การทำงานแบบไฮบริดมาถึงแล้ว คุณพร้อมหรือยัง

ที่ Microsoft เราเชื่อว่าการทำงานแบบไฮบริดคืออนาคต เมื่อก้าวไปข้างหน้า องค์กรทุกแห่งจะต้องใช้โมเดลการดำเนินงานใหม่สำหรับการทำงานแบบไฮบริด โดยเป็นโมเดลที่ไม่ได้อิงจากรูปแบบเดิม เช่น มีวันทำงาน 8 ชั่วโมง ตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น ความคาดหวังของพนักงานไม่เหมือนเดิมอีกต่อไปแล้ว กว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการบอกว่าตนคาดหวังให้มีนโบายการทำงานจากบ้านที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้นหลังจากสถานการณ์แพร่ระบาด และกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานบอกว่าตนวางแผนจะใช้ประโยชน์จากนโยบายนั้น เพื่อแข่งขันในโลกใบใหม่นี้ ผู้นำต้องพร้อมรับความยืดหยุ่นในระดับสูงสุดด้านเวลา สถานที่ และวิธีการที่ทุกคนทำงาน

ลูกค้าทุกคนที่ผมพูดคุยด้วยต้องการเพิ่มศักยภาพบุคคลสำหรับโลกแห่งการทำงานที่มีความไดนามิก ลื่นไหล และทำงานบน Cloud พวกเขาไม่เพียงต้องการหาวิธีให้คนอื่นทำงานได้จากทุกที่ แต่ยังต้องการให้ทำงานได้ทุกเมื่ออีกด้วย โดยใช้โซลูชันที่มีการทำงานร่วมกันแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส และนี่คือการเปลี่ยนแปลง “ทั้งองค์กร” จาก IT สู่ HR สู่การดำเนินงาน สู่การตลาดและการผลิต นี่คือการสนทนาที่ต้องการให้ผู้นำทั่วทั้งองค์กรมารวมตัวกันเพื่อคิดใหม่เกี่ยวกับการทำงาน 

ในฐานะนักเรียนแห่งโลกของการทำงานใบใหม่ เราได้ทดลองและแชร์สิ่งที่เราเรียนรู้เมื่อการทำงานพัฒนาขึ้น วันนี้ เราอยากแชร์วิธีการในการเพิ่มศักยภาพพนักงานของคุณทั่วโลกสำหรับโลกแห่งการทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งเป็นกลยุทธ์สามส่วน นั่นคือ: หนึ่ง สร้างนโยบายเพิ่มศักยภาพบุคคลเพื่อความยืดหยุ่นในระดับสูงสุด สอง นึกถึงพื้นที่ทางกายภาพใหม่ และสาม ลงทุนในเทคโนโลยีที่เชื่อมต่อผู้คนได้ทุกที่ทุกเวลา

มาดูแต่ละข้อกัน

สร้างนโยบายเพิ่มศักยภาพบุคคลเพื่อความยืดหยุ่นในระดับสูงสุด

เส้นทางที่คุณเลือกในวันนี้จะส่งผลกระทบต่อองค์กรในอีกหลายปีข้างหน้า นี่คือช่วงเวลาที่ต้องมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน คุณต้องมีแผนและนโยบายที่จะผลักดันคุณไปสู่เส้นทางของความยืดหยุ่นในระดับสูงสุด การตัดสินใจเหล่านี้จะส่งผลกระทบต่อทุกอย่าง ตั้งแต่วิธีการสร้างวัฒนธรรม ไปจนถึงวิธีการดึงดูดและรักษาคนที่มีความสามารถไว้ ไปจนถึงวิธีการที่คุณตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมสู่นวัตกรรมในอนาคต

