ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยใน SharePoint

เดือนที่แล้ว เราได้แถลงวิสัยทัศน์อันกว้างขวางของเราสำหรับอนาคตของ SharePoint และในวันนี้ เรายินดีที่ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยถูกปล่อยให้ลูกค้า Office 365 เชิงพาณิชย์ทุกคนทั่วโลกใช้แล้ว คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้ไลบรารีที่ทันสมัยในบทความนี้ “ไลบรารีเอกสารคืออะไร“

มีอะไรใหม่

การช่วยให้ผู้คนแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันบนเนื้อหาคือหัวใจสำคัญของพันธกิจของเรามาโดยตลอด นั่นคือสาเหตุที่ทำให้เราสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับไลบรารีเอกสารที่รวดเร็ว ใช้งานง่ายและโต้ตอบได้มากขึ้น

มาดูว่ามีอะไรใหม่:

ประสบการณ์การใช้ไลบรารีเอกสารแบบใหม่ที่ทันสมัย แสดงเอกสารสองรายการและลิงก์ที่ปักหมุดอยู่ด้านบน

ส่วนติดต่อผู้ใช้

ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยจะรวมประสิทธิภาพของ SharePoint และประโยชน์ของ OneDrive ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ได้รับการอัปเดตที่มีการใช้งานคล้ายกับ OneDrive ดังนั้น จึงใช้สร้างโฟลเดอร์ใหม่และอัปโหลดไฟล์ในเบราว์เซอร์ได้ง่ายขึ้น Ribbon ถูกแทนที่ด้วยแถบคำสั่งตัดแต่ง ซึ่งมีคำสั่งอัจฉริยะที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ ถ้าองค์กรของคุณมี Ribbin แบบกำหนดเองที่มีปุ่มฟังก์ชันการทำงานทางธุรกิจที่สำคัญในบริษัทของคุณ ปุ่มเหล่านั้นจะแสดงในแถบคำสั่งเช่นกัน ด้วยการอัปเดตนี้ กลุ่ม Office 365 ใหม่แต่ละกลุ่มจะได้รับไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยเต็มรูปแบบ แทนที่หน้า “ไฟล์” แบบเดิม

เน้นเอกสารสำคัญอย่างง่ายดาย เพียงคลิก ปักหมุดไว้ด้านบน เพื่อเพิ่มเอกสาร “เก็บไว้ด้านบน” ในมุมมองใดก็ตามบนหน้าจอ

คัดลอกและย้ายไฟล์จากแถบคำสั่ง การคัดลอกไม่ใช่สิ่งใหม่ แต่ท่าทางคัดลอกและย้ายมีความอัจฉริยะเกี่ยวกับการแสดงข้อมูลของคุณและช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์ใหม่ระหว่างเดินทางได้

คัดลอกไฟล์จากแถบคำสั่งของ SharePoint

นำเข้าไฟล์จากไลบรารีอื่น คุณอาจไม่ต้องทำสำเนาหลายๆ ฉบับอีกต่อไป ไลบรารีเอกสารยังมีความอัจฉริยะเกี่ยวกับการจดจำไฟล์อื่นๆ ที่คุณเคยใช้ใน SharePoint นั่นคือสาเหตุที่ทำให้คุณสามารถนำเข้าไฟล์อื่นๆ จากไลบรารีอื่นเป็นลิงก์ โดยไม่ต้องทำซ้ำไฟล์ระหว่างหลายไซต์ คุณจะยังคงเห็นรูปขนาดย่อและเมตาดาต้าสำหรับไฟล์ในโปรแกรม และ SharePoint จะแสดงรายการเอกสารล่าสุดของคุณ ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องตัดและวางลิงก์

สร้างลิงก์ในไลบรารีเอกสารที่ทันสมัย

การปรับแต่งให้เป็นส่วนบุคคล

มุมมองแบบส่วนบุคคลที่ใช้งานง่ายขึ้น ไลบรารีเอกสารแบบใหม่จะทำให้คุณสามารถจัดกลุ่มไฟล์ได้โดยตรงในหน้าหลักโดยไม่ต้องคลิกหน้าจอดูแลระบบที่แยกต่างหาก คุณยังสามารถคลิกและลากเพื่อเปลี่ยนขนาดของคอลัมน์ของคุณ เช่นเดียวกับเรียงลำดับ กรอง และจัดกลุ่มจากส่วนหัวของคอลัมน์ใดก็ได้ เมื่อต้องการทำให้บุคคลอื่นในไลบรารีสามารถใช้มุมมองได้ เพียงคลิก บันทึกมุมมอง

การออกแบบที่โต้ตอบและเข้าถึงได้ เบราว์เซอร์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนไหวมีฟีเจอร์เหมือนกับบนเดสก์ท็อป ทำให้ประ SharePoint มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ทุกคน ไม่จะเป็นการโต้ตอบด้วยเมาส์ คีย์บอร์ด หรือโปรแกรมอ่านหน้าจอ

