Что такое управление данными?
Управление данными — это важный элемент контроля за корпоративной информацией и ее защиты. Ознакомьтесь с основными понятиями и рекомендациями в этой сфере.
Определение управления данными
Управление данными — это система внутренних политик, которые организации применяют, чтобы контролировать и защищать корпоративные данные и предоставлять к ним доступ. Сложность системы зависит от конкретной компании, но в ней всегда будут присутствовать стандартные элементы: внутренние процессы, политики, определение ролей, показатели и стандарты соответствия. Цель такой системы — помочь людям эффективно и безопасно использовать огромные объемы данных, которые генерируют современные предприятия.
Важность безопасности данных сложно переоценить. Хорошая система управления данными должна не только защищать их, но и обеспечивать контроль над конфиденциальной информацией с момента ее получения и до удаления.
Зачем управлять данными
Чтобы оптимизировать бизнес-процессы и привлекать больше клиентов, компании все чаще разрабатывают, используют и внедряют технологические решения. Из-за такого перехода на цифровые технологии предприятия генерируют большие объемы данных (из внутренних и внешних источников), и информация хранится внутри корпоративной сети. Как же все организовать в таких условиях?
Ответ заключается в управлении данными. Важно, чтобы информация была структурирована, согласована и защищена. Специальные инструменты помогают компаниям контролировать доступ к данным и обрабатывать их в соответствии с применимыми стандартами и регламентами. При этом особое внимание уделяется данным клиентов.
Хорошая система управления данными должна учитывать текущие и будущие потребности конкретной организации, которые касаются объема данных, необходимых разрешений и нормативных требований. В идеале в такие системы должна быть заложена возможность масштабирования по мере роста компании.
Преимущества управления данными
Хорошо продуманная система управления данными дает организациям множество преимуществ.
-
Единый источник данных
Когда данные не содержат противоречий и люди принимают решения на базе одно и той же информации, компания становится более гибкой.
-
Качественные данные
Организации принимают более взвешенные решения, если в их распоряжении оказываются полные и непротиворечивые данные, которыми можно безопасно пользоваться.
-
Улучшенное управление данными
Свод правил и рекомендации по управлению данными позволяют быстро и последовательно удовлетворять потребности организации.
-
Быстрое и последовательное соблюдение требований
Чтобы организации правильно обрабатывали и удаляли данные, можно учесть в корпоративной стратегии нормативные требования ко всем этапам взаимодействия с информацией.
-
Сокращение затрат и повышение эффективности
Если компания оперирует непротиворечивыми данными, возрастает продуктивность работы, упрощается прохождение проверок, а время и ресурсы распределяются более эффективно.
Сложности в управление данными
Новая стратегия управления данными принесет компании большие преимущества, но сначала придется преодолеть определенные сложности. Ниже описаны некоторые из таких сложностей.
Внедрение в масштабах организации. Хорошая система управления данными принесет пользу только в том случае, если все в организации будут ей пользоваться. Чтобы добиться успеха, важно научить обращению с корпоративной информацией все команды: высшее руководство, экспертов по данным и других заинтересованных лиц в компании.
Распределение ролей и обязанностей. Чтобы все понимали, кто отвечает за каждый аспект управления данными, нужно в процессе внедрения этой системы назначить роли и определить обязанности. Например, можно нанять сотрудника на должность директора по данным или администратора данных. Исходя из своих потребностей и доступных ресурсов, каждая организация самостоятельно решает, какой будет структура ее команды по управлению данными.
Разрозненные данные. Если в компании есть несколько подразделений, то внутри них формируются изолированные друг от друга блоки данных. Когда вы будете пытаться унифицировать систему, это может привести к дублированию информации и противоречиях в ней. Очистка и подготовка данных — важный этап успешной реализации стратегии управления информацией. Чтобы в итоге получилась хорошая система, ее основой должны стать качественные данные.
Как работает управление данными
Система управления данными подразумевает полный контроль с момента их получения и до удаления. Обычно для этого применяются специальные инструменты. Детали этого процесса зависят от конкретной компании и сценария использования, но он как минимум должен включать перечисленные ниже этапы.
- Получение. Компании обеспечивают безопасный сбор новых данных (например, из приложений или с устройств Интернета вещей), а также контролируют информацию, собранную до реализации стратегии управления данными.
- Хранение. Компании определяют, как и где хранить данные, которые они собирают.
- Классификация. Данные классифицируются, чтобы к ним применялись правильные политики (например, в отношении личной информации или конфиденциальных данных).
- Предоставление доступа. Когда данные организованны, они становятся доступными для пользователей. Политики классификации и назначенные роли определяют, кто из внутренних и внешних пользователей может получать доступ к данным того или иного типа.
