2 týždne za nami: čo sme sa naučili o práci na diaľku

Dva týždne potom, čo náš tím pracujúci v oblasti Puget Sound prešiel na prácu na diaľku, sa boj proti ochoreniu COVID-19 zintenzívnil. Mnohí ľudia v krajinách po celom svete jednoducho zostávajú doma. Školy, kostoly, podniky a kancelárie sa zavreli a my zisťujeme, aké je to byť naozaj nepretržite doma s našimi rodinami a zároveň sa snažiť neznižovať výkon a ostať v kontakte s našimi tímami. Je toho veľa, čo sa treba naučiť. Aktuálna situácia primäla môj tím pozrieť sa inak na všetko od plánovania schôdzí po spravovanie našich tímov a od mnohých zákazníkov som počul, že robia to isté. Rád by som sa s vami podelil o niekoľko dôležitých vecí, ktoré sme doposiaľ ako tím pracujúci výhradne na diaľku, zistili. Dúfam, že to bude užitočné aj pre riešenie vašej situácie.

Stručná poznámka, kým sa do toho pustíme: Tento priestor používame na zdieľanie tipov, príbehov zákazníkov a informácií počas pandémie ochorenia COVID-19. Tento príspevok je pokračovaním toho, ktorý sme zdieľali minulý týždeň a ktorý prinášal tipy, ako prejsť na prácu na diaľku pomocou služby Microsoft Teams. Ponúkli sme tiež návod, ako zo živých podujatí urobiť online podujatia, podrobnosti o tom, ako to urobiť pomocou nástrojov spoločnosti Microsoft, ale aj prehľad od odborníkov na podujatia v našej spoločnosti. Podelili sme sa tiež o rady pre IT oddelenia a vedúcich pracovníkov v oblasti zabezpečenie informácií, ktoré poskytli poprední odborníci v tejto oblasti. V nasledujúcich dňoch budeme naďalej uverejňovať obsah týkajúci sa práce na diaľku, preto vám odporúčam často sa sem vracať. Dobre, poďme sa pozrieť na to, čo sme sa naučili za uplynulé dva týždne.

1. Postupy na zdieľanie práce z domu

Väčšina organizácií má tréningové manuály zamerané na to, ako by mali zamestnanci postupovať na pracovisku. Po prechode na prácu na diaľku sme si rýchlo uvedomili, že zamestnanci potrebujú postup aj pre tento typ práce. Mnohí z nás zažívajú prácu na diaľku po prvý raz a majú málo času pripraviť sa na túto zmenu. Náš tím si kladie otázky: Ako si vytvoriť priestor, kde sa môžem sústrediť? Ako zostať v kontakte, keď sa nestretávame osobne? Prečo mám pocit, že nikdy nie je vhodný čas na prestávku? Keď k tomu pridáme výzvu, ktorú doma predstavujú deti či iné závislé osoby v našej rodine, čo je realita mnohých z nás, je zrejmé, že niektorí zamestnanci čelia ťažkostiam.

Minulý týždeň sme preto medzi našich zamestnancov distribuovali komplexného sprievodcu pre prácu z domu. Myslíme si, že by pre vás mohol byť užitočný, a preto sme vytvorili zákaznícku verziu, ktorú môžete podľa potreby zdieľať so svojimi zamestnancami. Je plná konkrétnych tipov na všetko – od nastavenia fyzických a virtuálnych pracovných staníc až po najvhodnejšie postupy na komunikovanie vašej dostupnosti členom tímu.

2. Riadenie po sebe nasledujúcich schôdzí

Na pracovisku sú medzi schôdzami, ktoré nasledujú tesne po sebe, prirodzené prestávky. Prejdete sa po chodbe, chvíľu čakáte za stolom, kým prídu ostatní, a pri pozdravení sa neformálne porozprávate s členmi tímu a rýchlo zistíte, čo majú tí druhí nové. Počas pracovného týždňa si tieto malé prestávky sotva všimneme. Potom však prejdeme na prácu na diaľku a uvedomíme si, ako veľmi ich potrebujeme, aby prerušili dynamické tempo dňa, počas ktorého absolvujeme viac stretnutí.

Ako zaistiť, aby sa váš tím stretával tak často, ako je to potrebné, no dokázal si medzi stretnutiami urobiť prestávky? My zamestnancom odporúčame naplánovať si schôdze tak, aby končili päť minút pred koncom hodinového alebo polhodinového rozpätia. Týmto trocha skrátite spoločný čas, no výrazne prispejete k tomu, aby ľudia nevyhoreli dôsledkom schôdzí nasledujúcich tesne po sebe.

