Hybridná práca je tu. Ste pripravení?

V spoločnosti Microsoft veríme, že budúcnosťou práce je hybridná práca. V budúcnosti bude každá organizácia potrebovať nový operačný model pre hybridnú prácu – taký, ktorý sa nespolieha na staré normy, ako napríklad 8-hodinový pracovný deň od deviatej do piatej. Očakávania zamestnancov sa nenávratne zmenili. Viac ako 80 percent manažérov očakáva po skončení pandémie flexibilnejšie pravidlá týkajúce sa práce z domu a viac ako 70 percent zamestnancov ich plánuje využiť. Ak chcú vedúci v tomto novom svete obstáť, musia byť mimoriadne flexibilní v tom, kedy, kde a ako ľudia pracujú.

Každý opýtaný zákazník chce ľuďom poskytnúť pracovné prostredie, ktoré je dynamické, plynulé a využíva cloud. Chce nájsť spôsoby, ktoré ľuďom nielenže umožnia pracovať odkiaľkoľvek, ale tiež kedykoľvek. Chce nájsť riešenia, ktoré zamestnancom umožnia spolupracovať synchrónne, ako aj asynchrónne. A to si vyžaduje zmenu na úrovni celej organizácie. Od IT oddelenia cez ľudské zdroje až po operácie, marketing a výrobu – ide o konverzáciu, do ktorej sa musia zapojiť vedúci z celej organizácie, aby spoločne prehodnotili spôsob práce. 

Pri spoznávaní nového sveta práce experimentujeme a delíme sa o svoje zistenia z vývoja spôsobu práce. Teraz sa s vami chcem podeliť o spôsob, ktorý zapojí vašich zamestnancov z celého sveta do flexibilného sveta práce. Daná stratégia pozostáva z troch častí: Po prvé vytvorte pravidlá, vďaka ktorým budú môcť ľudia pracovať flexibilne. Po druhé vytvorte si novú predstavu o fyzickom priestore. Po tretie investujte do technológií, ktoré spájajú ľudí kdekoľvek a kedykoľvek.

A teraz sa na jednotlivé časti pozrieme bližšie.

Vytvorte pravidlá, vďaka ktorým budú môcť vaši ľudia pracovať flexibilne

Rozhodnutia, ktoré urobíte dnes, ovplyvnia vašu organizáciu na nasledujúce roky. Ide o okamih, keď potrebujete mať jasnú víziu. Potrebujete plán a pravidlá, ktoré vás povedú k mimoriadnej flexibilite. Tieto rozhodnutia ovplyvnia všetko: od spôsobu, akým formujete kultúru, až po to, ako získavate talentovaných ľudí a udržiavate si ich, ako reagujete na zmeny v prostredí a ako riešite budúce inovácie.

Mnohé organizácie už vyrazili vpred s jasným cieľom vniesť do práce flexibilitu. Spoločnosť Twitter vyhlásila, že jej zamestnanci môžu pracovať na diaľku „navždy“. Spoločnosť Dropbox uviedla, že v podstate odstráni kancelárske priestory ako-také a pretvorí ich tak, aby v nich bolo možné spolupracovať a uskutočňovať schôdze. Spoločnosť Spotify dúfa, že plat na úrovni New Yorku a San Francisca priláka talentovaných pracovníkov, ktorí by mohli pracovať na diaľku z celého sveta. A zamestnanci spoločnosti Microsoft môžu z domu pracovať až 50 % času. 

Ak chcete ľuďom poskytnúť možnosti mimoriadnej flexibility, musíte najskôr odpovedať na tieto kritické otázky: Kto bude môcť pracovať na diaľku? Kto bude musieť chodiť do kancelárie a na ako dlho? Kde budú ľudia vykonávať sústredenú prácu? A čo spolupráca? Vo svete, v ktorom sa neustále prerušenia v dôsledku prírodných katastrof, geopolitických udalostí a globálnych zdravotných kríz stali bežnou súčasťou života, budete musieť byť pripravení reagovať na náhle zmeny. Nové flexibilné pravidlá prinášajú odpovede na tieto otázky, zavádzajú ich do praxe, robia ich zrozumiteľnými a usmerňujú zamestnancov pri experimentovaní. 