- Архивация. Некоторые данные нужны пользователям только на ограниченный период времени, но позже может потребоваться на них сослаться. Для этого организации определяют, какие данные и как долго необходимо хранить, а также как их защищать.
- Удаление. Иногда данные просто не нужно сохранять, но в некоторых случаях организации обязаны их удалять по истечении определенного времени. Такие данные удаляются безопасным образом. При этом регламенты могут требовать выполнить определенные шаги или подтвердить удаление.
На всех этих этапах данные должны быть защищены и соответствовать нормативным требованиям. Хорошая стратегия управления данными предусматривает, какие шаги и правила нужно соблюдать, чтобы обеспечить безопасность и соблюдение требований. Инструменты для управления данными также могут помочь защитить данные на каждом этапе их жизненного цикла.
Инфраструктура управления данными
Инфраструктура управления данными выполняет функцию схемы для стратегии работы с информацией. Она объединяет в себе все правила, сферы ответственности, процедуры и процессы управления потоками данных в облачном хранилище.
-
Защита информации
Применение меток и шифрования для конфиденциальных данных.
-
Защита от потери данных
Выявление и предотвращение небезопасного или несанкционированного доступа к конфиденциальным данным, их передачи или использования (особенно для соблюдения нормативных требований). Подробнее о защите от потери данных.
-
Каталогизация и обнаружение данных
Автоматическое выявление и запись информационных активов компании для удобства поиска, описания и обнаружения.
-
Классификация данных
Маркировка данных в соответствии с их уровнем конфиденциальности для обеспечения надлежащей защиты и использования в будущем.
-
Владение данными
Обеспечение доступа уполномоченных групп и пользователей к корпоративным данным для их описания, защиты и контроля качества.
-
Безопасность данных
Использование инструментов кибербезопасности для принятия правильных мер защиты в соответствии с классификацией (включая шифрование, обфускацию и разметку), а также защиты от потери данных в случае сбоя в работе или кибератаки.
-
Трансграничная передача и суверенитет данных
Установление правил юрисдикции и запретов на доступ к данным, их хранение и обработку.
-
Качество данных
Обеспечение пригодности данных для заданных целей с точки зрения их точности, полноты, непротиворечивости, достоверности, актуальности и своевременности.
-
Управление жизненным циклом данных
Формирование расписания хранения данных в соответствии с требованиями законодательства, нормативных актов и политик конфиденциальности, чтобы обеспечить правильность получения, хранения, обработки и удаления данных, а также предоставления доступа к ним.
-
Права на использование данных и отслеживание доступа
Предоставление доступа к данным только тем, кому это необходимо, а также аудит доступа для подтверждения прав и контроля.
-
Происхождение данных
Отслеживание происхождения, обработки и использования данных.
-
Конфиденциальность данных
Защита конфиденциальности субъектов данных с помощью процедур и технологий, в которых учитываются соответствующие нормативные и законодательные требования, регулирующие деятельность организации.
-
Управление надежными источниками и контракты данных
Выявление надежных источников и определение контрактов данных для использования, чтобы обеспечить поступление достоверной информации только из проверенных источников.
-
Этичное использование и целеполагание
Обработка данных (особенно с помощью ИИ и средств машинного обучения) в соответствии с этическим кодексом компании (таким образом, как этого ожидают клиенты).
-
Управление основными данными
Формирование единой и непротиворечивой картины данных, описывающей основные аспекты организации (например, продукты, клиентов или структуру компании), для обеспечения точности и надежности при использовании данных.
Инструменты и технологии для управления данными
Организации могут разработать или подобрать инструменты и технологии для управления данными, которые будут соответствовать их текущим и будущим потребностям. Такие инструменты подойдут для решения разных задач:
- Улучшение качества данных за счет процедур проверки, очистки и обогащения.
- Сбор и анализ данных с помощью средств обнаружения, профилирования и сопоставления.
- Контроль и отслеживание данных с момента их получения и до удаления.
- Классификация данных для внутренних целей, например для повышения их релевантности или удобства поиска.
- Непрерывный аудит данных в режиме реального времени.
- Предоставление принимающим решения лицам сведений о том, какими данными обладает компания и как они используются.
Масштабируемые облачные решения, например Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview, созданы специально для работы с корпоративными данными. С помощью таких решений организации контролируют данные с момента их получения и до удаления, в том числе доступ к ним и их качество.
Основные аспекты управления данными
Организации могут ориентироваться на эти основные аспекты управления данными при разработке собственных систем.
-
Администрирование
Для контроля за разными процессами внутри системы управления важно сформировать команду специалистов по работе с данными. Состав и сфера ответственности такой команды будет зависеть от ресурсов и целей компании.