องค์กรหลายแห่งก้าวไปสู่การทำงานอย่างยืดหยุ่นแล้วด้วยความมั่นคง Twitter ประกาศว่าพนักงานของตนสามารถทำงานจากระยะไกลได้ “ตลอดไป” Dropbox ประกาศว่าบริษัทจะลดพื้นที่สำนักงานสำหรับงานที่ใช้สมาธิเป็นหลัก โดยเปลี่ยนเป็นพื้นที่ทางกายภาพสำหรับจัดเตรียมการประชุมและการทำงานร่วมกัน Spotify หวังว่าจะดึงดูดผู้ที่มีความสามารถเข้ามาด้วยเงินเดือนระดับเดียวกับนิวยอร์กและซานฟรานซิสโก สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทุกที่ในโลก และที่ Microsoft พนักงานก็สามารถทำงานจากที่บ้านได้แล้วสูงสุด 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด 

การเพิ่มศักยภาพบุคคลเพื่อความยืดหยุ่นในระดับสูงสุดเริ่มต้นด้วยการตอบคำถามสำคัญเหล่านี้: ใครที่จะสามารถทำงานจากระยะไกลได้ ใครที่จำเป็นต้องมาที่สำนักงาน และต้องใช้เวลาเท่าใด เมื่อทำงานที่ใช้สมาธิ จะต้องทำงานที่ใด แล้วงานที่ต้องทำร่วมกันล่ะ และในโลกที่อุปสรรคดำเนินไปเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตวิถีใหม่ ทั้งด้วยภัยพิบัติธรรมชาติ เหตุการณ์ตามภูมิรัฐศาสตร์ และวิกฤตการณ์ทางสุขภาพทั่วโลก คุณต้องเตรียมพร้อมตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน นโยบายใหม่ที่ยืดหยุ่นจะตอบคำถามเหล่านี้และจัดระบบ โดยมีความชัดเจนและคำแนะนำให้กับพนักงานขณะทดลอง 

นึกถึงพื้นที่ทางกายภาพใหม่

เมื่อคุณกำหนดนโยบายสำหรับความยืดหยุ่นในระดับสูงสุดแล้ว ให้ใช้นโยบายนั้นเป็นแนวทางสำหรับพื้นที่ทางกายภาพ ตั้งแต่นี้ไป เราจะไม่พึ่งพาพื้นที่ทางกายภาพเพียงอย่างเดียวในการทำงานร่วมกัน เชื่อมต่อ และสร้างทุนทางสังคม แต่พื้นที่ก็ยังคงสำคัญ เราเป็นสัตว์สังคมและต้องการรวมตัวกัน แสดงความคิดเห็นต่อกันและกัน รวมทั้งสัมผัสความมีชีวิตชีวาของกิจกรรมแบบพบปะกัน ในการก้าวไปข้างหน้า พื้นที่สำนักงานต้องเชื่อมโลกทางกายภาพและดิจิทัลเข้าด้วยกัน และตอบสนองความต้องการอันเป็นเอกลักษณ์ของแต่ละทีม และแต่ละบทบาท

การออกแบบเฉพาะด้าน

ที่ Microsoft เราสำรวจพนักงานและสังเกตทุกอย่างตั้งแต่กราฟทางสังคมไปจนถึงรูปแบบการใช้งานของพนักงาน เพื่อทำความเข้าใจวิธีการวางทีมให้เข้ากับพื้นที่ที่ทีมดังกล่าวต้องการ โดยรู้ว่าความต้องการเหล่านั้นจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป ทีมฝ่ายขายที่จำเป็นต้องมาสำนักงานไม่บ่อยนักสามารถใช้โมเดลแบบโรงแรมในการจองเวิร์กสเตชันเป็นวันหรือชั่วโมงได้ ขณะที่ทีมวิศวกรอาจต้องใช้พื้นที่การทำงานงานร่วมกันและเวิร์กสเตชันโดยเฉพาะ ในการจัดหาสถานที่ให้พนักงานทางไกล เราสำรวจฮับการทำงานร่วมกันนอกสถานที่ เพราะเรารู้ลักษณะที่งานของเราจะพัฒนาไป เราจึงจะสร้างความยืดหยุ่นในทุกพื้นที่ที่เราออกแบบ