Vytvorte si novú predstavu o fyzickom priestore

Keď určíte pravidlá týkajúce sa mimoriadnej flexibility, aplikujte ich pri vytváraní novej predstavy o fyzickom priestore. Už sa v prípade spolupráce, prepájania a budovania sociálneho kapitálu nebudeme spoliehať výhradne na fyzické priestory. Priestor však bude dôležitý aj naďalej. Sme predsa sociálne tvory. Chceme sa stretávať, deliť sa o nápady a nasávať energiu udalostí s osobnou účasťou. V budúcnosti budú musieť kancelárske priestory prepájať fyzický svet s digitálnym a spĺňať jedinečné potreby jednotlivých tímov a špecifických rolí.

Cieľavedomé navrhovanie

V spoločnosti Microsoft robíme prieskumy medzi zamestnancami a sledujeme všetko od sociálnych grafov až po dopravné zvyky zamestnancov, aby sme pochopili, ako máme tímom poskytnúť priestory, ktoré potrebujú, keďže vieme, že ich potreby sa budú časom meniť. Zatiaľ čo tímy predaja, ktorým stačí prísť do kancelárie len raz za čas, môžu využívať takzvaný hotelingový model, ktorý spočíva v rezervácii pracovných staníc na určitý deň alebo hodinu, inžinierske tímy budú pravdepodobne potrebovať vyhradené pracovné stanice a priestory na spoluprácu. Aby sme dokázali vyhovieť požiadavkám vzdialených pracovníkov, skúmame možnosti coworkingových centier mimo pracoviska. Keďže vieme, že spôsob práce sa bude vyvíjať aj naďalej, každý priestor navrhujeme s cieľom maximálnej flexibility.

Prepojenie fyzického sveta s digitálnym

Tiež by ste nemali zabudnúť na prepojenie pracoviska a vzdialeného prostredia. Keď je každý v kancelárii, spolupráca je celkom jednoduchá. Za posledných 12 mesiacov sme sa však naučili plniť úlohy, aj keď sú všetci doma. Najťažšia situácia nastáva vtedy, keď časť pracovníkov spolupracuje fyzicky a ostatní sa pripájajú virtuálne. To predstavuje najväčšiu výzvu. 

Súčasná verzia špičkovej ponuky Microsoft Teams Rooms prináša zvuk a video vo vysokej kvalite, vďaka čomu je všetkých dobre vidieť aj počuť. Kamery v zasadacej miestnosti sa starajú o videostreamy vo vysokom rozlíšení a optimalizujú zobrazenie tak, že buď umiestnia do záberu všetkých ľudí v miestnosti, alebo sledujú aktívneho rečníka. Inteligentné reproduktory identifikujú rečníka v miestnosti a v prepisoch schôdze sa uvedú jednotlivé mená a profily. Funkcie, ako napríklad živé titulkovanie, prepis v reálnom čase, zdvihnutie ruky, reakcie a chat, pomáhajú ľuďom sledovať konverzáciu a umožňujú im zapojiť sa do nej neverbálne alebo bez prerušenia rečníka. Digitálne tabule, ktoré je možné použiť v zasadacej miestnosti aj doma, umožňujú spoluprácu a spolutvorbu. Ľudia na pracovisku môžu písať priamo na zariadenie Surface Hub, prípadne zo svojho telefónu či prenosného počítača, a vzdialení účastníci môžu kresliť na to isté zdieľané digitálne plátno. Okrem toho naše kamery s inteligentným snímaním umožňujú snímať obrázky a text na analógových tabuliach, zaostrovať naň, vylepšovať ho a meniť jeho veľkosť. Účastníci pripojení na diaľku tak jasne vidia obsah v reálnom čase dokonca aj vtedy, ak niekto stojí priamo pred tabuľou.

