Hibridno delo je tukaj. Ali ste pripravljeni?

Pri Microsoftu menimo, da je hibridno delo naša nova prihodnost. Vsaka organizacija bo potrebovala nov model delovanja za hibridno delo – model, ki ne temelji na starih normah, kot je 8-urni delavnik od 9.00 do 15.00 ure. Pričakovanja zaposlenih so se spremenila in več kot 80 odstotkov vodij pravi, da pričakuje prilagodljivejše pravilnike za delo od doma po končanju pandemije, več kot 70 odstotkov zaposlenih pa pravi, da načrtuje uporabo teh pravilnikov. Če želimo biti konkurenčni v tem novem svetu, morajo vodje sprejeti izjemno prilagodljivost glede časa, kraja in načina dela.

Vse stranke, s katerimi sem se pogovarjal, želijo ljudem zagotoviti ustrezne rešitve, potrebne za dinamično in prilagodljivo delo v oblaku. Želijo poiskati načine, kjer bi lahko ljudje delali kjer koli in kadar koli, ter bi imeli na voljo rešitve za sinhrono in asinhrono sodelovanje. Ta pristop pa je treba uvesti za celotno organizacijo. Od IT-ja in človeških virov do postopkov, trženja in proizvodnje – to je proces, kjer se morajo sestati vodje celotne organizacije in znova razmisliti o načinu dela. 

Kot učenci novega sveta dela smo eksperimentirali in z vami delili naša spoznanja o razvijajočem se načinu dela. Danes vam želim predstaviti naš pristop k zagotavljanju rešitev za zaposlene po svetu za okolje prilagodljivega dela. To je strategija, sestavljena iz treh delov: Najprej ustvarite pravilnike za izjemno prilagodljivo delo. Preoblikujte fizične prostore. Nato pa investirajte v tehnologije, s katerimi se bodo ljudje lahko povezali kjer koli in kadar koli.

Oglejmo si posamezne elemente.

Ustvarjanje pravilnika, ki omogoča izjemno prilagodljivost

Odločitve, ki jih sprejmete danes, bodo vplivale na organizacijo še mnogo let. To je trenutek, ki zahteva jasno vizijo. Potrebujete načrt in pravilnike, ki vas bodo vodili na poti izjemne prilagodljivosti. Te odločitve bodo vplivale na vse – način oblikovanja kulture, pridobivanja in zadržanja talentov, odzivanja na spremembe v okolju ter izvajanja prihodnjih inovacij.

Številne organizacije so že izoblikovale močna stališča glede prilagodljivega dela. Twitter je izjavil, da lahko njegovi delavci »za vedno« delajo na daljavo. Dropbox je objavil, da bo sčasoma ukinil pisarniške prostore za nemoteno delo in preoblikoval fizične lokacije v center za srečanja in sodelovanje. Spotify upa, da bo pridobil talente z zagotavljanjem višine plač njihovih podružnic v New Yorku in San Franciscu, tako da bodo lahko zaposleni delali na daljavo kjer koli po svetu. Tudi pri Microsoftu lahko zaposleni delajo od doma do 50 odstotkov svojega časa. 

Spodbujanje ljudi k izjemni prilagodljivosti se začne z odgovori na nekatera ključna vprašanja: Kdo bo lahko delal na daljavo? Kdo bo moral priti v pisarno in za koliko časa? Kje bodo ljudje izvajali osredotočeno delo? Kaj pa delo, ki zahteva sodelovanje? V svetu, kjer so motnje postale naša stalnica – naravne katastrofe, geopolitični dogodki in globalne zdravstvene krize – moramo biti pripravljeni na odzivanje na nenadne spremembe. Odgovor na ta vprašanja so novi, prilagodljivi pravilniki, ki vse kodificirajo ter zagotovijo jasnost in navodila za zaposlene. 

Preoblikovanje fizičnih prostorov

Ko določite pravilnike za izjemno prilagodljivost, jih uporabite kot vodilo za oblikovanje fizičnega prostora. V današnjem času ne uporabljamo več izključno fizičnih prostorov za sodelovanje, povezovanje in ustvarjanje družbenega kapitala. Kljub temu, pa bodo prostori še vedno pomembni. Smo družabna bitja in se želimo družiti, sodelovati pri ustvarjanju zamisli ter biti del posebne izkušnje osebnih dogodkov. Pisarniški prostori morajo povezovati fizični in digitalni svet ter zadovoljiti enolične potrebe posameznih ekip in določenih vlog.

Smiselna zasnova

Pri Microsoftu anketiramo zaposlene ter preučujemo grafe družabnih omrežij in vzorce prometa zaposlenih, da bi zagotovili ekipam potrebne prostore, pri tem pa se zavedamo, da se bodo te potrebe sčasoma še razvile. Prodajne ekipe, ki morajo le občasno priti v pisarno, lahko uporabljajo model, kjer rezervirajo delovne postaje za cel dan ali eno uro, medtem ko bodo inženirske skupine morda potrebovale namenske prostore za sodelovanje in delovne postaje. Za zadovoljitev potreb oddaljenih delavcev razmišljamo o uvedbi središč za sodelovanje zunaj poslovnih prostorov. Ker vemo, da se bo način dela še naprej razvijal, uvajamo prilagodljivost v vse prostore, ki jih snujemo.

