2 สัปดาห์ที่กักตัว: เราได้เรียนรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับการทำงานจากระยะไกล

ในสองสัปดาห์ นับตั้งแต่ทีมของเราในพิวเจ็ตซาวด์นี้ได้เปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล การต่อสู้กับ COVID-19 ก็รุนแรงยิ่งขึ้น หลายคนในประเทศต่างๆ ทั่วโลกกักตัวอยู่ที่บ้าน และเมื่อโรงเรียน โบสถ์ ธุรกิจ และสำนักงานปิดทำการ เราก็ได้ค้นพบว่าการอยู่บ้านกับครอบครัวตลอดเวลา ขณะพยายามมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อกับทีมงานของเราอยู่เสมอนั้นจริงๆ แล้วเป็นเช่นไร มีสิ่งต่างๆ ให้เรียนรู้อีกมากมาย สถานการณ์ปัจจุบันของเราบังคับให้ทีมต้องตรวจสอบทุกสิ่งทุกอย่างใหม่ทั้งหมด ตั้งแต่การจัดกำหนดการประชุมไปจนถึงวิธีการจัดการทีมของเรา และผมก็ได้ยินว่าลูกค้าหลายรายก็ทำแบบเดียวกัน ผมอยากแบ่งปันข้อมูลสำคัญที่เราได้ค้นพบในฐานะทีมที่ทำงานจากระยะไกลอย่างสมบูรณ์ ผมหวังว่าคุณจะคิดว่าบทเรียนเหล่านี้มีประโยชน์ เมื่อคุณได้สัมผัสประสบการณ์ของคุณเอง

ข้อควรทราบก่อนที่เราจะสำรวจดูรายละเอียด: เราใช้พื้นที่นี้เพื่อแบ่งปันเคล็ดลับ เรื่องราวของลูกค้า และข้อมูลตลอดช่วงการแพร่ระบาดของ COVID-19 โพสต์นี้คือการติดตามโพสต์ที่เราแชร์เมื่อสัปดาห์ที่แล้วเกี่ยวกับเคล็ดลับสำหรับการเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลด้วย Microsoft Teams นอกจากนี้ เรายังให้คำแนะนำในเปลี่ยนไปใช้เหตุการณ์สดแบบออนไลน์ ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือของ Microsoft และข้อมูลเชิงลึกจากผู้นำกิจกรรมของเราที่ Microsoft และเรายังแบ่งปันคำแนะนำสำหรับแผนก IT และ CISO จากผู้นำในด้านต่างๆ เช่นกัน เราจะยังคงโพสต์เนื้อหาเกี่ยวกับการทำงานจากระยะไกลอีกในเร็วๆ นี้ ดังนั้น โปรดกลับมาตรวจสอบบ่อยๆ เอาล่ะ ต่อไปนี้คือบทเรียนจากสองสัปดาห์ที่ผ่านมาของเรา

1. แชร์คำแนะนำในการทำงานจากที่บ้าน

องค์กรส่วนใหญ่มีคู่มือการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานให้พนักงาน เมื่อเราเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล เราจึงทราบได้อย่างรวดเร็วว่าพนักงานต้องการคำแนะนำสำหรับงานประเภทนี้เช่นกัน พวกเราหลายคนเพิ่งจะได้ทำงานจากระยะไกลเป็นครั้งแรก และมีเวลาน้อยมากในการเตรียมตัวสำหรับการเปลี่ยนแปลง ทีมของเรามีคำถาม: คุณจะกำหนดพื้นที่ที่สามารถตั้งใจทำงานได้อย่างไร คุณจะไม่พลาดข่าวสารได้อย่างไรเมื่อไม่ได้พูดคุยกันแบบเห็นหน้า เหตุใดจึงรู้สึกเหมือนไม่มีช่วงเวลาที่เหมาะสมให้หยุดพักเลย นอกจากนี้ ยังมีลูกๆ หรือสมาชิกครอบครัวคนอื่นๆ ที่อาศัยอยู่ที่บ้าน ซึ่งเป็นสภาพจริงที่พวกเราหลายๆ คนต้องพบเจอ การที่พนักงานบางคนจะพบกับอุปสรรคจึงเป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

