Ochorenie COVID-19 ovplyvnilo životy ľudí na celom svete. Cestovné obmedzenia a nové pravidlá týkajúce sa veľkých verejných zhromaždení zmenili všedné životy miliónov ľudí. Počas uplynulých týždňov mi mnoho kolegov a zákazníkov položilo otázku: Ako by sme mohli pomôcť?
Lily Zhengová je moja dobrá známa a spolupracovníčka, ktorá žije v Šanghaji. Pracovali sme spolu v Číne, no teraz sa väčšinou stretávame prostredníctvom aplikácie Microsoft Teams. Nedávno napísala Lily regionálnym zákazníkom list, v ktorom popísala, čo sa počas odolávania pandémii spolu so svojím tímom vďaka práci na diaľku naučila. Jej list inšpiroval náš tím k tomu, aby sme aplikáciu Microsoft Teams bezplatne sprístupnili ľuďom, ktorí v tomto náročnom období prechádzajú na prácu z domu. Chcel by som ho teda zdieľať s ľuďmi na celom svete, ktorí môžu čerpať zo skúseností nášho tímu v Šanghaji. Dúfam, že bude pre vás rovnako užitočný ako pre mňa.
Dovoľte mi, aby som slovo odovzdal Lily.
Vážení zákazníci,
volám sa Lily Zhengová a som zamestnankyňou spoločnosti Microsoft, žijem a pracujem v Šanghaji. Keďže pandémia ochorenia COVID-19 aj naďalej ovplyvňuje milióny obyvateľov Číny, zaznamenali sme vysoký nárast potreby práce z domu. Situácia vyzerá tak, akoby sa z každej školy, nemocnice či z každého podniku v Číne stala odteraz distribučná organizácia, kiežby len dočasne. Existuje množstvo dôvodov, pre ktoré by sa práca na diaľku mohla zrazu stať nevyhnutnosťou, ako je napríklad aj pandémia ochorenia COVID-19 alebo neočakávané poveternostné situácie. Preto som sa rozhodla podeliť o tri zistenia, ktoré som nadobudla počas predchádzajúcich týždňov, a rovnako aj tri zistenia, ktoré sme zozbierali od našich zákazníkov, keďže sa prispôsobili práci na diaľku.
Podobne ako mnohí z vás, aj ja som prvýkrát počula o víruse niekedy v januári, najmä prostredníctvom sociálnych médií. Neuvedomila som si však, čo by to mohlo znamenať, kým neprišiel Čínsky nový rok. Práve vtedy sa pre cestovný zhon počas Sviatkov jari začal výrazne zvyšovať počet nakazených ľudí. Vláda 23. januára uzavrela provinciu Chu-pej, aby obmedzila šírenie vírusu. Ďalší deň bol Silvester a moja rodina plánovala návštevu kina. Keď sme sa z tlače dozvedeli, že sú zatvorené kiná v celom meste, pochopili sme závažnosť tejto pandémie. O dva dni neskôr ohlásila vláda nebývalé zrušenie podujatí Sviatkov jari a ja som zrušila dlho plánovanú rodinnú dovolenku. Deti boli zdrvené, no naše zdravie a bezpečnosť mali prednosť.
Úzka spolupráca Lily Zhengovej a členov jej tímu zo spoločnosti Microsoft v Číne počas práce na diaľku.
Čo teda hovorím ľuďom, keď sa pýtajú, ako v súčasnosti vyzerá práca v Číne? Prácou na diaľku sme skrátili čas strávený dochádzaním do práce a nepochybne sa už netrápime tým, čo máme oblečené. Pre množstvo zatvorených reštaurácií sme všetci oprášili svoje kuchárske schopnosti. No keďže deti nebývajú v škole a opatrovateľky taktiež uviazli vo svojich domovoch, je náročné udržať si produktívne nasadenie.
Čo som zistila vďaka práci na diaľku
Hoci je náš tunajší tím zvyknutý na prácu na diaľku, až počas týchto predchádzajúcich týždňov sa ukázalo, čo všetko vyžaduje úspešná a udržateľná práca na diaľku. Toto sú moje tri najdôležitejšie zistenia.
Dbajte o seba.