เมตาดาต้า

เมตาดาต้าของเอกสารพร้อมใช้งานแบบอินไลน์แล้ว คุณสามารถแก้ไขเมตาดาต้าได้โดยตรงจากมุมมองหลักในแผงข้อมูล ไม่ต้องคลิกหลายๆ หน้าจอเพื่อนำการอัปเดตไปใช้อีกต่อไป! ถ้าคุณอยู่ในมุมมองที่จัดกลุ่มไฟล์ตามเมตาดาต้า คุณสามารถลากและวางไฟล์ระหว่างกลุ่มเพื่ออัปเดตเมตาดาต้า และถ้าคุณพลาดบางอย่างที่สำคัญ เอกสารจะไม่ถูกซ่อนหลังจากการเช็คเอาท์ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนให้ใส่ข้อมูลเมื่อคุณทำได้

ค้นหาทุกอย่างเกี่ยวกับเอกสารของคุณในที่เดียว ขอบคุณการรวม Office Online คุณสามารถนำทางในตัวอย่างเอกสารที่สมบูรณ์ได้ทางด้านบนของแผงข้อมูล แผงจะมีเมตาดาต้า รวมถึงประวัติของกิจกรรมล่าสุด การอัปเดตของไฟล์ และบุคคลที่ได้รับการแชร์ไปยังไฟล์ คุณยังสามารถเพิ่มผู้ใช้อื่นๆ หรือหยุดการแชร์ทั้งหมดได้ทันที สุดท้าย คุณสมบัติไฟล์ทั้งหมดจะถูกแสดง ในกรณีที่มีบางอย่างที่ไม่ถูกครอบคลุม

แผงข้อมูลของเอกสาร

รับรองความถูกต้องของ SharePoint อยู่เสมอ ในขณะที่เราเพิ่มประสิทธิภาพของไลบรารีเอกสารเพื่อทำให้ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราทราบว่าการทำงานของ SharePoint ทำให้คุณสามารถกำหนดค่าไลบรารีเอกสารเพื่อทำงานสำหรับทีมของคุณมาโดยตลอด ในขณะเดียวกัน ก็ยังมีการใช้ชนิดเนื้อหา การเช็คอิน/เช็คเอาท์ การกำหนดเวอร์ชัน การจัดการระเบียน และเวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิมที่สมบูรณ์ใน SharePoint ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยมีทุกอย่างเหล่านี้

การนำทาง

ไลบรารีที่ทันสมัยมาถึงกลุ่ม Office 365 เมื่อต้องการนำการจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพไปใช้จัดกลุ่มไฟล์ ไลบรารีที่อยู่ในกลุ่ม Office 365 จะต้องมีตัวควบคุมหัวเรื่องแบบใหม่ที่ด้านบนของหน้า ไม่เหมือนกับตัวควบคุมแบบเก่า ที่มีลิงก์ไปยังการสนทนาของกลุ่ม ปฏิทินและการจัดการสมาชิก ตัวควบคุมแบบใหม่จะมีเพียงลิงก์เดียวไปยังการสนทนาของกลุ่ม ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้นำทางไปยังปฏิทินและการจัดการสมาชิก

เริ่มต้นใช้งานไลบรารีเอกสารที่ทันสมัย

เมื่อเราเริ่มสร้างไลบรารีที่ทันสมัย เราทราบว่าการเน้นปัจจัยสำคัญของการจัดการประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้โดยรวมเป็นสิ่งสำคัญ

เนื่องจากการใช้งานต้องสามารถจัดการได้ เราจึงให้ฝ่าย IT ควบคุมประสบการณ์การใช้งาน คุณอาจพร้อมที่จะปรับใช้ทันทีหรือคุณอาจต้องการอยู่ในโหมดคลาสสิกจนกว่าผู้ใช้ของคุณจะพร้อม เราจะทำให้คุณสามารถควบคุมการใช้งานแบบคลาสสิกและแบบทันสมัยได้อย่างเต็มรูปแบบที่ผู้เช่า ไซต์คอลเลกชัน และระดับไลบรารี

เมื่อเราสร้างไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยภายหลังในเดือนมิถุนายน ไลบรารีจะกลายเป็นค่าเริ่มต้นใหม่สำหรับไลบรารีทั้งหมดในสถานการณ์ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม เราจะเพิ่มตัวควบคุมผู้เช่าและดูแลระบบไว้ล่วงหน้าก่อนที่จะเผยแพร่ไลบรารีจริง ดังนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะยกเลิก คุณสามารถทำได้ก่อนที่ผู้ใช้จะเริ่มเห็นประสบการณ์การใช้งานแบบใหม่ เรายังมีการตรวจหาการกำหนดค่า ดังนั้น ถ้าเราเห็นฟีเจอร์และการกำหนดค่าบางอย่างที่ไม่สามารถใช้งานได้ในประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัย เราจะย้อนกลับไปยังโหมดคลาสสิกโดยอัตโนมัติ

