Što smo nakon 2 tjedna saznali o radu s udaljenog mjesta

U dva tjedna otkad je naš tim u Puget Soundu prešao na rad s udaljenog mjesta borba protiv bolesti COVID-19 dodatno se pojačala. Mnogi ljudi u zemljama diljem svijeta jednostavno ostaju kod kuće. Budući da su škole, crkve, tvrtke i uredi zatvoreni, tek sad otkrivamo kako je zaista cijelo vrijeme boraviti s obiteljima kod kuće i pritom nastojati ostati produktivan i povezan s timovima na poslu. Toliko je toga za naučiti. Trenutna je situacija moj tim potaknula da ispočetka sagleda sve od zakazivanja sastanaka do upravljanja timovima, a čujem da su si i mnogi korisnici postavili isti zadatak. Želim s vama podijeliti važne zaključke do kojih smo do sada došli kao tim u kojem svi članovi rade od kuće. Nadam se da će vam ti zaključci biti od pomoći dok se i sami pokušavate snaći u novoj situaciji.

Kratka napomena prije nego što prijeđemo na stvar: ovaj smo prostor koristili za dijeljenje savjeta, korisničkih priča i informacija tijekom pandemije bolesti COVID-19. Ova je objava nastavak na prošlotjednu u kojoj smo naveli savjete za prijelaz na rad s udaljenog mjesta uz Microsoft Teams. U toj ste objavi mogli pročitati i smjernice za premještanje događaja uživo na internet zajedno s pojedinostima o korištenju Microsoftovih alata i uvida od voditelja za događaje u Microsoftu. Dodali smo i savjete za IT odjele i glavne službenike za zaštitu podataka od voditelja iz tih područja. U narednim ćemo danima nastaviti ovdje objavljivati sadržaj povezan s radom s udaljenog mjesta, pa nas nastavite pratiti. U redu, prijeđimo sada na lekcije iz protekla dva tjedna.

1. Smjernice za suradnju od kuće

Većina tvrtki i ustanova ima priručnike koji zaposlenicima nalažu kako se ponašati u uredskom okruženju. Prijelazom na rad s udaljenog mjesta brzo smo uvidjeli da su zaposlenicima potrebne smjernice i za takav način rada. Mnoge osobe prvi puta rade s udaljenog mjesta te nisu imale puno vremena za pripremu na promjene. Naš tim ima pitanja: Kako postaviti prostor u kojem se možete fokusirati? Kako održavati odnose kada susreti licem u lice nisu mogući? Zašto nam se čini da nikada nije pravi trenutak za pauzu? Dodajte svemu tome izazov koji predstavljaju djeca ili drugi članovi obiteljima o kojima brinete – što je tijekom ove pandemije za mnoge realnost – i sasvim je logično očekivati da će neki zaposlenici imati problema.

Da bismo riješili taj problem, prošlog smo tjedna zaposlenicima poslali sveobuhvatni vodič za rad od kuće. Smatramo da bi i vama mogao koristiti, pa smo pripremili verziju za korisnike koju možete poslati svojim zaposlenicima. Ta je verzija prepuna konkretnih savjeta, od postavljanja fizičkih i virtualnih radnih stanica do najboljih praksi za obavještavanje članova tima o svojoj dostupnosti.

2. Upravljanje uzastopnim sastancima

U uredu je prirodno između dva uzastopna sastanka imati pauzu. Sudionici prolaze hodnikom, u prvih nekoliko trenutaka čeka se da svi stignu te se vode neobavezni razgovori dok se članovi tima pozdravljaju i razmjenjuju novosti. Često ni ne primijetimo te male pauze tijekom radnog tjedna. Tek kad prijeđemo na rad s udaljenog mjesta shvatimo koliko su nam te pauze potrebne i koliko smanjuju stres tijekom dana s više sastanaka.

Kako se pobrinuti da se tim sastaje koliko je god često potrebno, ali da pritom između sastanaka postoje pauze? Zaposlenicima predlažemo da zakazuju sastanke tako da završavaju pet minuta prije završetka punog sata ili pola sata. Time se neznatno skraćuje vrijeme sastanaka, a izbjegava sudjelovanje na uzastopnim sastancima bez pauze koje može dovesti do sindroma sagorijevanja.

