Preskoči na glavno vsebino
Microsoft 365
Naroči se
Image of a father working from home.

Ohranjanje storilnosti med delom na daljavo z aplikacijo Microsoft Teams

S

Kako lahko čez noč omogočimo oddaljeno delo več deset tisoč zaposlenim? Zaradi svetovnega izbruha virusa COVID-19 je bilo to prejšnji teden pri Microsoftu glavno vprašanje. Prejšnjo sredo pa smo to preprosto naredili – poslali smo e-poštno sporočilo približno 50.000 Microsoftovih zaposlenih v Seattlu in jih prosili, naj delajo od doma. Aplikacijo Teams smo že prej pogosto uporabljali, vendar je njena uporaba po prvih nekaj dneh povsem oddaljenega dela med Microsoftovimi zaposlenimi v ZDA znatno narasla. Do konca četrtka je storitev klepeta naraščala za 50 odstotkov vsak teden, srečanja pa za 37 odstotkov. Zabeležili pa smo tudi porast med strankami, saj se delavci po svetu srečujejo, klepetajo in sodelujejo izključno v spletu. Vsem našim uporabnikom bi radi nudili pomoč pri soočanju s tem izzivom. Kot skupina, odgovorna za delovanje aplikacije Teams, smo vložili veliko časa v odkrivanje najprimernejših načinov za izboljšanje produktivnosti in ustreznosti dela od doma. Zato vam želim predstaviti naše najboljše namige.

Kratka opomba, preden nadaljujete branje: Ti namigi so del naših stalnih prizadevanj zagotavljanja povezljivosti in storilnosti med temi zahtevnimi časi. Prejšnji teden smo vam predstavil možnost brezplačne pridobitve aplikacije Teams za posameznike in organizacije ter naš celoviti paket za nemoteno delovanje storitev v teh kriznih časih. Z vami smo delili tudi neverjetne zgodbe strank in zaposlenih po svetu, vključno z učitelji in učenci v Hongkongu, ki uporabljajo tehnologijo za uvajanje inovativnega e-učenju, ter strankami na Kitajskem in okolici, ki so odkrili pametne načine za nadaljevanje svojega dela. Naše stranke nas prosijo za pomoč pri uvajanju dela na daljavo. Še naprej bomo nudili namige, informacije in navdihujoče zgodbe strank, zato nas tudi v prihodnjih dneh redno spremljajte.

Uvod

Ko uvedete delo na daljavo, vas bo nekaj ključnih navad vodilo na poti do uspeha.

Nastavitev delovnega prostora

Če nimate domače pisarne, ne skrbite. Še vedno lahko delate od doma in ste pri tem produktivni. Teams smo zasnovali kot virtualno pisarno, ki jo lahko vedno vzamete s seboj. Čeprav doma morda nimate tiskalnika, fizičnih datotek ali namiznega telefona, lahko dokumente pridobite neposredno v aplikaciji Teams, varno shranjujete datoteke na mesta, kamor lahko dostopajo ustrezne osebe, ter se hitro pridružite klicem in srečanjem. Pomembno je, da imate namenski delovni prostor, kjer ste lahko produktivni in kjer vas drugi ne motijo med delom. Za delovni prostor si lahko uredite kateri koli prijeten kotiček – miren prostor, kjer zajtrkujete, tih prostor v spalnici ali neuporabljeno miza v prostoru za sprostitev. Ne skrbite, če postane tekom dneva nekoliko hrupno – med videosrečanji uporabite zameglitev ozadja, tako da se lahko sodelavci osredotočijo samo na vas.

Komunikacija, komunikacija, komunikacija

Medtem ko mnogi od nas delamo od doma vsaj del svojega delovnega časa, pa naše delo še vedno temelji na ritmu in urah, ki so osnovane na fizični prisotnosti v pisarni.  Ko delate od doma, se vaš dnevni ritem lahko spremeni. To velja še posebej za tiste, ki usklajujete delo in varstvo otrok. Sodelavcem sporočite svoje delovne ure, tako da bodo vedeli, kdaj lahko stopijo v stik z vami. V aplikaciji Teams lahko nastavite tudi sporočilo o stanju, da te informacije daste v skupno rabo z drugimi.

Svojim sodelavcem prav tako pogosto pošiljajte poročila o napredku. Podjetja, ki v celoti poslujejo oddaljeno, pogosto dajo velik poudarek na dokumentacijo, saj je to glavni način za zagotavljanje povezanosti, ko delamo ločeno. Priporočamo, da objavljate posodobitve, vpoglede in uporabne vire, ki ste jih odkrili v kanalih aplikacije Teams, tako da sodelavci lahko spremljajo vaše delo tudi, če se o tem ne morejo pogovoriti z vami ob naključnem srečanju na hodniku. Pozneje lahko v kanalu poiščejo zamisli ali vsebino.

Ohranjanje zdravih meja

Brez običajnih signalov delovnega dne – na primer kratkega kosila ali vožnje na delovno mesto oz. z njega – je težko končati delovni dan. Oddaljeni delavci včasih delajo daljša časovna obdobja brez premorov za razgibavanje, druženje ali ustrezne obroke. To lahko hitro privede do stresa in preobremenjenosti. Ne pozabite: vaše zdravje je na prvem mestu. Vzemite si čas za obroke, pijte zadosti vode in se opomnite, da se morate ob koncu dneva »izklopiti« od dela. Ti ukrepi ne bodo pripomogli samo k izboljšanju vašega počutja, ampak bodo dolgoročno izboljšali tudi vašo storilnost.

