Microsoft Office prináša nové kontrolné mechanizmy na ochranu osobných údajov

Začiatkom tohto týždňa publikovala Julie Brillová, viceprezidentka spoločnosti a zástupkyňa generálneho riaditeľa spoločnosti Microsoft, blog, ktorý bol venovaný záväzku spoločnosti Microsoft chrániť osobné údaje a obsahoval podrobnosti o smerovaní spoločnosti. Vo svojom blogu Julie predstavila zásady, ktorými sa riadi náš prístup k zvýšeniu transparentnosti a kontroly zákazníkov nad údajmi zhromažďovanými hlavnými produktmi od spoločnosti Microsoft.

S radosťou oznamujeme, že tento týždeň sme vydali aktualizáciu balíka Office, ktorá tieto zásady zohľadňuje.

Office prepája možnosti

Spôsob, akým používame technológie, aby sme mohli efektívne pracovať v práci aj doma, sa mení. Viac pracujeme na cestách, na dokončenie úloh používame viac zariadení a často spolupracujeme ako súčasť tímu, dokonca aj vtedy, ak je týmto tímom naša rodina či priatelia. Spoločnosť Microsoft sa zaväzuje poskytovať špičkové aplikácie a funkcie, ktoré spĺňajú všetky tieto moderné požiadavky, a zároveň rešpektovať vaše súkromie a umožniť vám kontrolu nad svojimi údajmi.

Naďalej budeme do balíka Office zavádzať nové a vzrušujúce možnosti, vďaka ktorým budete môcť efektívnejšie vytvárať, komunikovať a spolupracovať. Niekedy môže ísť o takú jednoduchú vec ako pomôcť vám nájsť dokument, ktorý ste napísali pred týždňom, či pomôcť vám nájsť vhodný obrázok do školského referátu. Alebo možno váš tím potrebuje spolupracovať na projekte a komunikovať o ňom v reálnom čase v rôznych zariadeniach. Office vám pomôže vytvoriť prezentácie s profesionálnym vzhľadom vďaka návrhom rozloženia powerpointových snímok a dokonca vám môže pomôcť nájsť kľúčové body v komplexných množinách údajov.

Pri týchto funkciách Office využíva potenciál služby Microsoft Cloud. Rovnako ako pri každej inej pripojenej službe alebo webovej lokalite, aj tieto funkcie fungujú len vtedy, keď sa požadované údaje služby zdieľajú medzi vaším počítačom a spoločnosťou Microsoft.

Príklad: Možno by ste chceli, aby PowerPoint počas vášho prezentovania zobrazoval živé titulkovanie alebo dokonca prekladal vaše slová do iného jazyka. Na to, aby mohol PowerPoint prepísať a preložiť vaše hovorené slová, odošle najprv záznam vášho hlasu do našej služby Reč a preklad, kde sa automaticky strojovo prepíše a preloží. Vygenerovaný text sa vráti do vášho počítača, kde ho PowerPoint môže zobraziť na obrazovke (takmer) v reálnom čase. Váš hlas a slová sa použijú len na prepis a preklad, o ktorý ste nás požiadali.

Ak chcete získať ďalšie informácie o tom, ktoré pripojené služby sú v Office k dispozícii, pozrite si tému Pripojené funkcie v Office.

Kontrolu nad pripojenými funkciami v cloude máte vy

Rozumieme, že je veľmi dôležité, aby ste vy a vaša organizácia mali pri práci v aplikáciách balíka Office kontrolu nad pripojenými funkciami. S touto aktualizáciou získate nastavenia, ktoré vám umožnia zakázať alebo znova povoliť nasledujúce typy pripojených funkcií vrátane týchto:

• Funkcie na analýzu vášho obsahu. Funkcie, ktoré používajú váš obsah z balíka Office, aby vám mohli poskytovať odporúčania návrhov, návrhy na úpravy, prehľady údajov a podobné možnosti. Príklad: PowerPoint Designer alebo Editor vo Worde.
• Funkcie na sťahovanie online obsahu. Funkcie, ktoré vám umožňujú vyhľadať a stiahnuť online obsah na vylepšenie dokumentov vrátane šablón, obrázkov, 3D modelov, videí a referenčných materiálov. Príklad: šablóny balíka Office alebo Rýchly štart pre PowerPoint.
• Ďalšie pripojené funkcie. Funkcie, ako je napríklad spolupráca na dokumentoch, je tiež možné vypnúť odpojením počítačových aplikácií balíka Office zo služby Microsoft Cloud.