สัปดาห์ที่แล้วเราได้แจกจ่ายคู่มือการทำงานจากที่บ้านฉบับสมบูรณ์ให้กับพนักงานเพื่อจัดการความต้องการนี้ เราคิดว่าคุณอาจพบว่ามีประโยชน์ เราจึงสร้างเวอร์ชันลูกค้าให้คุณแชร์กับพนักงานของคุณตามที่เห็นสมควร คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับสำคัญเกี่ยวกับทุกสิ่งทุกอย่าง ตั้งแต่การกำหนดพื้นที่ทำงานจริงและแบบเสมือนไปจนถึงแนวทางปฏิบัติสำหรับการแจ้งเวลาว่างให้เพื่อนร่วมทีมทราบ

2. จัดการการประชุมติดกัน

ในสำนักงาน การประชุมติดกันจะมีช่วงหยุดพักอยู่แล้ว เราสามารถเดินออกไปที่โถงทางเดิน มีช่วงเวลาสั้นๆ เมื่อคุณมาถึงโต๊ะประชุมและรอให้คนอื่นๆ มาถึง และการสนทนาทั่วไปเมื่อเพื่อนร่วมทีมทักทายและพูดคุยกัน บ่อยครั้ง เราแทบไม่ได้สังเกตช่วงพักผ่อนสั้นๆ เหล่านี้เลยตลอดทั้งสัปดาห์ทำงาน จากนั้น เมื่อเราเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลและรับรู้ว่าเราโหยหาช่วงเวลาพักสั้นๆ สำหรับวันที่มีการประชุมอย่างต่อเนื่องมากเพียงใด

คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณและทีมของคุณประชุมกันได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ แต่ก็สามารถเว้นช่วงพักได้ด้วย เราส่งเสริมให้พนักงานจัดกำหนดการประชุมเพื่อสรุปข้อมูลห้านาทีก่อนสิ้นสุดชั่วโมงหรือครึ่งชั่วโมง วิธีนี้จะลดเวลาอยู่ร่วมกันลง แต่ก็ช่วยให้หลีกเลี่ยงอาการเหนื่อยล้าจากการประชุมติดกันโดยไม่มีการหยุดพักได้

3. สร้างพื้นที่ให้ผู้คนได้หยุดพัก

เมื่อเราทำงาน เราจะพบวิธีหยุดพักรายวัน โดยที่บ่อยครั้ง เราไม่ต้องลองค้นหาเลยด้วยซ้ำ การทำอาหารค่ำให้ครอบครัว การพบปะเพื่อนๆ ที่ชั้นเรียนการออกกำลังหลังเลิกงาน หรือการงีบหลับบนรถประจำทางขณะกลับบ้านช่วยให้เราได้พักผ่อนจากเหตุการณ์ในแต่ละวันเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันใหม่ได้ แม้อยู่ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด การหยุดพักเมื่อคุณทำงานจากระยะไกลก็อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เราเริ่มเสนอเซสชันการทำสมาธิแบบเสมือนเพื่อช่วยเหลือพนักงานของเรา ซึ่งพวกเขาสามารถเข้าร่วมได้เมื่อต้องการเวลาหยุดพักจากการทำงาน

ถ้าคุณเลือกที่จะทำแบบเดียวกัน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเชิงปฏิบัติบางอย่างในการแบ่งปันกับพนักงานที่ไม่เคยเข้าร่วมชั้นเรียนการทำสมาธิแบบออนไลน์มาก่อน ก่อนอื่น ให้ค้นหาพื้นที่เงียบสงบที่คุณจะไม่ถูกรบกวน จากนั้น ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณเพื่อให้ผู้อื่นสามารถอยู่เงียบๆ ได้ และสุดท้าย ใช้กล้องของคุณเพื่อรับชมการแนะนำจากผู้นำเซสชันเกี่ยวกับเทคนิคการหายใจ เมื่อคุณรู้สึกว่าคุณเข้าใจดีแล้ว คุณสามารถปิดกล้องของคุณเพื่อตั้งใจทำสมาธิ