Spomínané vymoženosti sú k dispozícii v rámci ponuky Microsoft Teams Rooms. A to nie je ani zďaleka všetko. Veríme, že v blízkej budúcnosti budú schôdze natoľko imerzívne, že sa na nich budeme môcť „fakticky“ zúčastniť odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Naša vízia budúcnosti zahŕňa zmeny v rozložení zasadacích miestností, pridanie viacerých obrazoviek, ktoré vytvárajú dynamické zobrazenie účastníkov, chatu, tabúľ, obsahu a poznámok. Tiež zahŕňa vylepšenia technológií v miestnostiach, ktoré pomáhajú vzdialeným účastníkom sledovať tok schôdze a zúčastňovať sa na nej. 

Investujte do technológie, ktorá spája ľudí kdekoľvek a kedykoľvek

Váš plán vytvorenia mimoriadnej flexibility by mal okrem fyzických priestorov zahŕňať aj technológiu, ktorá umožňuje spolupracovať odkiaľkoľvek a ktorá vytvára nové digitálne prostredie pre zamestnancov, ktoré majú vždy poruke.

Keď pandémia prinútila ľudí pracovať na diaľku, tí začali na prácu a spoluprácu využívať predovšetkým videokonferencie. V priebehu niekoľkých mesiacov sa ľudia až o 55 percent viac zúčastňovali na digitálnych schôdzach než v období pred pandémiou COVID-19. Všetci sme pocítili stres a vyhorenie, ktoré s tým súvisia. Videokonferencie budú aj naďalej dôležité, no ide iba o jeden nástroj. Ten navyše neposkytuje infraštruktúru na komunikáciu a spoluprácu, ktorú si hybridná práca vyžaduje. Microsoft Teams je jediné riešenie, ktoré kombinuje schôdze, chat, hovory a spoluprácu na jednom mieste – navyše prináša aj integráciu s aplikáciami balíka Office a nástrojmi na automatizáciu obchodných procesov. A čo viac, umožňuje spoluprácu medzi znalostnými pracovníkmi a pracovníkmi prvého kontaktu a prirodzene prepája synchrónnu a asynchrónnu prácu. Ide o jedinú aplikáciu, ktorá to všetko dokáže. Tiež ponúka organizačnú vrstvu, ktorá podporuje tok práce v rámci celej organizácie. 

V priebehu minulého roka sme do služby Teams priniesli viac než 100 nových funkcií, ktoré sme vytvorili s cieľom získania mimoriadnej flexibility, a na ceste je ich ešte oveľa viac. Musíme však zintenzívniť naše úsilie, aby sme podporovali ďalšie nové spôsoby distribuovanej práce. Microsoft Viva predstavuje prvú integrovanú zamestnaneckú platformu, ktorá je navrhnutá na hybridnú prácu. Teams a Viva spoločne poskytujú technologickú platformu, ktorá spája vašich ľudí a pomáha im efektívne pracovať v novej realite.

Práca sa rýchlo mení a k stavu pred pandémiou sa už nikdy nevráti. Pretože sa vakcíny pomaly rozširujú do celého sveta, všetci vedúci by mali začať pripravovať nový operačný model založený na mimoriadnej flexibilite. Hoci sa všetci stále len učíme, už teraz je jasné, že všetky organizácie budú potrebovať zabezpečiť tieto tri veci: nové pravidlá, prepracované fyzické priestory a technológie, ktoré to všetko prepoja. Čaká nás množstvo prekážok, ale sme si istí, že dokážeme vytvoriť budúcnosť, v ktorej sa ľudia môžu pripájať odkiaľkoľvek a kedykoľvek, ako aj pracovať čo najefektívnejšie každý deň.