Niektoré služby sú však nevyhnutné na fungovanie aplikácií balíka Office a nedajú sa vypnúť. Príklad: synchronizácia poštovej schránky v Outlooku, overenie licencie na Office a určenie aktuálnosti balíka Office.

Napriek tomu, že tieto vylepšenia boli najprv zavedené pre Office vo Windowse, v nasledujúcich mesiacoch sa podobné kontrolné mechanizmy a funkcie stanú súčasťou balíka Office aj na ďalších platformách.

Ak máte Office pripojený k pracovnému alebo školskému kontu, váš IT správca má oprávnenie vybrať, ktoré pripojené funkcie budete mať v rámci organizácie k dispozícii. Ďalšie informácie o vylepšených kontrolných mechanizmoch pre IT a dostupných možnostiach nájdete v téme Prehľad kontrolných mechanizmov na ochranu osobných údajov v Office 365 ProPlus.

Zabezpečenie balíka Office, aktuálnosť a výkon podľa očakávania

Naši zákazníci si vyberajú Office, pretože dosahuje vynikajúce výsledky v oblasti rozsahu funkcií, kvality, zabezpečenia, spoľahlivosti a kompatibility. Rovnako ako pri našich riešeniach založených na cloude, aj tu údaje používame na to, aby boli aplikácie balíka Office bezpečné, aktuálne, fungovali podľa očakávania a umožňovali vylepšovanie produktov.

Na tento účel zhromažďujeme diagnostické údaje, aby sme mohli zisťovať, diagnostikovať a rýchlo riešiť problémy ešte predtým, ako sa rozšíria alebo budú predstavovať bezpečnostné riziko. Ak niektorá z našich aplikácií funguje príliš pomaly alebo sa v nej vyskytne chyba, chceme o tom vedieť čím skôr, aby sme mohli začať pracovať na oprave. Tieto diagnostické údaje nám pomáhajú zachovať správne fungovanie balíka Office.

V súlade s architektúrou zhromažďovania údajov spomenutou v Juliinom blogu existujú pre počítačové aplikácie balíka Office dve úrovne diagnostických údajov:

• Požadované údaje – minimálne množstvo údajov, ktoré je potrebné na to, aby bol Office zabezpečený, aktuálny a v zariadení, v ktorom je nainštalovaný, fungoval podľa očakávania. Požadované údaje sa napríklad zhromažďujú, keď aktualizujeme Office vo vašom zariadení. Na to, aby sa balíky aktualizácií stiahli a nainštalovali správne, zhromažďujeme informácie o úspešnom (alebo neúspešnom) priebehu tejto operácie. Alebo keď do Outlooku pridávate nové e-mailové konto, zhromažďujeme požadované diagnostické údaje o úspešnom priebehu pridávania tohto nového konta. Zvýšená miera zlyhania by mohla naznačovať zmenu, ktorú vykonal váš poskytovateľ e-mailov, alebo regresiu v podpore tohto poskytovateľa v našom softvéri.
• Voliteľné údaje – údaje, ktoré sa zhromažďujú nad rámec požadovaných údajov a len s vaším súhlasom. Ak sa voliteľné údaje zhromažďujú, umožňujú nám ešte rýchlejšie zisťovať, diagnostikovať a opravovať problémy. Vďaka nim tiež môžeme zavádzať vylepšenia, ktoré spĺňajú vaše požiadavky na efektívnejšiu prácu – teraz aj v budúcnosti. Voliteľné údaje sa napríklad zhromažďujú s cieľom zistiť, či sa súbory ukladajú lokálne alebo do cloudu. Môžeme tak lepšie porozumieť preferenciám zákazníka v oblasti ukladania údajov. Alebo sledovanie počtu použití určitej funkcie nám umožňuje lepšie pochopiť spôsob, akým naši zákazníci využívajú nové funkcie balíka Office. Voliteľné diagnostické údaje vo všeobecnosti používame na zisťovanie preferencií veľkého množstva zákazníkov. Neustále sa snažíme Office vylepšovať, aby vám aj ostatným našim zákazníkom fungoval ešte lepšie. Vážime si, ak sa rozhodnete poskytovať nám voliteľné diagnostické údaje a umožníte nám to.

