Hibridni je rad već moguć. Jeste li spremni?

U Microsoftu smatramo da je hibridni rad budućnost. U budućnosti će svim tvrtkama biti potreban trebati novi model poslovanja za hibridni rad koji se ne oslanja na stare norme, kao što je 8-satni radni dan od 9 do 17. Očekivanja zaposlenika zauvijek su se promijenila i više od 80 % rukovoditelja izjavilo je da očekuju fleksibilnije pravilnike o radu od kuće nakon pandemije, a više od 70 % zaposlenika da namjeravaju iskoristiti te pravilnike. Da bi bili konkurentni na ovom novom tržištu rada, rukovoditelji moraju prigrliti iznimnu fleksibilnost u pogledu vremena, mjesta i načina rada zaposlenika.

Svi klijenti s kojima sam razgovarao žele zaposlenicima omogućiti dinamičan, fluidan i na oblaku utemeljen rad. Žele zaposlenicima omogućiti rad ne samo s bilo kojeg mjesta, veći i u bilo koje vrijeme uz pomoć rješenja koja omogućuju sinkronu i asinkronu suradnju. Za to su potrebne promjene na razini cijele tvrtke ili ustanove. Od IT-ja i odjela za ljudske resurse do marketinškog i proizvodnog odjela – za to se rukovoditelji iz cijele tvrtke ili ustanove moraju okupiti i zajednički redefinirati rad. 

Upoznajući se novim načinom rada eksperimentiramo i razmjenjujemo saznanja kako se rad razvija. Danas želim podijeliti naš pristup omogućivanju fleksibilnog rada zaposlenicima diljem svijeta. To je trodijelna strategija: Najprije stvorite pravilnik koji zaposlenicima omogućuje iznimnu fleksibilnost. Zatim redefinirajte fizičke prostore. I na kraju uložite sredstva u tehnologije koje povezuju zaposlenike bilo gdje i bilo kad.

Pogledajmo pobliže svaki od tih koraka.

Stvaranje pravilnika radi omogućivanja iznimne fleksibilnosti zaposlenicima

Odluke koje donesete danas godinama će utjecati na vašu tvrtku ili ustanovu. Za to je potrebna jasna vizija. Potrebni su vam plan i pravilnici koji vam omogućuju ostvarivanje iznimne fleksibilnosti. Te će odluke utjecati na sve od načina oblikovanja kulture i načina privlačenja i zadržavanja talenata do načina reagiranja na promjene u okruženju i budućih inovacija.

Mnoge tvrtke i ustanove već napravile prvi korak zauzimanjem čvrstih stavova o fleksibilnom radu. Twitter je izjavio da njegovi zaposlenici mogu "zauvijek" raditi na daljinu. Dropbox je objavio da će u osnovi ukloniti uredski prostor za fokusirani rad i transformirati fizičke lokacije tako da budu prikladne za sastanke i suradnju. Spotify se nada da će privući talente plaćama na razini New Yorka i San Francisca za zaposlenike koji rade na daljinu bilo gdje na svijetu. U Microsoftu zaposlenici sada mogu raditi od kuće najviše 50 % vremena . 

Da bi se zaposlenicima omogućila iznimna fleksibilnost, najprije je potrebno odgovoriti na ključna pitanja: Tko će moći raditi na daljinu? Tko će morati dolaziti u ured i koliko dugo će morati ostati u njemu? Gdje će zaposlenici fokusirano raditi kada to bude potrebno? Što je sa suradnjom? U svijetu u kojem su neprestani problemi dio nove normale – s prirodnim katastrofama, geopolitičkim događajima i globalnom zdravstvenom krizom – potrebno je pripremiti se za reakciju na neočekivane promjene. Novi fleksibilni pravilnici kodificiraju odgovore na ta pitanja te zaposlenicima daju jasnoću i smjernice dok eksperimentiraju. 

Redefiniranje fizičkih prostora

Kada odredite pravilnike za iznimnu fleksibilnost, koristite ih kao smjernice za svoj pristup fizičkom prostoru. Više se nećemo morati oslanjati isključivo na fizičke prostore za suradnju, povezivanje i stvaranje društvenog kapitala. No prostor će i dalje biti važan. Mi smo društvena bića i želimo se sastajati, razmjenjivati ideje i doživjeti energiju događaja uživo. Uredski će prostor u budućnosti morati povezati fizički svijet i digitalni svijet te zadovoljiti jedinstvene potrebe svakog tima i određenih uloga.

Svrhovit dizajn

U Microsoftu anketiramo zaposlenike i gledamo na sve od društvenih grafova do obrazaca prometa zaposlenika da bismo utvrdili kako timovima dati prostore koji su im potrebni znajući da će se te potrebe s vremenom razvijati. Prodajni timovi koji moraju rijetko dolaziti u ured mogu koristiti hotelski model za rezerviranje radnih stanica na jedan dan ili sat, dok će inženjerskim timovima možda biti potrebni posebni prostori za suradnju i radne stanice. Da bismo udovoljili radnicima na daljinu, istražujemo vanjske centre za suradnju. Budući da znamo da će se naš način rada nastaviti razvijati, u svaki prostor koji dizajniramo ugrađujemo fleksibilnost.

