Rămâneți productiv în timp ce lucrați de la distanță cu Microsoft Teams

Cum treceți peste noapte zeci de mii de angajați la lucrul la distanță? Odată cu izbucnirea epidemiei COVID-19 în întreaga lume, aceasta a fost marea întrebare care ne-a frământat la Microsoft săptămâna trecută. Apoi, miercurea trecută, pur și simplu am făcut-o, trimițând un e-mail prin care am rugat aproximativ 50.000 de angajați Microsoft din zona Seattle să lucreze de acasă dacă puteau. Deja foloseam intens Teams, dar, în primele zile de lucru numai la distanță, utilizarea în rândurile angajaților Microsoft din SUA a crescut semnificativ. Până la sfârșitul zilei de joi, folosirea chatului crescuse cu până la 50 de procente săptămânal, iar întâlnirile cu 37 la sută. Vedem de asemenea creșteri în utilizare și la clienți, deoarece lucrătorii de pretutindeni se adaptează la întâlnirile, chaturile și colaborarea exclusiv online. Dorim să îi ajutăm pe toți să treacă cu bine peste această provocare. Noi, echipa din spatele Teams, am petrecut mult timp învățând despre cele mai bune metode pentru a face ca lucrul de acasă să fie productiv și sănătos. Așadar, m-am gândit să vă împărtășesc sfaturile noastre de mai jos.

O notă rapidă înainte de a merge mai departe: Aceste sfaturi fac parte din efortul nostru continuu de a-i ajuta pe toți să rămână conectați și productivi în timpul acestei perioade dificile. Săptămâna trecută, v-am spus cum pot care persoanele fizice și organizațiile să obțină Teams gratuit, împreună cu planul nostru cuprinzător de menținere a funcționalității serviciilor pe parcursul crizei. Am împărtășit de asemenea relatări incredibile de la clienți și angajați din întreaga lume, inclusiv profesori și studenți din Hong Kong, care folosesc tehnologia pentru inovații de e-learning uimitoare și clienți din și din jurul Chinei care au găsit modalități inteligente de a face ca treaba să meargă mai departe. Dar clienții noștri ne cer și idei despre trecerea la munca de la distanță. Pe parcursul epidemiei, vom continua să oferim sfaturi, informații și relatări pline de inspirație de la clienți, reveniți aici să le vedeți în zilele care vor urma.

Noțiuni de bază

Atunci când treceți la munca de la distanță, sunt câteva obiceiuri esențiale care vă vor garanta succesul.

Configurați-vă spațiul de lucru

Nu vă faceți griji dacă nu aveți un birou acasă. Puteți fi în continuare productivi când lucrați de acasă. De fapt, am proiectat Teams ca un birou virtual pe care îl puteți lua cu dvs. oriunde ați merge. Deși este posibil ca acasă să nu aveți o imprimantă, dosare fizice sau un telefon de birou, puteți să extrageți documentele direct în Teams, să stocați în siguranță fișierele acolo unde pot fi accesate de persoanele care trebuie și să intrați rapid în apeluri și întâlniri. Acestea fiind spuse, este important să aveți acasă un spațiu de lucru dedicat, unde să puteți fi productivi și să indicați că vă aflați în modul nu deranjați. Un colț de bucătărie sau de dormitor, o masă de jocuri nefolosită în camera de recreere – orice zonă în care vă puteți concentra poate deveni un spațiu de lucru. Și nu vă faceți griji dacă devine puțin dezordonat pe parcursul zilei, puteți utiliza întotdeauna estomparea fundalului în timpul întâlnirilor video, astfel încât coechipierii dvs. să se concentreze doar asupra dvs.

Comunicați, comunicați, comunicați

Deși mulți dintre noi lucrează de acasă, cel puțin o parte din timp, ne bazăm încă pe ritmuri și ore de bază construite în jurul prezenței noastre fizice la birou.  Atunci când lucrați de acasă, ritmul dvs. zilnic se poate modifica. Acest lucru este valabil mai ales pentru aceia dintre noi care balansează serviciul și îngrijirea copiilor. Comunicați-le în mod clar programul dvs. de lucru colegilor de echipă și colaboratorilor, pentru ca să știe când să vă contacteze. De asemenea, puteți seta un mesaj de stare în Teams, pentru a partaja proactiv aceste informații.

De asemenea, obișnuiți-vă să le trimiteți rapoarte frecvente de progres colegilor dvs. de echipă. Firmele care lucrează numai la distanță tind să pună accent pe documentație, deoarece este o modalitate esențială de a rămâne conectați atunci când lucrați separat. Vă recomandăm să publicați pe canalele Teams actualizări, detalii și resurse de ajutor pe care le-ați descoperit, astfel încât colegii dvs. de echipă să poată fi la curent cu ceea ce faceți, chiar și fără avantajul unei conversații întâmplătoare pe holuri. Ulterior, aceștia pot căuta pe canal idei sau de conținut atunci când au nevoie de ele.

Mențineți limite sănătoase 

Fără semnalele obișnuite ale unei zile de lucru, de exemplu, o plimbare pentru a cumpăra ceva de mâncare la prânz sau naveta zilnică, deconectarea poate fi o provocare. Lucrătorii de la distanță se trezesc uneori lucrând ore întregi fără să facă pauză pentru exerciții, socializare sau o masă adecvată. Acest lucru va duce rapid la stres și epuizare. Rețineți: sănătatea dvs. este pe primul loc. Faceți-vă timp pentru masă, beți multă apă și reamintiți-vă să „plecați de la serviciu” mental la sfârșitul zilei. Aceste comportamente nu vă vor ajuta doar să fiți sănătos, ci și să fiți mai productiv pe termen lung.