4. ผลักดันวัฒนธรรมของทีมอย่างต่อเนื่อง

วัฒนธรรมของทีมที่ดีจะขึ้นอยู่กับการนัดพบบ่อยๆ ตั้งแต่การประชุมสำหรับพนักงานทั้งหมดไปจนถึงการฉลองเหตุการณ์สำคัญเล็กๆ เมื่อพวกเราหลายๆ คนเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลอย่างกะทันหัน เราจึงต้องสลับเป็นโหมด “สิ่งจำเป็นเท่านั้น” โดยเลื่อนเหตุการณ์สำคัญและช่วงเวลาสนุกสนานของทีมจนกว่าสถานการณ์จะกลับเป็นปกติ

เราพบว่าทุกครั้งที่เป็นไปได้ เราควรสร้างวัฒนธรรมของทีมอยู่เสมอ แม้ว่าคุณต้องอยู่ห่างกันก็ตาม ต้องการจัดกำหนดการงานเลี้ยงวันเกิดสำหรับเพื่อนร่วมทีมใช่ไหม เข้าสู่การประชุม Teams และเปิด GIF สุขสันต์วันเกิด การประชุมฝ่ายขายนอกสถานที่ครั้งใหญ่กำลังจะมาถึงใช่ไหม เริ่มวางแผนจัดการประชุมแบบเสมือนแทน และถ้าถึงเวลาสังสรรค์ของทีมนอกสถานที่รายไตรมาส ก็จัดการเลย ทีมของคุณยิ่งกว่าพร้อมที่จะแบ่งปันแนวคิดและเชื่อมต่อกัน การพบปะกันที่ช่วยผลักดันวัฒนธรรมของทีมอาจทำได้จากระยะไกลได้ยากในช่วงแรก แต่ก็คุ้มค่าที่จะพยายามเป็นพิเศษเพื่อให้ทุกคนเชื่อมต่อและก้าวหน้าไปด้วยกัน

5. ฝึกฝนทักษะการจัดการที่สำคัญ

พนักงานต้องพึ่งพาผู้จัดการในการสอบถาม การให้คำแนะนำตลอดการเปลี่ยนแปลง และแสดงความสนใจในการช่วยพวกเขาสร้างและแก้ไขปัญหาได้ ขณะที่ทีมของคุณกำลังสำรวจวิธีใหม่ในการทำงาน พร้อมกับติดตามวิกฤติการสุขภาพระดับโลก พวกเขาต้องการการสนับสนุนของคุณในฐานะผู้จัดการมากกว่าที่เคย แต่คุณจะจัดการให้สำเร็จได้อย่างไร เมื่อคุณทำงานอยู่คนละที่

เราแบ่งปันสิ่งที่เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการจากระยะไกลในคู่มือการทำงานจากที่บ้าน ซึ่งรวมถึงการส่งเสริมความเป็นหนึ่งเดียว การสอบถามบ่อยๆ และการให้คำแนะนำเพื่อนร่วมทีมเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาแนวทางปฏิบัติสำหรับการทำงานจากระยะไกลของตนเองได้ ขณะนี้พนักงานทุกคนประสบปัญหาไม่ซ้ำกัน และพนักงานทุกคนมีวิธีแก้ไขสถานการณ์นี้แตกต่างกัน ในฐานะผู้จัดการ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องพยายามทำความเข้าใจและตอบสนองต่อความต้องการของแต่ละบุคคลให้ได้มากที่สุด

บทเรียนเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงข้อสรุปเริ่มต้นบางส่วนของเราหลังจากการเรียนรู้จากระยะไกลสองสัปดาห์ ตั้งแต่การจัดกำหนดการประชุมเพื่อสร้างช่วงพักสั้นๆ ไปจนถึงการจัดการทีมระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ เราค้นพบสิ่งต่างๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีการทำงานใหม่นี้ ผมมั่นใจว่าบทเรียนเหล่านี้จะมีประโยชน์แม้ว่าการแพร่ระบาดของ COVID-19 จะสิ้นสุดลงแล้วก็ตาม เนื่องจากองค์กรต่างๆ ยังคงให้ความสำคัญกับการทำงานจากระยะไกล แต่เราต้องการรับฟังสิ่งที่คุณและทีมของคุณคิดและเรียนรู้ด้วยเช่นกัน โปรดเข้าร่วมการสนทนาในชุมชนใช้งานการทำงานจากระยะไกลของเรา