Izvajanje učinkovitih srečanj

Uporabljajte spletna srečanja

Če nimate fizične konferenčne sobe, je največji izziv dela na daljavo to, kako združiti vse ljudi. Ko preselite srečanja v aplikacijo Teams, se prepričajte, da imajo vsa srečanja možnost virtualne »pridružitve« za ustvarjanje spletne konferenčne sobe. Priporočamo tudi, da vsi udeleženci vklopijo video (če se s tem strinjajo). Osebna interakcija namreč poglobi povezanost med osebami. Teams ima na voljo številne certificirane kamere in naprave, kot so slušalke in telefoni z zvočniki, tako da lahko vi in vaši sodelavci vedno nemoteno komunicirate.

Bodite pozorni in vključujoči

Ko uporabljamo spletna srečanja, smo prikrajšani za nekatere vizualne namige, ki nakazujejo, da želi sodelavec morda nekaj povedati. Pri prenatrpanih konferenčnih klicih osebe včasih težko izrazijo svoja mnenja. Organizator srečanja mora med govorom večkrat narediti premor za morebitna vprašanja ter udeležence opozoriti, da lahko svoje misli dajo v skupno rabo v oknu klepeta v srečanju.

Snemanje srečanj

Nekateri oddaljeni delavci načrtujejo dodatna srečanja, da ostanejo povezani s strankami, partnerji in sodelavci ter poglobijo osebnostni stik. Prekrivanju rezervacij se je težko izogniti. Če vaša organizacija to dovoli, posnemite srečanja v aplikaciji Teams, tako da si jih bodo lahko sodelavci pozneje ogledali. Če se srečanja ne morete udeležiti, prosite organizatorja, naj vam ga posname. Izjemno uporabni so tudi samodejno ustvarjeni prepisi, če se želite spomniti informacij srečanja, ki ste se ga udeležili. Ali želite izvedeti več o srečanjih v aplikaciji Teams? Več namigov najdete tukaj.

Ohranjanje povezave

Nadoknadite pogovore na hodniku

Mnogi oddaljeni delavci pogosto najbolj pogrešajo prav naključne klepete na hodniku. Klepet ob aparatu za vodo ali avtomatu s prigrizki ne le krepi našo povezanost, temveč pogosto privede tudi do pomembnih odkritij ali vpogledov, ki bi jih drugače morda spregledali. Namerno vzpostavite stik s sodelavci in se povežite z njimi. Sporočila v klepetu naj bodo vaš virtualni aparat za vodo in nastavite si opomnik za redno klepetanje s sodelavci. Čustveni simboli, GIF-i in nalepke so priročen način za ohranjanje zabavnega in lahkotnega pogovora.

Povezovanje skupine

Delo na daljavo je lahko osamljeno. Kot vodja, je pomembno, da ustvarite priložnosti za virtualno srečanje celotne skupine. Vzdržujte redna srečanja ali skupna kosila skupine – le da so tokrat v spletu. Za splošne razprave uporabljajte kanal »Splošno« v aplikaciji Teams. Za obsežne razprave lahko uporabite aplikacijo Microsoft Whiteboard, ki zagotavlja neskončno digitalno platno, kjer lahko udeleženci srečanja razvijajo svoje zamisli ter sodelujejo neposredno v aplikaciji Teams. Vodjem skupine priporočamo, da prenesejo aplikacijo Crisis Communication Power. To prilagodljivo aplikacijo lahko uporabite za lastno obveščanja ali obveščanje skupine o pomembnih dogodkih v času izbruha virusa.

Zabavajte se.

Vse spremembe, ki jih prinaša delo na daljavo, je pomembno spodbujanje in ohranjanje morale skupine. V aplikaciji Teams so na voljo številne možnosti za ohranjanje pozitivnega in povezanega vzdušja. V skupinskem klepetu lahko daste v skupno rabo novice in zgodbe ali pa organizirate fotografsko tekmovanje. Ena od naših strank na področju izobraževanja na Kitajskem je na primer za učence organizirala tekmovanje v kuhanju, ki se je izkazalo za posebej priljubljeno.

Zavedamo se, da je delo vsakega posameznika in vsake skupine svojevrstno. Vseeno pa upamo, da boste z namigi naše skupine lažje ohranili storilnost in povezanost, medtem ko se prilagajate na novi način dela. Ne pozabite – Teams lahko začnete uporabljati brezplačno že danes tako, da se vpišete ali prijavite.

Bodite pripravljeni na delo na daljavo. Prenesite naš kontrolni seznam za delo na daljavo in ga dajte v skupno rabo s sodelavci.

Kontrolni seznam za delo na daljavo:

  • Nastavitev delovnega prostora
  • Pogosto komuniciranje
  • Ohranjanje zdravih meja
  • Uporabljajte spletna srečanja
  • Bodite pozorni in vključujoči
  • Snemanje srečanj
  • Nadoknadite pogovore na hodniku
  • Povezovanje skupine
  • Zabavajte se.