Derulați ședințe eficace

Adoptați ședințele online

În absența unei săli fizice de ședințe, s-ar putea ca aducerea laolaltă a tuturor să pară cea mai mare provocare atunci când vine vorba de munca de la distanță. Atunci când mutați ședințele pe Teams, asigurați-vă că toate ședințele au o opțiune de „alăturare” virtuală pentru a crea o sală de conferințe online. De asemenea, vă sugerăm ca toți participanții să activeze camera video dacă le este confortabil să facă acest lucru. Interacțiunea față în față este foarte importantă pentru a-i ajuta pe toți să se simtă conectați. Teams are o selecție largă de camere certificate din care puteți alege, precum și dispozitive precum căști și telefoane cu difuzor, pentru a vă asigura că dvs. și colegii dvs. puteți comunica întotdeauna clar.

Fiți atent și incluziv

Trecerea la ședințele online poate elimina unele dintre indiciile vizuale pe care ne bazăm pentru a vedea dacă un coleg are ceva de spus într-o întâlnire. Iar apelurile de conferință supraaglomerate pot face să fie dificil ca persoanele să își împărtășească opiniile. Organizatorul ședinței ar trebui să se oprească frecvent pentru a stimula întrebările și pentru a le reaminti participanților că pot utiliza și fereastra de chat a ședinței pentru a-și împărtăși gândurile.

Înregistrați-vă ședințele

Pentru a compensa lipsa de timp față în față, unii lucrători de la distanță planifică întâlniri suplimentare pentru a rămâne conectați cu clienții, partenerii și colegii. Programările duble pot fi greu de evitat. În cazul în care organizația dvs. permite acest lucru, înregistrați întâlnirile în Teams astfel încât colegii să poată recupera mai târziu. Dacă nu puteți participa, reamintiți organizatorului să înregistreze în absența dvs. Transcrierea generată automat este și ea super-utilă atunci când încercați să vă amintiți informațiile incluse într-o întâlnire la care ați participat. Doriți să aflați mai multe despre Întâlnirile Teams? Aflați mai multe sfaturi aici.

Rămâneți conectat

Recuperați discuțiile informale ratate

Mulți lucrători de la distanță descoperă că le lipsesc cel mai mult conversațiile informale. Discuțiile de la dozatorul de apă sau de la raftul cu gustări nu doar ne țin conectați, ci scot adesea la suprafață informații sau detalii importante pe care nu le-am fi ghicit. Faceți eforturi deliberate de a contacta și a vă conecta cu colegii dvs. Gândiți-vă la mesaje de chat ca la un dozator virtual de apă și setați-vă un memento să vorbiți regulat cu ceilalți. Emoji-urile, GIF-urile și autocolantele sunt o modalitate distractivă pentru ca pălăvrăgeala să rămână distractivă.

Aduceți echipa laolaltă

Lucrul de la distanță poate să dea senzația de izolare. În calitate de lider, este important să creați oportunități pentru ca întreaga echipă să se adune virtual. Păstrați ritmul ședințelor regulate de echipă sau a meselor împreună, dar faceți-le online. Utilizați canalul „General” din Teams pentru discuții care pot fi interesante pentru toată lumea. Pentru sesiuni mari de brainstorming, puteți utiliza aplicația Microsoft Whiteboard, care le pune la dispoziție participanților la ședință o pânză digitală infinită pentru a participa cu idei și pentru a colabora direct în Teams. De asemenea, le sugerăm liderilor de echipă să descarce aplicația Power Apps Crisis Communication. Puteți utiliza această aplicație care poate fi particularizată pentru a vă informa pe dvs. și echipa dvs. despre tot ce trebuie să știe pe parcursul acestei epidemii.

Distrați-vă!

Cu toate modificările care vin odată cu trecerea la munca de la distanță, este important să încurajați și să mențineți moralul echipei. Există multe lucruri pe care le puteți face în Teams pentru a vă asigura că toți se simt optimiști și implicați. Partajați știri și povești în chatul echipei dvs. sau faceți un concurs de fotografii. Unul dintre clienții noștri din domeniul educației din China a găzduit o provocare de gătit pentru elevi, care s-a dovedit deosebit de populară.

Înțeleg că fiecare persoană și echipă lucrează diferit. Dar sper ca sfaturile de la echipa noastră să vă ajute să rămâneți productiv și conectat în timp ce vă ajustați la un nou mod de lucru. Și nu uitați, puteți începe să utilizați Teams astăzi, prin conectarea sau înscrierea gratuită.

Fiți gata să lucrați de la distanță! Descărcați lista noastră de verificare pentru lucrul de la distanță și partajați-o cu colegii de echipă.

Lista de verificare pentru lucrul la distanță:

• Configurați-vă spațiul de lucru
• Comunicați des
• Mențineți limite sănătoase
• Adoptați ședințele online
• Fiți atent și incluziv
• Înregistrați-vă ședințele
• Recuperați discuțiile informale ratate
• Aduceți echipa laolaltă
• Distrați-vă!