Prechod na prácu na diaľku spočíva predovšetkým v ochrane fyzického zdravia minimalizovaním kontaktu s vírusom. Tomu každý rozumie. Menej jasné je to, že práca v prostredí, v ktorom žijete, vám môže spôsobovať tiež istý druh stresu. V prípade práce z domu je pre udržanie duševnej pohody dôležité nájsť si čas na cvičenie, zdravo sa stravovať a skutočne si oddýchnuť mimo obrazovky počítača.
Nič neodkladajte.
Pri práci na diaľku môže byť lákavé odkladať si veci na neskôr. Tímy, ktoré preferujú prácu na diaľku, si však vždy nájdu spôsob, ako všetko zariadiť online. Ak máte v harmonograme rozhovory vo dvojici, dodržte ich. Ak ste naplánovali veľké schôdze, zorganizujte ich. Ak ste pripravení prediskutovať nadchádzajúcu prezentáciu, vrhnite sa na videohovor.
Podporte členov svojho tímu.
Táto skúsenosť mi tiež pomohla zistiť, že podporovaním ostatných si najlepšie udržíte pozitívnu náladu a energiu. Online nástroje nepoužívame len na prácu, ale aj na zdieľanie fotografií rodiny a domácich zvierat či na vzájomný rozhovor v priebehu dňa. Vzájomné povzbudzovanie neslúži len na udržanie dobrej nálady, ale tiež pomáha udržať tím pokope, hoci spolu nepracujeme.
Čo som zistila vďaka zákazníkom
V období niekoľkých týždňov sme mohli sledovať, že zákazníci v Číne skutočne zmenili svoje pracovné návyky. Toto sú tri veci, ktoré som sa naučila od zákazníkov, a mohli by aj vašej organizácii pomôcť k úspechu.
Okamžite umožnite najrôznejšie spôsoby komunikácie.
Počas obdobia, v ktorom zamestnanci pracujú na diaľku, je ešte dôležitejšie, aby ste zabezpečili dostatočné informovanie zamestnancov o podniku. Veľká poisťovňa orientovaná na Áziu, jeden z našich zákazníkov, začala vysielať videosprávy pre svojich zamestnancov, čím dosiahla, že každý mal prístup k najnovším informáciám. Keďže každý zápasí počas práce z domu aj so starostlivosťou o deti a ostatnými problémami, nahraté videá ľuďom umožňujú, aby si ich pustili neskôr, ak sa nemôžu zúčastniť schôdze alebo brífingu vysielaného naživo.
Nezastavujte sa.
Hoci by mohlo byť lákavé odložiť plány dovtedy, kým sa nebudú môcť všetci spojiť, spoločnosti si predsa dokážu nájsť spôsoby, ako sa posúvať vpred. Vďaka podpore vlády mohli v mnohých školách začať semester včas, keďže všetky svoje činnosti presunuli do online prostredia. Podporovali svojich študentov vytváraním jasných rozvrhov hodín, usporiadaním rôznych podujatí, ako napríklad súťaží v pečení, a starostlivým sprostredkovaním zadaní a ďalších informácií, aby neboli študenti preťažení.
Dokonca aj veľké schôdze je možné usporiadať online.
Mnoho z nás si zvyklo na rýchle telefonáty alebo videohovory s niekoľkými členmi tímu, no i veľké a formálne schôdze je možné úspešne vykonať aj online. Z dôvodu množstva ľudí, ktorí sa rozhodli pracovať na diaľku, zhromažďovali nemocnice svojich zamestnancov na diaľku. Jedna nemocnica v meste Ta-lien napríklad usporadúvala hromadné schôdze zamestnancov prostredníctvom aplikácie Teams. Kľúče k úspešným online schôdzam zahŕňajú nastavenie jasnej agendy, začlenenie zúčastnených používateľov vyriešením všetkých problémov so zvukom, a zapisovanie poznámok, ktoré je možné zdieľať neskôr. Nezabudnite, že ak to vaša organizácia povoľuje, môžete schôdze nahrávať pre tých, ktorí sa nemôžu zúčastniť.
Ani ja, ani mnohí ľudia po celom svete si takto začiatok nového roka neprestavovali. Mnohému sme sa však naučili. Aplikácia Teams nám ako nesmierne užitočný nástroj nám pomohla zvládnuť náročné obdobie. Veľa ľudí o tom nevie, no aplikácia Teams je už k dispozícii zadarmo. Ďalšie informácie zistíte tu. Bez ohľadu na to, aký nástroj si vyberiete, dúfam, že budú tieto tipy pre vás skutočne užitočné a želám vám i vašim rodinám len to najlepšie.
