tijekom ove krize. Podijelili smo i nevjerojatne priče naših korisnika i zaposlenika širom svijeta, uključujući priču o nastavnicima i učenicima u Hong Kongu koji koriste tehnologiju za sjajne inovacije u e-učenju te priču o korisnicima unutar i oko Kine koji su otkrili pametne načine za nastavak rada. No naši korisnici traže smjernice za prijelaz na rad s udaljenog mjesta. Nastavit ćemo pružati savjete, informacije i inspirativne priče tijekom trajanja pandemije, pa provjeravajte ovu stranicu u nadolazećim danima.

Početak rada

Ako prelazite na rad s udaljenog mjesta, nekoliko ključnih navika pomoći će vam da to uspješno ostvarite.

Uredite svoj radni prostor

Ako nemate kućni ured, ne brinite. I dalje od kuće možete raditi na produktivan način. Teams je, zapravo, virtualni ured koji možete ponijeti sa sobom gdje god pošli. Premda kod kuće možda nemate pisač, fizičke datoteke ili stolni telefon, na servisu Teams možete izravno pregledavati dokumente, spremati datoteke na mjesta na kojima im ovlaštene osobe mogu pristupati te se brzo uključivati u razgovore i sastanke. Osim toga, važno je imati i radni prostor kod kuće u kojem možete biti produktivni i u kojem vas nitko ne ometa. Prostor za doručak, mirni kutak sobe, nekorišteni stol za igru u sobi za opuštanje – svaki prostor u kojem se možete fokusirati možete upotrijebiti i kao radni prostor. Ne brinite ako tijekom dana napravite mali nered jer tijekom videosastanaka možete koristiti pozadinsko zamućenje da bi se vaši suradnici usredotočili samo na vas.

Komunikacija, komunikacija, komunikacija

Unatoč tome što mnoge osobe barem dio vremena rade od kuće, i dalje se oslanjamo na ritam i radno vrijeme koje se temelji na fizičkoj prisutnosti u uredu.  Tijekom rada od kuće vaš se dnevni ritam može promijeniti. To posebno vrijedi ako osim rada morate brinuti i o djeci. Na jasan način obavijestite članove tima i suradnike o svom radnom vremenu da bi znali kada ste dostupni i kada vam se mogu obratiti. Na servisu Teams možete postaviti i poruku o statusu da biste na proaktivan način obznanili svoju dostupnost.

Osim toga, pokušajte steći naviku čestog slanja izvješća o onome što radite svojim suradnicima. Tvrtke u kojima svi zaposlenici rade s udaljenog mjesta naglasak stavljaju na dokumentaciju jer je to ključan način održavanja veza kada zaposlenici nisu na istom mjestu. Preporučujemo vam da šaljete obavijesti, uvide i korisne resurse koje otkrijete putem kanala servisa Teams da bi svi članovi tima mogli pratiti što radite kada nemate mogućnost da o tome popričate u hodniku. Kasnije u kanalu možete potražiti ideje i sadržaje koji su vam potrebni.

Držite se pravila za očuvanje zdravlja 

Bez uobičajenih radnji tijekom radnog vremena, primjerice šetnje radi kupnje užine ili putovanja do posla, uzimanje stanki od rada može postati problem. Zaposlenici koji rade s udaljenog mjesta ponekad zaborave uzeti stanku za vježbu, socijalizaciju ili obrok. To brzo može dovesti do stresa i sindroma sagorijevanja. Zapamtite: vaše je zdravlje na prvom mjestu. Odvojite vrijeme za obroke, pijte dovoljno vode i nemojte se na kraju radnog dana zaboraviti “odjaviti” s udaljenog radnog mjesta. Te će vam navike pomoći da ostanete zdravi te dugoročno produktivniji.

Održavanje učinkovitih sastanaka

Prihvatite mrežne sastanke

U nedostatku fizičke sobe za sastanke povezivanje svih zaposlenika čini se najvećim izazovom rada s udaljenog mjesta. Ako održavanje sastanaka selite na Teams, pobrinite se da svi sastanci imaju mogućnost virtualnog uključivanja da biste stvorili internetsku sobu za sastanke. Ako s time nemaju problema, sudionicima preporučujemo i da uključe svoje kamere. Uz interakciju licem u lice svi se osjećaju bolje povezanima. Teams ima širok spektar certificiranih kamera koje možete odabrati te uređaja kao što su slušalice i zvučnici, pa uvijek možete biti sigurni da ćete s kolegama s posla moći jasno komunicirati.

