Pomáhame malým podnikom chrániť ich najcennejší majetok – údaje

Podnikatelia na celom svete sa stretávajú s množstvom problémov – od zaujatia talentovaného človeka a jeho udržania na súčasnom trhu práce až po zmeny v normách na pracovisku. Možnosť mať v ľubovoľnom zariadení k dispozícii tie najnovšie nástroje preto predstavuje konkurenčnú výhodu. Efektívnejší spôsob práce vám dokáže ušetriť čas na to, v čom ste najlepší, a zamerať pozornosť na zákazníkov a zamestnancov. Vtedy prídu vhod správne nástroje a technológie. Ak chcete dokázať zabojovať o talentovaného človeka, mať najnovšie nástroje a poskytnúť ľuďom možnosť pracovať odkiaľkoľvek, musíte svoje údaje novými spôsobmi chrániť pred neustále sa zvyšujúcim množstvom hrozieb.

Keďže 14. januára 2020 končí poskytovanie podpory pre Windows 7 a Office 2010 ho bude vzápätí nasledovať, je dôležité mať nielen čo najefektívnejšie pracovné prostredie, ale aj čo najbezpečnejšie. Služba Microsoft 365 Business, ktorej súčasťou je Office 365, Windows 10 a najnovšie funkcie zabezpečenia, v modernom zariadení dokáže zabezpečiť, že budete chránení bez ohľadu na miesto, kde sa nachádzate.

Počas Národného týždňa malých podnikov, ktorý v USA slávime, vzdávame poctu malým podnikom používajúcim Microsoft 365 Business, aby mohli spoločne a bezpečne odvádzať skvelú prácu, rásť, konkurovať a ponúkať zákazníkom vynikajúce produkty a služby. Dnes sa s vami chcem podeliť o tri príbehy zákazníkov, ktoré sú pre nás inšpiráciou, a predstaviť ponuku, vďaka ktorej môžete aj vy naštartovať transformáciu svojho podniku: máme pre vás 15 % zľavu z ročného predplatného na Office 365 Business Premium – ponuka je k dispozícii od 5. mája 2019 do 11. mája 2019 v Spojených štátoch.

The PUR Company

V roku 2010 chodil Jay Klein, zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti The PUR Company, od jedných dverí k druhým a s vytrvalosťou hodnou kandidatúry na starostu rozširoval povedomie o žuvačke bez obsahu aspartámu, ktorú spoločnosť PUR vyvinula. Taký bol skromný začiatok spoločnosti, ktorá rozbehla svoje podnikanie a dnes predáva vo viac ako 50 krajinách a 50 000 maloobchodných predajniach. Napriek svojmu globálnemu vplyvu má podnik so 65 zamestnancami v Kanade, Spojených štátoch a v Európe pred sebou stále víziu ďalšieho rastu.

Úmerne so spoločnosťou samotnou rastú aj obavy o zabezpečenie údajov, spoluprácu na diaľku a spravovanie mobilných zariadení. Spoločnosť PUR sa rozhodla pre službu Microsoft 365, ktorá dokáže držať krok s jej tempom rastu a úspechom ňou vyrábaných cukroviniek.

S rastom prišla aj potreba prijímania a udržiavania zamestnancov. Spoločnosť začínali trápiť obavy z bezpečnostných hrozieb vo forme neoprávneného získavania údajov a ďalších škodlivých útokov. Zamestnanci na jednotlivých kontinentoch potrebovali bezpečnejšie kanály, ktoré by im umožnili okamžite spoľahlivo spolupracovať a komunikovať. Potrebovali riešenie, ktoré nevyžadovalo lokálnu údržbu, ktoré by dokázalo rásť spolu s ich podnikom a aj bez potreby inštalácie ponúkalo možnosti spolupráce, mobility a zabezpečenia, ktoré zamestnanci vyžadovali. Pre spoločnosť PUR splnila všetky tieto potreby služba Microsoft 365.

Zamestnanci zlepšili svoju vzájomnú spoluprácu pomocou funkcie trvalého chatu a zdieľania dokumentov cez Teams. Keďže v spoločnosti sa používa čoraz viac mobilných zariadení, flexibilné možnosti správy zariadení a aplikácií sú dôležitejšie než kedykoľvek predtým. Pomocou služby Intune dokáže spoločnosť PUR udeliť mobilnému zariadeniu prístup k firemným údajom alebo mu ho odobrať, umožňuje dodržiavať súlad týchto zariadení s bezpečnostnými protokolmi spoločnosti a spravovať mobilné aplikácie, ktoré zamestnanci používajú. Zavedením služby Intune tiež spoločnosť PUR dokázala skrátiť čas potrebný na nastavenie zariadenia pre nového zamestnanca z celodennej práce na menej ako jednu hodinu.

Vylepšenia, ktoré spoločnosť The PUR Company urobila v oblasti komunikácie, zabezpečenia, mobility a celkového prehľadu, boli síce podstatné, ale Cerys Cooková, viceprezidentka pre vzťahy s ľuďmi a firemnú kultúru v spoločnosti PUR, vidí najväčší prínos vo vplyve na ľudí. „Ak sa na to pozrieme z hľadiska kvality života a zoberieme do úvahy mieru fluktuácie zamestnancov, vieme, že naši zamestnanci teraz získali pocit spolupatričnosti k tímu, tvoria jednu veľkú rodinu“, hovorí pani Cooková. „To pre nás naozaj veľa znamená.“

Meals on Wheels

Ak ste vy sami alebo niekto z vašich blízkych zažili, aké je to žiť s obmedzenou schopnosťou mobility, viete, ako je takáto situácia limitujúca. Meals on Wheels je nezisková organizácia, ktorá týmto členom spoločnosti, ktorí to najviac potrebujú, nenosí len jedlo, ale poskytuje aj ľudský kontakt.