การเชื่อมต่อกายภาพกับดิจิทัล

การเชื่อมช่องว่างระหว่างประสบการณ์การพบปะกันและประสบการณ์ระยะไกลยังเป็นเรื่องสำคัญเช่นกัน การทำงานร่วมกันเมื่อทุกคนอยู่ในสำนักงานค่อนข้างตรงไปตรงมา และตลอด 12 เดือนที่ผ่านมา เราก็ค้นพบวิธีที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จเมื่อทุกคนอยู่บ้าน ปัญหาคือการจัดการกับความยุ่งยากที่อยู่ตรงกลางต่างหาก นั่นคือ เมื่อบางคนมารวมตัวกันทางกายภาพ และคนอื่นๆ เข้าร่วมแบบเสมือน นี่คือสิ่งที่ท้าทาย 

Microsoft Teams Room อันล้ำยุคในปัจจุบันประกอบด้วยเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงเพื่อช่วยให้มองเห็นและได้ยินเสียงทุกคน กล้องในห้องประชุมมีการสตรีมวิดีโอความละเอียดสูงและปรับมุมมองให้เหมาะสมโดยจับภาพทุกคนในห้องหรือติดตามผู้ที่กำลังพูดอยู่ ลำโพงอัจฉริยะจะระบุว่าใครในห้องกำลังพูดอยู่ แล้วชื่อและโปรไฟล์ของบุคคลจะแสดงในสำเนาบทสนทนาของการประชุม ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น คำอธิบายภาพสด การถอดความสด การยกมือ การตอบสนอง และการแชท ช่วยให้ทุกคนติดตามและให้โอกาสแทรกได้โดยไม่ต้องใช้คำพูดหรือไม่ต้องขัดจังหวะผู้พูด ไวท์บอร์ดดิจิทัล ซึ่งเข้าถึงได้ทั้งในห้องและที่บ้าน ช่วยให้สะดวกในการทำงานร่วมกันและการสร้างสรรค์ร่วมกัน คนที่อยู่ในองค์กรสามารถใช้หมึกได้โดยตรงบน Surface Hub หรือจากโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปของตัวเอง และผู้เข้าร่วมระยะไกลก็สามารถวาดลงบนพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ใช้ร่วมกันได้ นอกจากนี้ กล้อง Intelligent Capture ของเรายังสามารถจับภาพ โฟกัส ปรับขนาด และปรับแต่งรูปและข้อความบนไวท์บอร์ดแอนะล็อกได้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทางไกลเห็นการระดมสมองได้แบบเรียลไทม์แม้เมื่อมีคนยืนบังไวท์บอร์ดก็ตาม

ทั้งหมดนี้พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ใน Microsoft Teams Room แต่เราเพิ่งจะเริ่มต้นเท่านั้น เรามองเห็นอนาคตที่อยู่ไม่ไกลนี้ซึ่งการประชุมจะกลายเป็นประสบการณ์ที่ครอบคลุมซึ่งทำให้เรา “อยู่ที่นั่น” ได้จากทุกที่ทุกเวลา วิสัยทัศน์ของเราสำหรับอนาคตประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงห้องประชุม การเพิ่มหน้าจอหลายจอจะสร้างมุมมองไดนามิกของผู้เข้าร่วม การแชท ไวท์บอร์ด เนื้อหา รวมทั้งบันทึกย่อ และการปรับปรุงเทคโนโลยีภายในห้องเพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมระยะไกลติดตามและเข้าร่วมในโฟลว์ของการประชุมได้ 

ลงทุนในเทคโนโลยีที่เชื่อมต่อผู้คนได้ทุกที่ทุกเวลา

แผนของคุณสำหรับความยืดหยุ่นในระดับสูงสุดควรมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้ทำงานเป็นทีมได้และสร้างประสบการณ์ใช้งานด้านพนักงานดิจิทัลแบบใหม่ซึ่งติดตามพนักงานไปทุกแห่ง พร้อมด้วยพื้นที่ทางกายภาพ