Ďalšie informácie o diagnostických údajoch v balíku Office a o tom, ako kontrolovať, ktorú kategóriu údajov nám budete poskytovať, nájdete v téme Diagnostické údaje v Office. Ak používate pracovné alebo školské konto, váš správca IT má k dispozícii ďalšie možnosti, ako zakázať zhromažďovanie diagnostických údajov, prípadne mohol výber niektorých možností sprístupniť vám.

Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete pre zhromažďovanie požadovaných údajov alebo vyberiete aj voliteľné údaje, diagnostické údaje, ktoré dostávame, neobsahujú vaše meno ani e-mailovú adresu, obsah vašich súborov ani informácie o aplikáciách, ktoré nesúvisia s balíkom Office. Prijímame prísne opatrenia na zabezpečenie vášho súkromia, pričom tieto opatrenia sa vzťahujú aj na spracovávanie vašich diagnostických údajov. Náš systém vytvorí jedinečné alfanumerické ID, ktoré k diagnostickým údajom priradí ešte predtým, ako opustia váš počítač. Napriek tomu, že toto ID je jedinečné, nedá sa spätne priradiť k žiadnej konkrétnej osobe. Pomocou tohto ID dokážeme rozlíšiť, či ide o problém, ktorý sa vyskytuje v 100 rôznych zariadeniach, alebo o 100 inštancií toho istého problému v jednom zariadení.

O údajoch, ktoré zhromažďujeme na zisťovanie, diagnostikovanie a opravu problémov, chceme hovoriť otvorenie a transparentne. Vytvorili sme bezplatnú aplikáciu Zobrazovač diagnostických údajov, kde si môžete pozrieť diagnostické údaje odosielané do spoločnosti Microsoft. Podrobnosti nájdete v téme Používanie aplikácie Zobrazovač diagnostických údajov s balíkom Office.

Office je založený na dôvere

Juliin blog predstavil novú architektúru a vyzdvihol záväzok spoločnosti Microsoft v oblasti dôveryhodnosti a ochrany osobných údajov. Táto aktualizácia balíka Office stelesňuje tieto princípy.

Jasne stanovené a užitočné možnosti ochrany osobných údajov a kontrolné mechanizmy sú dôležité na vytvorenie a udržanie dôvery v naše produkty a služby. Viaceré funkcie, ktoré vidíte v tejto aktualizácii balíka Office, sú výsledkom mnohohodinových konverzácií a prieskumov medzi zákazníkmi ako ste vy. Postupom času, ako budeme získavať ďalšie vstupy, budeme aj naďalej rozširovať svoje vedomosti a vylepšovať správanie našich produktov a možnosti pre používateľov. Vaše pripomienky sú dôležité, pretože nám pomôžu pri ďalších aktualizáciách súvisiacich s ochranou osobných údajov.

Našou misiou je umožniť každému používateľovi a každej organizácii na svete dosiahnuť viac. Môžeme to dosiahnuť len vtedy, keď si získame vašu dôveru a vy budete vedieť, že rešpektujeme vás, vaše údaje aj vaše súkromie.