-
Соответствие стандартам
Обычно команда специалистов по работе с данными устанавливает правила для системы управления. Это позволяет поддерживать соответствие внутренним процессам и применимым нормативным актам.
-
Подотчетность
Если в компании определены роли и обязанности в отношении управления данными, то всем понятно, кто отвечает за конкретные элементы системы.
-
Качество
Закрепленные стандарты качества для обращения с данными помогают принимать бизнес-решения.
-
Прозрачность
Для будущих аудитов важно контролировать не только состав данных, но и то, как они собираются, хранятся, обрабатываются и удаляются.
Пять рекомендаций по управлению данными
Вот пять рекомендаций, которым компании могут следовать при разработке и внедрении систем управления данными.
- Назначьте куратора проекта. Внедрение системы управления данными начинается с грамотного руководителя. Куратор будет представлять систему другим сотрудникам и пропагандировать ее использование во всей организации.
- Постройте экономическую модель. Определите цели и преимущества для компании, которые оправдают трату времени и ресурсов на создание системы управления данными.
- Думайте масштабно, но начинайте с малого. Сформулируйте общие цели по управлению данными, а затем разработайте детализированный список задач, направленных на достижение этих целей.
- Определите показатели для измерения. После внедрения системы в распоряжении компании появится большой объем надежных данных. Продумайте, какие показатели стоит отслеживать, чтобы использовать ресурсы наиболее эффективно.
- Непрерывно взаимодействуйте с коллегами. Даже самое продуманное решение для управления данными рано или поздно придется менять и расширять. Создайте механизм, с помощью которого люди будут высказывать замечания и пожелания. Так команда специалистов по работе с данными сможет подстраивать систему под цели компании.
Решения для управления данными
Технологические решения облегчают разработку и внедрение систем безопасного управления данными. Компании могут использовать облачные инструменты, например Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview. Такие инструменты помогают унифицировать, классифицировать, контролировать и удалять данные и при этом соблюдать нормативные требования. Если организации автоматизируют и оптимизируют часть задач по управлению, то специалисты по работе с данными смогут трудиться над более важными проектами.
Подробнее о Microsoft Security
Управление информацией и ее защита
Защищайте данные и управляйте ими, где бы они ни находились, с помощью встроенных интеллектуальных, унифицированных и масштабируемых решений.
Защита информации Microsoft Purview
Защищайте данные и управляйте ими с помощью встроенных интеллектуальных, унифицированных и масштабируемых решений.
Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview
Используйте средства управления информацией для классификации, хранения, проверки, удаления и администрирования контента.
Защита от потери данных Microsoft Purview
Выявляйте факты несанкционированного доступа к конфиденциальным данным, их передачи или использования на конечных точках, в приложениях и службах.
Вопросы и ответы
-
Система управления позволяет упорядочить корпоративные данные и согласовать информацию из разных источников. С ее помощью компании контролируют доступ к данным и обеспечивают соответствие требованиям. Такая система удовлетворяет как текущие, так и будущие потребности организаций.
-
Инфраструктура управления данными объединяет в себе все правила, сферы ответственности, процедуры и процессы управления потоками данных в облачном хранилище. Это основа стратегии компании в отношении данных. Инфраструктура предполагает работу с данными в разных направлениях, включая обеспечение безопасности, вопросы владения, защиту конфиденциальности и классификацию.
-
Инструменты управления данными — это технологические решения, которые позволяют разрабатывать и внедрять соответствующие системы. С их помощью организации контролируют данные с момента их получения и до удаления, в том числе доступ к ним и их качество. Например, масштабируемое облачное решение Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview создано специально для работы с корпоративными данными.
-
Управление данными складывается из нескольких основных аспектов.
- Администрирование: формирование команды специалистов по работе с данными.
- Соответствие стандартам: разработка правил и нормативных требований для всех процедур управления данными.
- Подотчетность: определение ролей и обязанностей для разделения сфер ответственности за отдельные процессы и части системы.
- Качество: формирование стандартов качества для организации.
- Прозрачность: постоянный контроль за данными, включая их жизненный цикл и использование.
-
Когда команда специалистов по работе с данными сформирована, определите цели системы. Затем распределите основные роли и обязанности и зафиксируйте, какие понадобятся разрешения и каким стандартам эта система должна соответствовать. Продумайте, какие технологические решения потребуются и как можно повысить квалификацию специалистов по данным и других заинтересованных лиц. Донесите до всех сотрудников информацию о новых стандартах, инструментах и требованиях. По мере работы вносите необходимые коррективы, чтобы развивать систему и подстраивать ее под меняющиеся нужды.