3. Vytvorenie priestoru, v ktorom môžu ľudia vypnúť

Keď pracujeme v bežnom svete, často si aj bez väčšieho úsilia každý deň nájdeme spôsob, ako sa „odstrihnúť“ od práce. Varenie večere pre rodinu, stretnutie s priateľmi na športovej aktivite po práci alebo vypnutie počas cesty autobusom domov nám pomôžu „odstrihnúť sa“ od udalostí dňa a pripraviť sa na tie nadchádzajúce. Pri práci na diaľku to však aj za ideálnych okolností môže byť ťažšie. Našim zamestnancom sme preto začali ponúkať virtuálne meditácie, ku ktorým sa môžu pridať, keď si potrebujú oddýchnuť od práce.

Ak sa rozhodnete urobiť to tiež, tu je zopár praktických tipov pre zamestnancov, pre ktorých sú online meditácie novinkou: Nájdite si tiché miesto, kde vás nebude nik rušiť. Stlmte mikrofón, aby si ticho mohli užiť aj ostatní. Pomocou kamery sledujte osobu, ktorá meditáciu vedie a vysvetľuje, ako robiť dýchacie techniky. Keď ich budete ovládať, môžete kameru vypnúť, aby ste sa dokázali plne zamerať na upokojenie mysle.

4. Neprestávajúca podpora tímovej kultúry

Počnúc schôdzami so všetkými zamestnancami a oslavami menších medzníkov končiac, zdravá tímová kultúra je postavená na častých stretnutiach. Tým, že mnohí z nás náhle pracujú na diaľku, ťahá nás k tomu, aby sme prepli do režimu vykonávania základných vecí a odložili veľké podujatia alebo chvíle zábavy v tíme, pokým sa nevrátime k normálnemu životu.

Zistili sme, že vždy, keď je to možné, je najlepším riešením budovať tímovú kultúru napriek tomu, že spolu nie sme. Máte naplánovanú narodeninovú oslavu pre člena tímu? Využite Teams a zaplavte ho animovanými obrázkami GIF s prianím všetkého najlepšieho. Čaká vás na pracovisku veľká konferencia o predaji? Začnite premýšľať, ako ju zmeniť na virtuálnu. Ak je pred vami veľký teambuilding mimo práce, využite príležitosť. Váš tím bude určite pripravený podeliť sa o nápady a spojiť sa s ostatnými. Stretnutia na diaľku, ktoré podporujú tímovú kultúru, môžu najskôr pôsobiť náročne, no spojenie všetkých členov tímu a posúvanie tímu vpred stojí za extra námahu.

5. Využívanie hlavných manažérskych schopností

Zamestnanci sa spoliehajú na to, že sa s nimi manažéri skontaktujú, prevedú ich zmenami a preukážu záujem pomôcť im riešiť problémy a tvoriť. Váš tím pracuje úplne novým spôsobom, zároveň zažíva celosvetovú zdravotnú krízu, a preto vašu manažérsku podporu potrebuje viac než inokedy. Ako to však zvládnuť, keď pracujete oddelene?

V našom sprievodcovi prácou z domu sa s vami delíme o to, čo sme sa naučili počas manažovania na diaľku. Popisuje podporu inklúzie, častý kontakt a koučovanie členov tímu, aby ste im pomohli nájsť najvhodnejšie postupy práce z domu. Každý zamestnanec teraz čelí vlastným výzvam a každý z nich k tejto situácii zaujme iný postoj. Je preto dôležité, aby sa manažéri v najväčšej možnej miere snažili zamestnancom porozumieť a reagovali na ich individuálne potreby.

Tieto skúsenosti odrážajú niekoľko našich prvých ponaučení, ktoré sme si z práce na diaľku zobrali za uplynulé dva týždne. Či už ide o plánovanie schôdzí, krátke prestávky alebo efektívne riadenie tímov na diaľku, o novom spôsobe práce toho teraz vieme oveľa viac. Keďže organizácie po celom svete čoraz viac uprednostňujú prácu z domu, s istotou môžem povedať, že svoje ponaučenia využijeme aj po pandémii ochorenia COVID-19. Chceme však zistiť aj to, o čom premýšľate vy a vaše tímy, a čo ste sa naučili. Pridajte sa preto do konverzácie komunity pre podporu práce na diaľku.