การทำงานจากระยะไกลในช่วงเวลาที่ยากลำบาก

COVID-19 ส่งผลกระทบต่อชีวิตของผู้คนทั่วโลก การจำกัดการเดินทางและกฎใหม่เกี่ยวกับชุมนุมในที่สาธารณะได้เปลี่ยนแปลงชีวิตประจำวันของผู้คนหลานล้านคน ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ผู้ร่วมงานและลูกค้าจำนวนมากมาหาผมและถามว่า: เราสามารถช่วยอะไรได้บ้าง

Lily Zheng เป็นเพื่อนและผู้ร่วมงานที่ดี ซึ่งอาศัยอยู่ในเซี่ยงไฮ้ เราเคยพบและทำงานร่วมกันในจีน แต่ส่วนใหญ่เราพบกันใน Microsoft Teams เมื่อไม่นานมานี้ Lily เขียนจดหมายถึงลูกค้าในภูมิภาคเกี่ยวกับสิ่งที่เธอและทีมได้เรียนรู้จากการทำงานจากระยะไกลในขณะที่เผชิญกับการแพร่ระบาด จดหมายของเธอเป็นแรงบันดาลใจให้ทีมของเราทำให้ Microsoft Teams พร้อมใช้งานฟรีสำหรับผู้คนที่ทำงานจากระยะไกลในช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ ผมอยากแบ่งปันจดหมายฉบับนี้กับผู้คนทั่วโลก ซึ่งอาจได้รับประโยชน์จากประสบการณ์ของทีมเซี่ยงไฮ้ของเรา ผมหวังว่าคุณจะพบว่ามีประโยชน์เช่นเดียวกับผม

มาดูจดหมายของ Lily กันเลย

เรียนลูกค้า

ฉันชื่อ Lily Zheng และฉันเป็นพนักงาน Microsoft ที่อาศัยและทำงานในเซี่ยงไฮ้ เนื่องจากการแพร่ระบาด COVID-19 ยังคงส่งผลกระทบต่อผู้คนหลายล้านคนในจีนอย่างต่อเนื่อง เราจึงมีประสบการณ์ในการทำงานจากระยะไกลเป็นอย่างมาก และดูเหมือนว่าโรงเรียน โรงพยาบาล และธุรกิจทุกแห่งในจีนได้กลายเป็นองค์กรแบบกระจายตัว แม้จะเรื่องชั่วคราวก็ตาม ตั้งแต่การแพร่ระบาดของไวรัสอย่าง COVID-19 ไปจนถึงเหตุการณ์ฉุกเฉินจากสภาพอากาศที่ไม่คาดคิด มีหลายสาเหตุที่การทำงานจากระยะไกลอาจกลายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างกะทันหัน ดังนั้น ฉันจึงอยากแบ่งปันสามบทเรียนที่ฉันได้เรียนรู้ในช่วงสองสามสัปดาห์ที่ผ่านมา ตลอดจนสามบทเรียนที่เราได้รวบรวมจากลูกค้าเมื่อพวกเขาปรับตัวเข้ากับการทำงานจากระยะไกล

เช่นเดียวกับพวกคุณหลายๆ คน ฉันเริ่มได้ยินเรื่องไวรัสในเดือนมกราคม ส่วนใหญ่จากสื่อสังคม แต่ฉันไม่ได้ตระหนักถึงความร้ายแรงจนกระทั่งก่อนวันตรุษจีน ซึ่งเป็นช่วงที่มีจำนวนผู้ติดเชื้อเริ่มเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว เนื่องจากผู้คนจำนวนมากเดินทางในช่วงเทศกาลตรุษจีน ในวันนที่ 23 มกราคม รัฐบาลได้สั่งปิดมณฑลหูเป่ยเพื่อควบคุมการแพร่กระจายของไวรัส วันถัดมาซึ่งเป็นวันส่งท้ายปีเก่าของจีน ครอบครัวของฉันได้วางแผนที่จะไปดูภาพยนตร์ เมื่อเราทราบจากสื่อว่าโรงภาพยนตร์ทั่วเมืองปิดทำการ เราจึงตระหนักถึงความรุนแรงของการแพร่ระบาดอย่างแท้จริง สองวันต่อมา รัฐบาลประกาศยกเลิกกิจกรรมเทศกาลตรุษจีนอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ฉันจึงยกเลิกการไปเที่ยววันหยุดกับครอบครัวที่วางแผนมานาน เด็กๆ ต้องผิดหวัง แต่สุขภาพและความปลอดภัยของเราเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

ดังนั้นฉันจะตอบว่าอะไรหากมีคนถามว่าการทำงานในจีนในตอนนี้เป็นอย่างไร การทำงานจากระยะไกลช่วยลดเวลาในการเดินทาง และเราไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเครื่องแต่งกายอีกต่อไป และเนื่องจากร้านอาหารหลายแห่งปิดทำการ เราทุกคนจึงได้ฝึกฝนทักษะการทำอาหารอีกด้วย แต่เมื่อลูกๆ ไม่ได้ไปโรงเรียน และพี่เลี้ยงเด็กต้องติดอยู่ที่บ้านเช่นกัน การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอาจกลายเป็นเรื่องท้าทาย

สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากการทำงานจากระยะไกล

ในขณะที่ทีมของเราที่นี่คุ้นเคยกับการทำงานจากระยะไกล ช่วงเวลาไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมานี้ได้แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ประสบความสำเร็จและยั่งยืนอย่างแท้จริง ต่อไปนี้คือสามบทเรียนสำคัญของฉัน

