Pagājušas 2 nedēļas: ko esam uzzinājuši par attālināto darbu

Divās nedēļās kopš mūsu darba grupa šeit, Pjudžita šaurumā, pārgāja uz attālināto darbu, cīņa pret COVID-19 ir kļuvusi intensīvāka. Daudz cilvēku visā pasaulē vienkārši paliek mājās. Kad skolas, baznīcas, uzņēmumi un biroji ir slēgti, mēs atklājam, ko patiesībā nozīmē būt mājās ar mūsu ģimenēm, vienlaikus mēģinot saglabāt darba ražīgumu un saglabāt saikni ar mūsu darba grupām. Ir tik daudz, ko mācīties. Mūsu pašreizējā situācija ir spiedusi manu darba grupu pārskatīt visu procesu, sākot no sapulču plānošanas līdz pat mūsu grupas vadībai, un esmu dzirdējusi, ka daudzi klienti rīkojas tāpat. Es vēlējos dalīties ar jums dažās svarīgās atziņās, ko esam atklājuši kā darba grupa, kas strādā pilnībā attālināti. Ceru, ka šīs mācības būs noderīgas jūsu pieredzē.

Īsa piezīme pirms iedziļināmies: Mēs esam izmantojuši šo vietu, lai dalītos ar padomiem, klientu stāstiem un informāciju visā COVID-19 pandēmijas laikā. Šis ieraksts ir turpinājums ierakstam, ar kuru dalījāmies pagājušonedēļ, sniedzot padomus par pāriešanu uz attālināto darbu ar Microsoft Teams. Mēs esam snieguši norādījumus par to, kā rīkot pasākumus tiešsaistē — ar detalizētu informāciju par to, kā izmantot Microsoft rīkus, kā arī ieskatus no mūsu pasākumu vadītāja korporācijā Microsoft. Mēs esam dalījušies ar padomiem IT nodaļām un informācijas drošības pārziņiem no šo jomu labākajiem speciālistiem. Turpmākajās dienās turpināsim publicēt papildu saturu par attālināto darbu, tāpēc regulāri atgriezieties un pārskatiet jaunumus. Labi, pievērsīsimies mūsu mācībām no pagājušajām divām nedēļām.

1. Dalieties ar norādījumiem darbam no mājām

Vairākumā organizāciju ir mācību rokasgrāmatas par to, kā darbiniekiem ir jāstrādā biroja vidē. Pārejot uz attālināto darbu, mēs ātri sapratām, ka darbiniekiem ir nepieciešami norādījumi arī attiecībā uz šāda veida darbu. Daudzi no mums pirmoreiz strādā attālināti, un bija ļoti maz laika, lai sagatavotos izmaiņām. Mūsu darba grupai ir jautājumi. Kā iestatīt vietu, kurā varat strādāt koncentrēti? Kā uzturēt saziņu, ja nevarat satikties aci pret aci? Kāpēc ir sajūta, ka nekad nav īstais brīdis paņemt pārtraukumu? Pievienojiet tam problēmu, ko rada bērni vai citiem aprūpējami ģimenes locekļi mājās — realitāte daudziem no mums šīs pandēmijas laikā, un neizbēgami, ka dažiem darbiniekiem ar to būs jāsaskaras.

Lai risinātu šo vajadzību, pagājušajā nedēļā mēs izplatījām visaptverošu pamācību darbam no mājām saviem darbiniekiem. Mēs domājām, ka tas varētu būt noderīgi, tāpēc izveidojām klientu versiju, ko jūs varat kopīgot ar saviem darbiniekiem atbilstoši jūsu vajadzībām. Tajā ir daudz konkrētu padomu, par visu, sākot no fizisko un virtuālo darba vietu iekārtošanas līdz labākajai praksei pieejamības informācijas nodošanai grupas biedriem.

2. Pārvaldiet secīgas sapulces

Birojā starp secīgām sapulcēm bija dabiskas pauzes. Jums ir jāšķērso gaitenis, pie galda jāuzgaida pārējo ierašanās, kā arī neformālās sarunas, kamēr grupas biedri sasveicinās un pievienojas sarunai. Bieži vien mēs nepamanām šos mazos atelpas brīžus darba nedēļas steigā. Tad mēs pārejam uz attālināto darbu un aptveram, cik ļoti tie ir nepieciešami, lai ļautu mums sakārtot sapulču pilnas dienas ritmu.

Kā varat nodrošināt, lai jūs un jūsu grupa satiktos tik bieži, cik nepieciešams, bet varētu paņemt arī pārtraukumus? Mēs aicinām darbiniekus ieplānot sapulces, lai tās beigtos piecas minūtes pirms stundas vai pusstundas beigām. Tas nedaudz saīsina laiku kopā, bet palīdz izvairīties no iespējamas pārpūles, ko rada nepārtraukta sapulču plūsma.