Budite obzirni i inkluzivni

Prijelazom na mrežne sastanke nećete vidjeti neke vizualne znakove na koje se obično oslanjate da biste ocijenili ima li suradnik nešto za reći na sastanku. Osim toga, konferencijski pozivi s previše sudionika mogu otežati davanje svog mišljenja. Organizator sastanka često mora raditi stanke da bi omogućio postavljanje pitanja i sudionike podsjetio da za davanje svog mišljenja mogu koristiti prozor s čavrljanjem u sklopu sastanka.

Snimajte sastanke

Da bi nadoknadili nedostatak komunikacije licem u lice, neki udaljeni zaposlenici zakazuju dodatne sastanke da bi ostali povezani s klijentima, partnerima i suradnicima. Dvostruke je rezervacije teško izbjeći. Ako vaša tvrtka ili ustanova to dopušta, snimajte sastanke na servisu Teams da bi ih suradnici kasnije mogli pogledati. Ako sami ne možete sudjelovati na sastanku, podsjetite organizatora da snimi sastanak. Automatski generirana transkripcija također je iznimno korisna kada se želite prisjetiti informacija o kojima se pričalo na sastanku na kojem ste sudjelovali. Želite li saznati više o sastancima na servisu Teams? Ovdje pogledajte još savjeta.

Održavanje veza

Nadoknadite razgovore u hodnicima

Mnoštvo osoba koje rade s udaljenih mjesta kaže da im iz uredskog okruženja najviše nedostaju neobavezni razgovori. Čavrljanja pokraj spremnika s vodom ili police sa slatkišima nisu nas samo povezivala, već su često rezultirala i dijeljenjem važnih informacija i uvida koje u suprotnom ne bismo dobili. Budite odlučni u obraćanju suradnicima i povezivanju s njima. Čavrljanje putem interneta smatrajte virtualnim spremnikom s vodom te nemojte zaboraviti redovito komunicirati sa suradnicima. Emotikoni, GIF-ovi i naljepnice omogućuju vam da pričate na zabavan i opušten način.

Povežite tim

Tijekom rada s udaljenog mjesta možete se osjećati izolirano. Kao vođa tima važno je da stvorite dovoljno prilika za virtualnu suradnju cijelog tima. Zadržite uobičajeni način održavanja timskih sastanaka ili ručkova, samo ga prilagodite mrežnom održavanju. Za opće rasprave koje bi svima mogle biti korisne koristite kanal “Općenito” na servisu Teams. Za velike sastanke na kojima razmjenjujete ideje koristiti možete aplikaciju Microsoft Whiteboard koja pruža neograničeno digitalno platno na kojem sudionici mogu razvijati ideje i surađivati na njima izravno na servisu Teams. Voditeljima timova preporučujemo i preuzimanje aplikacije Crisis Communication Power App. Tu prilagodljivu aplikaciju možete koristiti da biste i vi i vaš tim ostali informirani o svemu što je potrebno znati tijekom ove pandemije.

Zabavite se!

Uslijed svih promjena koje podrazumijeva rad s udaljenog mjesta važno je poticati moral tima i održavati ga na visokoj razini. Na servisu Teams možete učiniti mnogo toga što će članovima tima omogućiti da budu pozitivni i angažirani. Razmjenjujte vijesti i priče u timskom razgovoru ili održite fotografski natječaj. Jedan od naših korisnika u Kini održao je kulinarsko natjecanje za učenike koje ja naišlo na sjajan odaziv.

Svjestan sam da svaki pojedinac i svaki tim radi na drugačiji način. No nadam se da će vam savjeti našeg tima pomoći da ostanete produktivni i povezani dok se prilagođavate novom načinu rada. Ne zaboravite da Teams možete početi koristiti već danas prijavom ili besplatnom registracijom.

Pripremite se za rad s udaljenog mjesta! Preuzmite naš kontrolni popis za rad s udaljenog mjesta i pošaljite ga članovima svog tima.

Kontrolni popis za rad s udaljenog mjesta:

• Uredite svoj radni prostor
• Često komunicirajte
• Držite se pravila za očuvanje zdravlja
• Prihvatite mrežne sastanke
• Budite obzirni i inkluzivni
• Snimajte sastanke
• Nadoknadite razgovore u hodnicima
• Povežite tim
• Zabavite se!