Povezivanje fizičkog okruženja s digitalnim

Od ključne je važnosti i da razmislite o povezivanju osobnog i daljinskog okruženja. Zajednički rad kada su svi u uredu prilično je jednostavan. U proteklih 12 mjeseci otkrili smo kako raditi kada svi rade od kuće. Izazov će predstavljati zahtjevno kombinirano okruženje, kada su neki zaposlenici fizički zajedno, a drugi se pridružuju virtualno. 

Današnja vrhunska značajka Microsoft Teams Rooms obuhvaća kvalitetan zvuk i videoprikaz da bi se svi dobro vidjeli i čuli. Kamere u sobama za sastanke omogućuju videostrujanje visoke razlučivosti i optimiziraju prikaz tako što kadriraju osobe u prostoriji ili prate osobu koja govori. Inteligentni zvučnici prepoznaju tko u prostoriji govori i u transkriptima sastanaka prikazuju se imena i profili osoba. Značajke kao što su titlovi uživo, transkripcija uživo, dizanje ruke, reakcije i čavrljanje pojednostavnjuju praćenje i omogućuju neverbalno iznošenje mišljenja ili iznošenje mišljenja bez prekidanja osobe koja govori. Digitalne zaslonske ploče, kojima je moguće pristupiti u sobi za sastanke i kod kuće, potiču suradnju i zajedničko stvaranje. Osobe u uredu mogu izravno rukopisno unositi na uređaju Surface Hub ili na vlastitom mobitelu ili prijenosnom računalu i udaljeni sudionici mogu crtati u istom zajedničkom digitalnom području crtanja. Uz to, kamere s mogućnošću pametnog snimanja mogu snimati i poboljšavati slike i tekst na analognoj zaslonskoj ploči, fokusirati ih te im mijenjati veličinu da bi udaljeni sudionici mogli jasno vidjeti razmjenu ideja putem zaslonske ploče u stvarnom vremenu, čak i kada netko stoji ispred zaslonske ploče.

Sve je do već danas dostupno u značajki Microsoft Teams Rooms, ali to je samo početak. Naša je vizija da će ne tako dalekoj budućnosti sastanci postati prožimajuća iskustva koja nam omogućuju da "budemo tamo" s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Naša vizija budućnosti uključuje promjene izgleda soba za sastanke uz više zaslona koji stvaraju dinamične prikaze sudionika, čavrljanje, zaslonske ploče, sadržaj i bilješke te poboljšanja tehnologija u prostoriji uz koje sudionici na daljinu mogu lakše pratiti sastanak i sudjelovati u njemu. 

Uložite sredstva u tehnologiju koja povezuje zaposlenike bilo gdje i bilo kad

Osim fizičkih prostora, vaš plan za iznimnu fleksibilnost trebao bi uključivati tehnologiju koja omogućuje timski rad i stvara novo digitalno okruženje za zaposlenike koje ih prati kamo god pošli.

Kada je pandemija prisilila ljude diljem svijeta da prijeđu na rad na daljinu, videkonferencije su postale glavni alat za povezivanje i nastavak rada. Tijekom prvih nekoliko mjeseci zaposlenici su sudjelovali u 55 % više digitalnih sastanaka u odnosu na razdoblje prije pandemije bolesti COVID-19 i svi smo zbog toga bili pod stresom i preopterećeni. Videokonferencije će uvijek biti važne, ali one s samo jedan od alata i ne pružaju infrastrukturu za komunikaciju i suradnju potrebnu za hibridni rad. Microsoft Teams jedino je rješenje koje objedinjuje sastanke, čavrljanje, pozive i suradnju na jednom mjestu integrirane s aplikacijama sustava Office i alatima za automatizaciju poslovnih procesa. Osim toga, Microsoft Teams omogućuje suradnju između stručnjaka i zaposlenika za komunikaciju s klijentima te prirodno stapa sinkroni i asinkroni rad. To je jedina aplikacija koja omogućuje sve i nudi organizacijski sloj koji podržava tijek rada na svim razinama tvrtke. 

U aplikaciji Teams protekle smo godine predstavili više od 100 novih značajki, koje su sve stvorene imajući na umu iznimnu fleksibilnost, a planiramo još mnogo drugih značajki. No moramo se još više potruditi da bismo omogućili podršku za nove obrasce distribuiranog rada. Microsoft Viva prva je integrirana platforma za zaposlenike osmišljena za hibridni rad. Teams i Viva zajedno predstavljaju tehnološku platformu koja će povezati vaše zaposlenike i pomoći im da se snađu u novom okruženju.

Rad se brzo razvija i povratak na stanje prije pandemije nije moguć. S obzirom na to da se diljem svijeta provodi cijepljenje, vlasnicima tvrtki diljem svijeta potreban je plan za novi poslovni model – iznimnu fleksibilnost. Premda i dalje svi učimo u hodu, jasno je da će svakoj tvrtki ili ustanovi biti potrebne tri stvari: novi pravilnici, preustrojeni fizički prostori i tehnologija koja sve to povezuje. Pred nama su izazovi, ali optimistični smo u pogledu stvaranja budućnosti koja zaposlenicima omogućuje povezivanje s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme uz svakodnevnu maksimalnu učinkovitost.