3. Radiet telpu, kurā cilvēki var atslēgties

Strādājot atvērtā pasaulē, mēs ikdienā atrodam veidus, kā atslēgties no darba, bieži nemaz nemeklējot. Pagatavojot vakariņas ģimenei, satiekot draugus trenažieru zālē pēc darba vai ikdienas brauciens mājās ar autobusu palīdz mums atslēgties no dienas notikumiem, lai mēs varētu sagatavoties nākamajai. Pat vislabākajos apstākļos, kad strādājat attālināti, var būt grūti atslēgties. Lai palīdzētu mūsu darbiniekiem, mēs esam sākuši piedāvāt virtuālas meditācijas sesijas, kurām viņi var pievienoties, ja viņiem nepieciešams brīdis, lai atpūstos no darba.

Ja izvēlaties rīkoties līdzīgi, šeit ir daži praktiski padomi, kuros dalīties ar darbiniekiem, kuri nav izmantojuši tiešsaistes meditācijas nodarbības. Vispirms atrodiet klusāku vietu, kur jums neviens netraucēs. Pēc tam izslēdziet mikrofona skaņu, lai citi lietotāji varētu baudīt klusumu. Visbeidzot, izmantojiet kameru, lai skatītos sesijas vadītāja norādījumus par elpošanas paņēmieniem. Kad uzskatāt, ka esat tos apguvis, varat izslēgt kameru, lai pilnībā koncentrētos uz prāta atpūtu.

4. Turpiniet uzturēt grupas iekšējo kultūru

No kopīgām sapulcēm līdz sasniegumu atzīmēšanai — veselīga grupas kultūra ir atkarīga no regulāri pavadīta laika kopā. Tā kā daudzi no mums pēkšņi pārgāja uz attālināto darbu, rodas kārdinājums pievērsties tikai darbam, atliekot svarīgus brīžus un kopīgu jautrību, līdz lietas atgriezīsies normālā stāvoklī.

Mēs esam sapratuši, ka jāizmanto visas iespējas, lai turpinātu uzturēt grupas kultūru pat tad, ja tā ir jāuztur atsevišķi. Vai ieplānojāt dzimšanas dienas ballīti grupas biedram? Pārejiet uz Teams sapulci un pievienojiet apsveikuma GIF failus. Vai tuvojas liela pārdošanas konference? Sāciet apdomāt, kā to sarīkot virtuāli. Un, ja ir pienācis laiks jūsu ceturkšņa grupas saliedēšanas pasākumam, vienkārši sarīkojiet to. Jūsu darba grupa būs vairāk nekā gatava dalīties ar idejām un sazināties. Šādi kopības brīži, kas palīdz uzturēt darba grupas kultūru, sākotnēji var šķist grūti īstenojami attālināti, taču ir vērts ieguldīt pūles, lai visi varētu kopā virzīties tālāk.

5. Vingriniet svarīgākās vadības prasmes

Darbinieki paļaujas uz vadītājiem, kuri visu pārbaudīs, sniegs padomu un izrādīs ieinteresētību viņu problēmu atrisināšanā un nepieciešamā rezultāta radīšanā. Kad jūsu darba grupa pāriet uz jaunu darba stilu, vienlaikus pārvarot globālu veselības krīzi, viņiem vairāk nekā jebkad nepieciešams jūsu kā vadītāja atbalsts. Tomēr kā nodrošināt veiksmīgu vadību, ja esat nošķirti?

Mēs dalāmies ar savām zināšanām par attālināto vadību pamācībā par darbu no mājām. Tas ietver arī pastiprinātu iekļaušanu, biežākas pārbaudes un jūsu grupas dalībnieku apmācību, lai palīdzētu viņiem uzzināt labāko praksi attālinātajam darbam. Katram darbiniekam šobrīd ir jāsastopas ar unikāliem izaicinājumiem, un katrs darbinieks šajā situācijā rīkosies citādi. Vadītājiem ir ļoti svarīgi pēc iespējas labāk saprast un reaģēt uz viņu individuālajām vajadzībām.

Šajās pamācībās tiek atspoguļotas dažas mūsu agrīnās atziņas pēc divas nedēļas ilgas attālinātās apmācības. No sapulču plānošanas, lai iekļautu atpūtas brīžus, līdz efektīvai attālināto darba grupu vadībai — mēs atklājam ļoti daudz jauna par šo darba stilu. Esmu pārliecināta, ka šai pieredzei būs noturīga vērtība arī pēc COVID-19 pandēmijas, jo organizācijas visur turpina piešķirt prioritāti attālinātajam darbam. Tomēr mēs vēlamies arī uzzināt, ko jūs un jūsu darba grupa domā un apgūst. Lūdzu, pievienojieties sarunai mūsu attālinātā darba nodrošināšanas kopienai.