Úloha doručovať teplú stravu ľuďom v núdzi na prvé počutie nie je zložitá, tento jednoduchý cieľ organizácie Meals on Wheels však prináša mnoho komplikácií: každodenné výkyvy v počtoch dobrovoľníkov, neustále sa meniaca klientela a rôzny počet ľudí v núdzi.

Okrem spravovania zoznamu 2 000 dobrovoľníkov a ich jedinečných časových rozvrhov organizácia Meals on Wheels of Greenville County bežne spracováva citlivé údaje z rôznych zdrojov, ako napríklad informácie o platbách od darcov alebo diagnózy klientov, aby mohla zvýšiť svoju efektivitu na maximum. Zabezpečiť prístup k týmto údajom a zároveň podniknúť kroky na ochranu osobných údajov predstavovalo najvyššiu prioritu.

V rámci riešenia prvoradej potreby optimalizácie dodávok organizácia Meals on Wheels začala používať služby Microsoft Teams a Microsoft SharePoint. Služba Teams umožnila dobrovoľníkom a zamestnancom komunikovať prostredníctvom hlasu, videa či chatu prakticky odvšadiaľ. Jednoducho sa tak dajú splniť a sledovať aj zmeny trasy na poslednú chvíľu. Ak sa niektorý z dobrovoľníkov stratí alebo svoju trasu zabudne, môže rýchlo požiadať o pomoc alebo si prezrieť záznamy jednotlivých dní.

Spolu s tým, ako sa do popredia začali dostávať možnosti spolupráce, upriamila organizácia Meals on Wheels of Greenville County svoju pozornosť aj na rovnako dôležitú oblasť zabezpečenia. Mimoriadny záujem prejavila organizácia o správu mobilných zariadení. Každý dobrovoľník, ktorý pracuje pre organizáciu Meals on Wheels, potreboval pri doručovaní prístup k citlivým údajom klienta, čo znamenalo, že jediné stratené alebo zabudnuté zariadenie by potenciálne mohlo spôsobiť vyzradenie osobných údajov stoviek zraniteľných osôb, ktoré svoj čas trávia prevažne doma.

Našťastie sú súčasťou služby Microsoft 365 výkonné funkcie správy mobilných zariadení vrátane možnosti odobrať používateľovi prístup k citlivým údajom v prípade straty zariadenia. Vďaka tomu zostanú citlivé údaje vždy v bezpečí bez ohľadu na to, kde chýbajúce zariadenie nakoniec skončí.

John’s Crazy Socks

Či už máte radi psov corgi, slovné hračky alebo Edgara Allana Poea, určite vás zaujme pestrofarebný pančuchový tovar od spoločnosti John’s Crazy Socks, malej firmy, ktorá už v prvom roku fungovania odoslala 43 000 objednávok do 44 krajín. Nezáleží na tom, či si zákazníci vyberú ponožky, ktoré svietia v tme, majú trola s vlasmi, ktoré sa dajú česať, alebo také, čo pomáhajú zvyšovať povedomie o rôznych postihnutiach ako autizmus alebo Downov syndróm. Ak objednávka príde do 15:00, „ponožkoví kovboji“ spoločnosti ich odosielajú ešte v ten istý deň.

Spravovanie veľkých výkyvov v podnikaní a predaj pondelkových bláznivých tajuplných balíčkov (Madness Mystery Bags) s náhodným výberom ponožiek nie sú jedinými unikátnymi výzvami, ktorým podnik musí čeliť. Spoločnosť potrebovala nové nástroje, ktoré by jej pomohli spracovať obchodné údaje a udržať spojenie medzi rozrastajúcim sa kolektívom zamestnancov (počet zamestnancov spoločnosti John’s Crazy Socks sa v priebehu 10 mesiacov zvýšil zo 4 na 35). Mnohí zamestnanci pracujú na čiastočný úväzok, aby neprišli o dávky pre ľudí s postihnutím, a mnohým chýbal mimo práce prístup k počítačom, viacerí dokonca nikdy predtým nemali ani e-mailovú adresu. Koordinácia zmien a výmena informácií o podujatiach s rodinou alebo opatrovateľmi u nich prebiehala telefonicky alebo formou tlačených dokumentov.

Niektorí zamestnanci využívajú základné funkcie ako e-mail či ukladanie a zdieľanie súborov, iní viac používajú funkcie na spoluprácu ako Skype for Business a Teams. Efektivita a spolupráca je pre nich zároveň synonymom zabezpečenia. Pri prihlasovaní do aplikácií, ktoré ľudia každodenne používajú, nie je potrebné pamätať si samostatné mená používateľov a heslá. „OneDrive bez problémov funguje s aplikáciami balíka Office, ktoré každý deň používame, a je súčasťou nášho predplatného, jeho používanie je preto jednoduchšie a cenovo efektívnejšie ako riešenie tretej strany“, hovorí Mark Cronin, spoluzakladateľ spoločnosti.

Práca ako v malom podniku

Vďaka týmto príbehom som naozaj nadšený z toho, čo všetko môžeme dokázať, keď máme k dispozícii nástroje umožňujúce maximálnu produktivitu a zabezpečenie. Chcete sa dozvedieť viac o trendoch v oblasti malých podnikov a jedných z najlepších nových zariadení na trhu určených pre malé podniky? Pozrite si nové vysielanie Coffee Across America venované Národnému týždňu malých podnikov.