3. Stvaranje prostora za odmor

Na radnim mjestima svakodnevno pronalazimo načine za odmor, i to često radimo nesvjesno. Priprema večere za obitelj, druženje s prijateljima u teretani nakon posla ili vožnja autobusom kući daju nam odmak od dnevnih događaja i omogućuju nam da se pripremimo za ono što slijedi. Tijekom rada s udaljenog mjesta uzimanje kratkog odmora čak i u najboljim okolnostima može predstavljati problem. Da bismo pomogli zaposlenicima, sada nudimo virtualne meditacijske sesije kojima se mogu pridružiti kada im je potreban kratak odmor od posla.

Ako se i vi odlučite na taj potez, evo nekoliko praktičnih savjeta koje možete podijeliti sa zaposlenicima koji još nisu sudjelovali u meditaciji putem interneta. Najprije pronađite mjesto na kojem vas nitko neće ometati. Zatim isključite mikrofon da bi drugi mogli uživati u tišini. Na kraju putem kamere gledajte voditelja sesije koji daje upute za tehnike disanja. Kada ih usvojite, možete isključiti kameru i potpuno se usredotočiti na smirivanje svog uma.

4. Nastavak razvoja timske kulture

Od sastanaka svih zaposlenika do slavlja malih postignuća, pozitivna timska kultura temelji se na čestim susretima. Budući da su mnogi od nas prešli na rad s udaljenog mjesta, lako je početi razmišljati o tome da je potrebno obaviti samo ključne stvari i pritom otkazati važne događaje i zabavne timske trenutke dok se sve ne vrati u normalu.

Smatramo da je, kad god je to moguće, najbolje nastaviti razvijati timsku kulturu čak i kada svi članovi tima nisu na jednom mjestu. Zakazali ste rođendansku proslavu za člana tima? Organizirajte sastanak na servisu Teams i pošaljite sve GIF-ove za čestitanje rođendana. U planu je velika prodajna konferencija na vašoj lokaciji? Počnite razmišljati o tome kako je održati virtualnim putem. Ako pak je vrijeme za kvartalni team building izvan lokacije, održite ga. Vaš će tim biti spreman za razmjenu ideja i povezivanje. Održavanje susreta kojima se razvija timska kultura dok svi rade od kuće može se u početku smatrati zahtjevnim, no dodatan trud uložen u to da svi ostanu povezani i motivirani za nastavak rada na kraju će se isplatiti.

5. Vježbanje ključnih vještina upravljanja

Zaposlenici se oslanjaju na to da će ih voditelji provjeravati, voditi kroz promjene te pomoći u rješavanju problema. Dok se vaš tim navikava na novi način rada te se nosi sa svjetskom zdravstvenom krizom, vaša im je podrška potrebnija no ikad. No kako uspješno upravljati timom kad nisu svi na istom mjestu?

Sve što smo saznali o upravljanju s udaljenog mjesta naveli smo u našem vodiču za rad od kuće. Ti savjeti obuhvaćaju poticanje inkluzivnosti, česte provjere te davanje smjernica članovima tima da bi sami otkrili vlastite najbolje prakse za rad s udaljenog mjesta. Svaki se zaposlenik trenutno bori s jedinstvenim izazovima te situaciji pristupa na drugačiji način. Voditelji moraju razumjeti i reagirati na pojedinačne potrebe članova tima u što većoj mjeri.

Do navedenih zaključaka došli smo nakon dva tjedna promatranja navika prilikom rada s udaljenog mjesta. Od zakazivanja sastanaka na način koji omogućuje uzimanje kratkih pauzi do učinkovitog upravljanja timovima koji rade s udaljenog mjesta, otkrivamo mnogo toga o ovom novom načinu rada. Siguran sam da će te smjernice vrijediti i nakon pandemije bolesti COVID-19 s obzirom na to da tvrtke i ustanove diljem svijeta sve više prelaze na rad od kuće. Voljeli bismo čuti i što vi i vaš tim mislite i do kojih ste do sada zaključaka došli. Uključite se u razgovor na stranici o razvoju zajednice prilikom rada s udaljenog mjesta.