ดูแลสุขภาพ

การเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการดูแลป้องกันสุขภาพกายโดยการลดการสัมผัสกับไวรัสให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนเข้าใจดี แต่สิ่งที่เห็นได้ไม่ชัดเจนเท่าก็คือการทำงานในที่อยู่อาศัยอาจก่อให้เกิดความเครียดได้ การสละเวลาออกกำลังกาย ทานอาหารที่มีประโยชน์ และสนุกกับเวลาเลิกงานล้วนเป็นสิ่งจำเป็นต่อการดูแลรักษาสุขภาพจิตขณะทำงานจากที่บ้าน

ทุ่มหมดตัว

การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้ละเลยสิ่งต่างๆ ได้ง่าย แต่ทีมที่ประสบความสำเร็จในการทำงานจากระยะไกลจะหาวิธีดำเนินการทุกอย่างทางออนไลน์ ถ้าคุณวางแผนพูดคุยตัวต่อตัว เก็บแผนนั้นไว้ ถ้าคุณวางแผนการประชุมครั้งใหญ่ จัดการประชุมเลย ถ้าคุณพร้อมที่จะระดมความคิดสำหรับการนำเสนอที่กำลังจะมาถึง ใช้การสนทนาทางวิดีโอ

สนับสนุนเพื่อนร่วมทีมของคุณ

ฉันยังได้เรียนรู้จากประสบการณ์นี้ว่าการสนับสนุนผู้อื่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างกำลังใจและแรงกระตุ้น เราใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อทำสิ่งต่างๆ นอกเหนือจากการทำงาน เช่น การแชร์รูปถ่ายครอบครัวและสัตว์เลี้ยง และสนทนากันตลอดทั้งวัน การให้กำลังใจกันและกันไม่ได้เป็นเพียงการรักษากำลังใจเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมของเรารวมเป็นหนึ่งเดียวเมื่อทำงานจากระยะไกลอีกด้วย

สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากลูกค้า

ในช่วงสองสามสัปดาห์มานี้ เราได้เห็นว่าลูกค้าในจีนเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ต่อไปนี้คือสามสิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากลูกค้าในการเตรียมพร้อมองค์กรของคุณให้ประสบความสำเร็จ

เปิดสายการติดต่อสื่อสารทันที

เมื่อพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกล การมั่นใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลสรุปเกี่ยวกับธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญมากกว่าที่เคย บริษัทประกันขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในเอเชียซึ่งเป็นหนึ่งในลูกค้าของเราเริ่มถ่ายทอดสดข้อความวิดีโอถึงพนักงานเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ เมื่อทุกคนต้องสร้างสมดุลการทำงานที่บ้านกับการดูแลลูกและความท้าทายอื่นๆ วิดีโอที่บันทึกไว้จะช่วยให้พวกเขามีโอกาสติดตามข้อมูลเมื่อพวกเขาไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมสดหรือการสรุปงานได้

ขับเคลื่อนอยู่เสมอ

แม้ว่าการเลื่อนแผนออกไปจนกว่าทุกคนจะสามารถรวมตัวกันได้จะน่าดึงดูดใจก็ตาม แต่บริษัทที่นี่กำลังค้นหาวิธีการในการขับเคลื่อนสิ่งต่างๆ ให้ก้าวไปข้างหน้า ด้วยการส่งเสริมจากรัฐบาล โรงเรียนหลายแห่งจึงสามารถเริ่มภาคเรียนได้ทันเวลาด้วยการเปลี่ยนทุกอย่างเป็นออนไลน์ พวกเขาสนับสนุนนักเรียนโดยการสร้างตารางเวลาที่ชัดเจน จัดกิจกรรมสร้างกำลังใจ เช่น การแข่งขันทำอาหาร และสื่อสารงานที่มอบหมายและข้อมูลอื่นๆ อย่างรอบคอบ เพื่อให้นักเรียนไม่ต้องมีภาระมากจนเกินไป

การประชุมครั้งใหญ่ก็จัดแบบออนไลน์ได้

พวกเราหลายคนคุ้นเคยกับการโทรด่วนหรือการสนทนาทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมทีมไม่กี่คน แต่การประชุมขนาดใหญ่และเป็นทางการสามารถจัดแบบออนไลน์ได้สำเร็จเช่นกัน เมื่อพนักงานจำนวนมากเลือกที่จะทำงานจากระยะไกล โรงพยาบาลจึงรวบรวมเจ้าหน้าที่จากระยะไกล ตัวอย่างเช่น โรงพยาบาลแห่งหนึ่งในต้าเหลียนจัดการประชุมเจ้าหน้าที่ครั้งใหญ่ผ่าน Teams สิ่งสำคัญในการจัดการประชุมออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จประกอบด้วยการตั้งวาระการประชุมที่ชัดเจน การฝึกฝนสิ่งต่างๆ โดยการแก้ไขปัญหาด้านเสียงเมื่อเริ่มต้นการประชุม และการจดบันทึกอย่างชัดเจนเพื่อแชร์ไว้สำหรับติดตามในภายหลัง โปรดจำไว้ด้วยว่าหากองค์กรอนุญาต คุณสามารถบันทึกกการประชุมไว้สำหรับบุคคลที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

สำหรับฉันและอีกหลายๆ คนทั่วโลก เรื่องนี้ไม่ได้เป็นสิ่งที่เราคาดไว้สำหรับการเริ่มต้นปีใหม่ แต่เราได้เรียนรู้มากมาย และ Teams ก็เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างไม่เชื่อถือในการช่วยให้เราจัดการผ่านอุปสรรค หลายๆ คนอาจยังไม่ทราบ แต่ Teams พร้อมใช้งานฟรีแล้ว คุณสามารถไปที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เครื่องมือใดก็ตาม ฉันหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะมีประโยชน์ และขอให้คุณและครอบครัวโชคดี!

Lily Zheng

ผู้อำนวยการ, Microsoft China