เมื่อสถานการณ์แพร่ระบาดบังคับให้ผู้คนทั่วทุกแห่งต้องเปลี่ยนเป็นการทำงานจากระยะไกล การประชุมทางวิดีโอจึงเป็นเครื่องมือหลักที่ทุกคนใช้เพื่อเชื่อมต่อและช่วยให้งานเดินหน้า ภายในไม่กี่เดือน ผู้คนก็เข้าร่วมการประชุมแบบดิจิทัลมากกว่าช่วงก่อน COVID-19 ถึง 55 เปอร์เซ็นต์ และเราทุกคนต่างรู้สึกถึงความเครียดและความเหนื่อยล้าที่สัมพันธ์กัน การประชุมทางวิดีโอจะเป็นสิ่งสำคัญเสมอ แต่ก็เป็นเพียงแค่เครื่องมือชิ้นหนึ่ง และไม่ได้มีโครงสร้างพื้นฐานของการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่จำเป็นต่อการเพิ่มศักยภาพในการทำงานแบบไฮบริด Microsoft Teams เป็นโซลูชันเดียวที่ผสานการประชุม การแชท การโทร และการทำงานร่วมกันไว้ในแห่งเดียว ทุกอย่างผสานรวมกับแอป Office และเครื่องมือการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังเปิดรับการทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าหน้าที่ที่ใช้ความรู้และเจ้าหน้าที่หน้างานและผสานการทำงานแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสได้อย่างเป็นธรรมชาติ เป็นแอปเดียวที่ทำทุกอย่าง มีเลเยอร์การจัดระเบียบที่สนับสนุนโฟลว์การทำงานทั่วทั้งองค์กร 

เราได้เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่กว่า 100 ฟีเจอร์ใน Teams ในช่วงปีที่ผ่านมา ทั้งหมดสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความยืดหยุ่นในระดับสูงสุดอยู่เสมอ และยังมีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายกำลังจะมาถึง แต่เราต้องไปให้ไกลกว่านั้นเพื่อสนับสนุนรูปแบบที่จะเกิดขึ้นใหม่ของงานที่กระจายไป Microsoft Viva เป็นประสบการณ์ใช้งานด้านพนักงานแบบผสานรวมแรกที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานแบบไฮบริด เมื่อใช้ร่วมกัน Teams และ Viva จะส่งมอบแพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่จะเชื่อมต่อบุคลากรของคุณและช่วยให้พวกเขาก้าวไปสู่ความเป็นจริงแบบใหม่

การทำงานนั้นพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว และไม่มีทางหวนกลับไปสู่โลกก่อนสถานการณ์การระบาดได้อีก ขณะที่วัคซีนกำลังกระจายไปทั่วโลก ผู้นำทางธุรกิจทุกแห่งจำเป็นต้องมีแผนสำหรับโมเดลการดำเนินงานแบบใหม่ นั่นคือความยืดหยุ่นในระดับสูงสุด ขณะที่เราทุกคนยังเรียนรู้ไปพร้อมกับทำงาน ก็เป็นที่ชัดเจนว่าองค์กรทุกแห่งจำเป็นต้องมีสามข้อ คือ: นโยบายใหม่ การกำหนดพื้นที่ทางกายภาพใหม่ และเทคโนโลยีที่ผูกทุกอย่างนี้ไว้ด้วยกัน มีความท้าทายรออยู่ข้างหน้า แต่เรามองเห็นสิ่งดีๆ ในการสร้างอนาคตที่จะเพิ่มศักยภาพให้ผู้คนเชื่อมต่อได้จากทุกที่ทุกเวลา รวมทั้งลงมือทำอย่างเต็มความสามารถได้ในแต่ละวัน