และเราจะยังคงเปิดให้ใช้งานโหมดคลาสสิกในปี 2017 ขณะที่ผู้ใช้และนักพัฒนาปรับตัวและปรับใช้ความสามารถแบบใหม่ ดูบทความของ support.office.com “ไลบรารีเอกสารคืออะไร” สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

ยังมีสิ่งอื่นอีกมากมายที่รออยู่

ลูกค้าของรุ่นวางจำหน่ายครั้งแรกได้ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ตั้งแต่เดือนเมษายน และคำติชมของพวกเขาได้แนะนำการปรับปรุงที่เราประกาศในวันนี้ คุณสามารถเข้าร่วมการสนทนาบน เครือข่าย Office 365 บน Yammer และคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงที่จะเป็นส่วนหนึ่งของรุ่นวางจำหน่ายทั่วไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอนาคตของไซต์ทีมที่นอกเหนือจากการใช้งานไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยแบบใหม่ ให้อ่าน “SharePoint—อินทราเน็ตพกพาอัจฉริยะ”

เราทราบถึงคำติชมของคุณเกี่ยวกับการเพิ่มฟังก์ชันและการกำหนดค่าเฉพาะ และเรามีข้อมูลเพิ่มเติมที่จะแชร์ในการอัปเดตในอนาคต เราวางแผนที่จะเพิ่มการสนับสนุนการกำหนดค่าหน้าโดยใช้เทคนิคที่ทันสมัย จนกว่าจะถึงตอนนั้น ควรใช้หน้าไลบรารีแบบกำหนดเองในโหมดคลาสสิก

ในระหว่างนี้ ให้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานและการสนับสนุนไลบรารีใน “ไลบรารีเอกสารคืออะไร” ทดลองใช้ไลบรารีเอกสารแบบใหม่ใน SharePoint Online และส่งคำติชมเกี่ยวกับการใช้งานไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยถึงเราโดยตรงด้วยปุ่ม คำติชม

ขอขอบคุณที่เลือกใช้ SharePoint

—Chris McNultyy, @cmcnulty2000, ผู้จัดการผลิตภัณฑ์อาวุโสของทีม SharePoint

คำถามที่ถามบ่อย

ถาม ไลบรารีเอกสารแบบใหม่จะสนับสนุนการกำหนดค่าเองหรือไม่

ตอบ ใช่ ไลบรารีเอกสารที่ทันสมัยจะยังคงสนับสนุน CustomActions แบบอธิบายที่แสดงการดำเนินการเมนูและคำสั่ง โซลูชันที่ใช้งานอยู่ที่ใช้กลไกนี้ควรทำงานได้เหมือนเดิม โดยมีการดำเนินการปรากฎขึ้นในพื้นที่คำสั่งใหม่ นอกเหนือจาก Ribbon ในโหมดคลาสสิก CustomActions ที่ใช้สคริปท์ JSLinks และ Web Part เพิ่มเติมบนหน้ายังไม่ได้รับการสนับสนุน ในระหว่างนี้ สภาพแวดล้อมที่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนเหล่านี้ควรใช้โหมดคลาสสิกต่อไปก่อน

ถาม โหมดคลาสสิกจะได้รับการสนับสนุนถึงเมื่อใด

ตอบ เราทราบถึงความต้องการในการทดสอบและเตรียมพร้อมสำหรับความยุ่งยากใดก็ตามของการใช้งานของผู้ใช้ เช่น ไลบรารีเอกสาร เราคาดว่าจะเปิดให้ใช้ทั้งสองโหมดนี้พร้อมกันในปี 2017

ถาม การใช้งานที่ทันสมัยเหล่านี้จะมาพร้อมกับเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหรือไม่

ตอบ การนำประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัยไปใช้กับ SharePoint Server 2016 คือหัวใจสำคัญของวิสัยทัศน์ของเราและเป็นส่วนสำคัญของแผนการทำงาน ในขณะนี้ เรายังไม่มีข้อมูลที่จะแจ้งให้ทราบว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อใด

ถาม Internet Explorer เวอร์ชันใดบ้างที่ทำงานกับไลบรารีที่ทันสมัยได้ดีที่สุด

ตอบ SharePoint Online สนับสนุนเบราว์เซอร์ Safari, Firefox, Chrome และ Edge เวอร์ชันล่าสุด และ Internet Explorer 10 และ 11 โดยทั่วไป Internet Explorer เวอร์ชันเก่าจะไม่ได้รับการสนับสนุนแล้ว Internet Explorer 8 และ 9 เคยถูกระบุเป็น “ฟังก์ชันการทำงานถูกลด” ใน SharePoint Online มาก่อนหน้านี้ ผู้ใช้เบราว์เซอร์เวอร์ชันเก่าเหล่านี้จะยังคงสามารถใช้โหมดคลาสสิก แต่เราขอแนะนำให้อัปเกรดเป็นเวอร์ชันที่ได้รับการสนับสนุน