Povezovanje fizičnega okolja z digitalnim

Razmišljati moramo tudi o povezovanju osebnih in oddaljenih izkušenj. Sodelovanje v pisarni, ko smo vsi skupaj, je dokaj preprosto. V zadnjih 12 mesecih smo ustvarili rešitve, ki omogočajo dokončanje opravil, ko vsi delajo od doma. Težave pa nastanejo, ko imamo nekaj ljudi, ki so fizično skupaj v prostoru, in ljudi, ki se jim pridružijo virtualno. 

Vrhunska konferenčna soba Microsoft Teams je opremljena z visokokakovostnim zvokom in videom, tako da so vsi udeleženci dobro vidni in slišani. Kamere za sobe za sestanke zagotavljajo visokoločljivo pretakanje videa in optimizirajo pogled z okvirjanjem oseb v prostoru ali sledenjem aktivnega govornika. Pametni zvočniki prepoznajo govornika v prostoru, imena in profili posameznikov pa so predstavljeni v prepisih srečanja. S funkcijami, kot so napisi in prepisi v živo, dvig roke, odzivi in klepet, ljudje lažje spremljajo vsebino in imajo možnost neverbalnega sodelovanja, ne da bi motili govornika. Digitalne table, do katerih lahko dostopate v prostoru in od doma, spodbujajo sodelovanje in soustvarjanje. Osebe, ki so na mestu uporabe, lahko vnašajo rokopis neposredno v napravi Surface Hub oziroma prek svojega telefona ali prenosnika, oddaljeni udeleženci pa lahko rišejo na isto digitalno platno v skupni rabi. Poleg tega kamere za pametno zajemanje omogočajo zajemanje, ostrenje, spreminjanje velikosti ter izboljšavo analognih slik in besedila na tabli, tako da lahko oddaljeni udeleženci v realnem času dobro vidijo postopek zbiranja zamisli, tudi če nekdo stoji pred tablo.

Vse to je na voljo že danes v konferenčni sobi Microsoft Teams, vendar je to šele začetek. V bližnji prihodnosti bodo srečanja postala potopne izkušnje, ki se jih bomo lahko udeležili kjer koli in kadar koli. Naša vizija za prihodnost vključuje spremembe postavitve sobe za sestanke; več zaslonov za ustvarjanje dinamičnih pogledov udeležencev, klepeta, tabel, vsebine in opomb; in izboljšave tehnologij za sobe, s čimer bodo oddaljeni udeleženci lažje spremljali potek srečanja in sodelovali v njem. 

Investicija v tehnologijo, ki povezuje ljudi kjer koli in kadar koli

Načrt za zagotavljanje izjemne prilagodljivosti mora poleg fizičnih prostorov vključevati tudi tehnologijo, ki omogoča skupinsko delo ter ustvarja nove digitalne izkušnje zaposlenih kjer koli.

Ko je pandemija prisilila ljudi po svetu k selitvi v delo na daljavo, so bile videokonference primarno orodje, ki so ga ljudje uporabljali za povezovanje in izvajanje opravil. V roku nekaj mesecev smo zabeležili 55-odstotno povečanje uporabe digitalnih srečanj kot v obdobju pred boleznijo COVID-19 – in vsi smo občutili s tem povezan stres in izgorelost. Videokonference bodo vedno pomembne, vendar je to le eno orodje, ki pa ne zagotavlja infrastrukture za komunikacijo in sodelovanje, ki je potrebna za učinkovito hibridno delo. Microsoft Teams je edina rešitev, ki združuje srečanja, klepet, klicanje in sodelovanje na enem mestu – vse to je integrirano z Officeovimi aplikacijami in orodji za avtomatizacijo poslovnih postopkov. Obenem zagotavlja tudi možnosti sodelovanja informacijskih strokovnjakov in delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami, ter združuje sinhrono in asinhrono delo na naraven način. To je edina aplikacija z vsemi potrebnimi zmogljivostmi za zagotavljanje organizacijske plasti, ki podpira potek dela v organizaciji. 

V aplikacijo Teams smo v preteklem letu uvedli več kot 100 novih funkcij, vseh zasnovanih z mislijo na izjemno prilagodljivost, v prihodnosti pa se jim bodo pridružile številne nove. Narediti pa bomo morali še korak dlje, če želimo podpreti nove vzorce porazdeljenega dela. Microsoft Viva je prva integrirana platforma za izkušnje zaposlenih, zasnovana za hibridno delo. Teams in Viva skupaj zagotavljata tehnološko platformo, ki povezuje ljudi in jim pomaga upravljati nov način dela.

Delo se hitro razvija in nikoli več se ne bomo vrnili v svet pred pandemijo. Z globalnim razvojem cepiv morajo tudi poslovni vodje po svetu načrtovati nov operativni model – izjemno prilagodljivost. Čeprav se vsi še vedno učimo, pa lahko trdimo, da vsaka organizacija potrebuje tri stvari: nove pravilnike, novo konfigurirane fizične prostore in tehnologijo, ki združi vse te elemente. Pred nami so novi izzivi, mi pa se z veliko optimizma podajamo na pot ustvarjanja prihodnosti, kjer se bodo ljudje lahko povezali kjer koli in kadar koli ter imeli na voljo rešitve za doseganje optimalne storilnosti.